停止瞎忙！

Ｊｉｍ　Ｃｌｅｍｍｅｒ

提高時間利用率的20條法則

你為何如此忙碌?是忙那些能讓你、團隊和組織奔向愿景的重要事務嗎?還是僅僅為忙碌而忙碌?在《要事第一》中，斯蒂芬·柯維、羅杰·梅里爾和麗貝卡·梅里爾寫道：“人們期望我們忙碌，超負荷工作。在當今社會，‘忙已逐漸成為身份的象征——如果忙，我們就是重要人物；如果不忙——我們簡直羞于承認……通過忙碌，我們會得到安全感。忙，是種流行病，也讓人上癮。忙，更為我們沒時間處理要事找了個好借口。”

想不瞎忙嗎?我把令自己受益無窮的時間管理法奉獻給你：

清楚時間花到了哪兒。用一份時間記錄來了解你忙碌的效率。這需要堅持去做，得到的進步和個人效能提升也是無法估量的。請連續幾周(最好一個月)以15分鐘為單位記錄你從起床到睡覺是怎樣度過全天的。在開始之前，先給活動分類，如閱讀、學習、開會、和家人共處、放松、行路、打電話、拜訪、準備、做計劃等。記錄之前，算算每項活動需要花費多長時間。記錄完成后，把預計時間跟實際所用時間對比。然后，再看時間耗費跟實現愿景、增加價值、改善處境有無關系。找出需要改進的關鍵領域。

計劃時間。使用時間組織系統或筆記本電腦，列出與你的焦點和處境有關的每周或每月活動清單(這樣，你就會總做最重要的事情)。周末或周一早晨第一件事就是規劃出新的一周。每天早上重新安排當天活動和計劃的優先權。

實踐“服務式領導”。把回電話和回復信息作為每日重中之重。

如果有些事務同等重要，那么先做你最討厭的。這樣就移除了全天工作的障礙：免除擔心，免除擱置。這也可以保證你不一拖再拖，直至出了婁子。最棘手的工作一旦完成，其他事就好辦了。

不做“時間浪費者”。請有效利用路途和等待的時間。我總是很吃驚于許多經理人居然把安靜、不受干擾的飛行時間用來看電影、睡覺、翻閱休閑雜志或者閑聊。在飛機上，我已經讀完幾十本書和文章，收發了許多郵件，寫下無數專欄、評論文章和圖書章節，并準備了多場演講。如果你認為這是休閑時間，請檢查一下時間記錄。我敢說，你在這么高效的時間內沒有完成的工作將占去你周末或晚上和家人共處的時光，或者犧牲你認為寶貴的其他東西。

在車里放一部手機，用它來收發語音郵件或打電話。如果長途行駛，那么可在來回路上聯絡很多人。在乘出租車來回機場的路上你也可以充分利用時間。

去開會或赴約時，請帶上一本書、雜志、郵件或其他閱讀材料。把交通阻塞或無法順利找到目的地而耽擱的時間利用起來。如果你早到或者需要等待，那就開讀吧(或打幾個電話)。

設立一個音像庫，在汽車里聽它們。過去數十年，我“參加”了幾十個會議(是聽錄制并出售的演講錄音帶)，堵車時“讀”了無數本書，聽了很多專家的講授。帶一個袖珍隨身聽來隨時記錄想法，以方便之后溫習和存檔。

當今的科技發展(有筆記本電腦、手機、電子郵件等)讓你處處部能工作。如果你常出門，請投資未來，投資這些科技產品。

花時間學學怎樣使用高科技產品的省時功能。

開始每個項目或活動前，請問：“我的目標是什么?”或“我想要什么樣的結果?”我發現明確章節撰寫目的、演講目標和準備詳細大綱的時間很值得花。我來回琢磨“在這兒我想說什么?”“我的主旨是什么?”有時花在這上面的時間跟花在寫作上的一樣多。有了這種“投資”，我覺得工作最終完成得既清楚又高質。

學會如何主持高效會議。低效會議浪費你和別人的大量寶貴時間。高效能領導者準時開始和結束會議，有明確的會議目標和議程，按部就班地討論，把干擾降到最低并有效地處理分歧。這是技巧問題。請學會改進，以為大家節省時間。

每天早晨上班前，不受干擾地在家里工作或學習一兩個小時。有段時間，辦公室離我家只有30分鐘車程，我會在家中工作到9：30再去。這樣，我能用手機聯絡正常上班的人，也可避開交通擁堵。

在個人高峰狀態做最需要創造性的腦力工作。如果你習慣早起，那就早上做；如果你是夜貓子型，那就留待晚上做。

學會拒絕。

不要讓團隊成員“委派”任務給你。挖掘、引導、授權并激發他們，但不要替他們工作。

把大任務分成小部分，然后確立小的連續性目標。特里福克斯是位奮進的年輕加拿大人，他因癌癥失去雙腿。為了集資用于癌癥研究，他用一只假腿跑了3000多英里，相當于每天跑一個馬拉松(大約26英里)。他行進時，短期目標只有一個一“到下個電話亭”。

發展、應用并不斷改進你的“PODS”方法。“P”是確立優先順序(Priority)，“O”是學會組織(Organisation)，“D”是約束自己(Discipline)，“S”是建立體系(System)——如給文件編碼、把物品放在固定位置以方便拿取等。

不要過度計劃和優先安排時間。利用日常工作中的戰略性機遇、敲門的機會、不期而遇的人或意外電話往往帶來微小卻重要的機會，幫你離愿景更近。這些事情無法提前規劃。如果它們與要事相關，那就努力追尋；如果不相關，那就繼續向前。不要被僵硬的計劃或日程安排束縛死了。因此，我們更需要確定每日優先事務。如果你只完成其中兩項，那要保證它們是最重要的。

不要設定不切實際(不符當前情況、個人能力和習慣)的個_人突破目標，否則注定失敗。這也是許多速成節食法和新年愿望落空的原因。不斷積累小小的成功和新習慣，慢慢聚起向前進步的動力和信心。

在《更美好的活法》中，個人效能專家奧格·曼狄諾說得很對：“無論你擁有多少財富或多么成功，如果目標迫使你工作，日復一目，年復一年，如此漫長艱辛而致沒有任何時間留給自己和所愛的人，那么這種目標無疑是種宣判——種讓人終身痛苦的宣判。”