高職院校非紙質文獻管理與利用

摘要:隨著近幾的圖書發行量增大,特別是科技類的圖書,大多數都是附有隨書光盤。高職院校如何面對眾多的非紙質文獻資源的加工、典藏與管理。如何向讀者充分揭示、宣傳、利用這類文獻資源,成為圖書館工作的一個重要難課。

關鍵詞:非紙質文獻;管理系統;非紙質文獻利用

傳統的圖書館收藏主要以紙質圖書、期刊為主.隨著社會信息化,近幾年的圖書發行附了大量的光盤(這些光盤包含了大量的資源如:課件、圖片等,格式也多樣化:ISO、Rock Ridge,.bmp等),特別是科技類的圖書.而高職院校近幾年的圖書館藏量的逐步增加,圖書附有大量的隨書光盤。如何的更好做好非紙質文獻的組織加工、典藏與科學的管理,讓讀者及時的可以借閱或可以7*24小時的在線利用與瀏覽。

1 非紙質文獻資源的特點與典藏

非紙質文獻資源(non-book materials)是指不按傳統的印刷方式,而是通過現代技術方法與手段將知識記錄貯存在紙張之外的物質載體上的所有文獻。同紙質文獻資源相比,非紙質文獻資源具有體積小,重量輕,信息容量大,圖、文、聲并茂等顯著優點,且必須借助特定的設備才能閱讀。另外,此類文獻是由磁性載體和光盤承載的,管理要求較普通紙介質文獻的要求要高。為此我們要專門訂購了一批專用于存放光盤的光盤柜、磁帶柜和隨盤圖書的文件柜。所有非紙質文獻分門別類、統一存放。借助于計算機閱讀的存人電子閱覽室,用視聽設備播放的音像資料存放視聽室,隨書光盤(帶)或光盤附書的文獻由圖書采編部編目后,盤(帶)全部存放在電子閱覽室或視聽室。為方便讀者利用,在電子閱覽室或視聽室,存放一套與盤(帶)配套的圖書。其他復本圖書按一般圖書典藏,存放書庫。

2 非紙質文獻管理系統

傳統的存放方式已經適應不了現在網絡信息發展步驟,占有空間大,管理手續煩瑣,容易損壞,又占了讀者一個或多個借書復本量。我館引進了南京昂克科技有限公司非紙質資源管理系統,而我館是使用了江蘇匯文文獻信息管理系統,可以把該系統與匯文OPAC系統進行了融合,一方面可以讓管理員很方便的管理隨書、隨刊等的光盤、及其他非紙質資源,另一方面讀者可以通過匯文OPAC系統或“非書資料管理系統”直接對自己所需的光盤進行檢索、在線瀏覽、在線操作、部分下載、全盤下載,極大的方便了圖書館管理員和讀者。而該系統可以根據圖書館本身條件來設置權限,如:請求開放功能,編目人員可以先將書目記錄錄入數據庫,然后選擇性的錄入部分光盤記錄。對于有光盤的記錄在讀者用戶檢索界面將顯示為“已開放”;對于只有書目信息,沒有進行光盤錄入的記錄將顯示為“請求開放”,讀者可以通過“請求開放”按鈕向管理人員提交開放請求,管理人員通過查詢請求光盤信息,更新錄入光盤記錄。從而靈活的調配了服務器的存儲空間。用戶以及 IP 地址權限的管理功能,管理員可以指定訪問隨書光盤資源的 IP 地址段,以及訪問時限。對于指定 IP 地址段以外的用戶若想使用該系統,可以從管理員處獲取一個用戶名和密碼,通過用戶登陸的方式進入該系統。功能擴展,“非紙質資源管理系統”不僅僅對圖書館的光盤資源具有管理功能,對于圖書館其他一些非紙質資源例如期刊等也都可以進行管理,提供檢索。

3 非紙質文獻資源的利用

不同的讀者對電子資料的閱讀需求是不同的,同一讀者在不同時間的需求也不盡相同,那么對電子資料的利用是否可以探討出類似圖書的“藏借閱一體”,多種服務方式并存的形式。針對下列不同的方法希望各圖書館能根據本館人力、物力、財力的實際情況,盡可能多地選擇適合本館的服務方式,以求最大限度、實時地滿足讀者閱讀電子資料的循求。

3.1 隨圖書一起流通。圖書館應保留一張樣本電子資料存檔,對副本或刻錄版提供借閱服務。當然電子資料真的要進入流通還需對其進行一定的前期加工,如在編目、典藏、流通等環節。

3.2 分散管理。讀者在閱覽圖書時,如發現該書配有附盤,均希望立即能瀏覽一下其內容,而不是把書借出再通過其它方式看到附盤。因此圖書館應根據典藏分布情況在各閱覽室分別提供一定規模的機器供讀者閱讀非書之需。

3.3 集中管理。建立電子閱覽室,是大多數圖書館采用的方法。優點是便于集中管理,缺點是前期投入較大,后期維護工作多,且需要專人、專時間、專地點來管理。因此不適合人財力都很緊張的中小規模圖書館。除了閱讀以外,電子閱覽室還可以考慮對有需要的讀者提供刻盤復制,FTP文件傳輸等服務,更好地發揮隨書電子資料的作用。

3.4 在線瀏覽。把光盤壓縮成ZIP或者RAR文件,然后放在自己的文件服務器上,讀者用戶通過圖書館OPAC系統對自己所需的書目進行檢索,當檢索到含有隨書光盤的書目時,在OPAC記錄檢索頁面會自動的出現該條記錄的隨書光盤鏈接,只需點擊便可以實現在線瀏覽、部分下載或全盤下載;讀者也可以在該系統中直接查找自己所需的光盤,當檢索到光盤記錄時,也可以通過點擊題名直接進入匯文OPAC系統,查詢相關聯的紙型書目的詳細信息。真正將OPAC系統與該系統融合成為一個有機的整體。比傳統的非書借閱使用起來方便,而且又可以在校園里外24*7小時的借助網絡使用。

4結語

對于高職院校來說,不管用什么方法去管理非紙質文獻資源,都是更好的便本館的非紙質文獻資源管理好與提高使用率高,為了讀者更方便去使用它。

參考文獻

[1]都平平,郭梅得,牛強.談電子出版物磁盤、光盤的加工、排架與保護. 河 北 科技圖苑,20003

[2]王春玉.隨書電子出版物的管理 大學圖書情報學刊,2003

[3]南京昂克非紙質資源管理系統介紹[EB/OL].[2008-08-21].

作者簡介:楊家勇(1979.6-)男,廣州工程技術職業學院圖書館助理館員研究方向圖書館信息建設