淺談高校二級學(xué)院教學(xué)秘書如何做好學(xué)籍管理工作

劉釗慧

摘要:學(xué)籍管理是高校教學(xué)管理的重要內(nèi)容,是維持正常教學(xué)秩序和保障教學(xué)質(zhì)量的主要環(huán)節(jié)。本文根據(jù)筆者自身的工作經(jīng)驗,從高校二級學(xué)院學(xué)籍管理的主要任務(wù)著手,探討了二級學(xué)院學(xué)籍管理遇到的主要問題及相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞:二級學(xué)院;學(xué)籍管理;任務(wù);問題;對策

1.二級學(xué)院學(xué)籍管理的主要任務(wù)

學(xué)籍管理是高校教學(xué)管理的重要內(nèi)容,是維持正常教學(xué)秩序和保障教學(xué)質(zhì)量的主要環(huán)節(jié),是把握人才培養(yǎng)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的主要依據(jù)。高校二級學(xué)院的學(xué)籍管理主要是指學(xué)生取得入學(xué)資格從入學(xué)注冊到畢業(yè)整個在校期間,各二級學(xué)院根據(jù)國家的相關(guān)政策和學(xué)校的學(xué)籍管理條例對學(xué)生培養(yǎng)過程的管理,其主要任務(wù)包括根據(jù)學(xué)校的新生花名冊對新生的入學(xué)資格進行審查及注冊(特別是專升本學(xué)生的信息);學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、退學(xué)、降級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、專升本等學(xué)籍異動的處理;所有學(xué)生的成績審核、收集與歸檔(特別是學(xué)籍異動學(xué)生的成績情況較為復(fù)雜);畢業(yè)時配合教務(wù)處做好畢業(yè)生學(xué)歷證書照片的拍攝和電子注冊信息的校對工作;做好畢業(yè)生畢業(yè)資格和學(xué)位資格的審核和預(yù)報工作及證書的發(fā)放工作等。因此如何做好學(xué)籍管理工作是一個非常重要的問題。以下筆者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗,談?wù)劧墝W(xué)院學(xué)籍管理遇到的主要問題及對策分析。

2.二級學(xué)院學(xué)籍管理中遇到的主要問題

(1)新生入學(xué)后沒有及時清理未報到學(xué)生情況或者清理不仔細(xì),導(dǎo)致未報到學(xué)生信息一直保留在該班級,等到報畢業(yè)結(jié)論時才發(fā)現(xiàn)此類學(xué)生已在其他學(xué)校畢業(yè)并已電子注冊,導(dǎo)致畢業(yè)生信息不準(zhǔn)確。

(2)對學(xué)校教務(wù)處發(fā)放的學(xué)生學(xué)籍異動信息處理不及時,歸檔不完整、不規(guī)范,二級學(xué)院教學(xué)秘書沒有及時轉(zhuǎn)發(fā)異動信息給學(xué)生工作辦公室和輔導(dǎo)員,再加上部分學(xué)生不主動到異動后所在班級的輔導(dǎo)員處報到,導(dǎo)致輔導(dǎo)員不能及時掌握異動學(xué)生的情況,進而不能督促此類學(xué)生參加學(xué)習(xí)和集體活動,最終導(dǎo)致這部分學(xué)生思想不積極,學(xué)習(xí)成績滑坡。

(3)成績的收集、錄入、歸檔難度大。這主要是因為學(xué)生人數(shù)多,并且成績的處理又都集中在每學(xué)期的期末,時效性和準(zhǔn)確性要求比較高;部分教師不按要求整理當(dāng)學(xué)期的成績,只是將其錄入教務(wù)管理系統(tǒng)而沒有上交紙質(zhì)成績單到教學(xué)辦便離校,等到第二學(xué)期歸檔成績時教學(xué)秘書不得不一一催繳(部分教師根本不記得提交成績單的事情,甚至還會為難教學(xué)秘書),同時由于部分年齡大的教師對辦公自動化不熟悉,要求教學(xué)秘書代為錄入成績,這嚴(yán)重加大了教學(xué)秘書的工作量并且極易挫傷教學(xué)秘書的工作熱情和積極性;大部分教師把多個專業(yè)、年級的學(xué)生成績出在同一份成績單上,不按學(xué)校規(guī)定格式上交成績單(特別是個別教師根本不備注學(xué)生的專業(yè)、年級,學(xué)籍管理員只能到系統(tǒng)里一一查詢),到歸檔成績時要復(fù)印大量成績單,導(dǎo)致成績歸檔難度加大并且容易出錯。

(4)畢業(yè)生資格審核難度大。目前各高校都在進行教學(xué)制度改革,普遍采用學(xué)分制代替以前的學(xué)年制。學(xué)生在選修課程時,如有課程不及格或?qū)σ淹ㄟ^的課程成績不滿意,可以多次重修取得學(xué)分,也可以放棄該門課程選修其他課程。加上學(xué)籍管理系統(tǒng)的一些弊端,導(dǎo)致教學(xué)管理人員不得以單個學(xué)生為對象清理畢業(yè)資格,嚴(yán)重加大了教學(xué)秘書的工作量,而且由于部分學(xué)生同門課程有多個成績,容易導(dǎo)致結(jié)論的錯誤性。

(5)部分學(xué)生和教師對學(xué)籍管理不了解,在一定程度上影響了教學(xué)秩序。例如,有的教師對學(xué)生的曠課不聞不理,不知道根據(jù)學(xué)籍管理條例可以取消曠課學(xué)生的考試資格,導(dǎo)致越來越多的學(xué)生不遵守學(xué)籍管理條例從而影響學(xué)風(fēng)的建設(shè);有的學(xué)生因考試作弊等原因受到留校查看處分時才知道根據(jù)學(xué)籍管理規(guī)定不能取得學(xué)位證書,有的學(xué)生臨畢業(yè)才知道自己學(xué)分未修夠等。這些都影響了正常的教學(xué)秩序和教學(xué)效果。

3.如何做好學(xué)籍管理工作的對策分析

(1)教學(xué)秘書應(yīng)加強自身的思想意識。學(xué)籍管理復(fù)雜、多樣,涉及方方面面,即使一個很小的環(huán)節(jié)銜接不暢都會對教學(xué)運行產(chǎn)生一定的影響。因此,作為教學(xué)秘書要不斷提高思想意識,充分利用空暇時間加強學(xué)習(xí),不斷提高自身的現(xiàn)代化辦公能力和知識水平,使學(xué)籍管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化。

(2)做好異動學(xué)生的管理工作。及時反饋此類學(xué)生的信息給輔導(dǎo)員和教研室,請輔導(dǎo)員注意學(xué)生的思想動態(tài),請教研室老師做好學(xué)生的選課指導(dǎo)。同時必須清理學(xué)生異動以前的學(xué)籍檔案和成績,避免學(xué)生因成績遺漏不能畢業(yè)和檔案不齊全的情況發(fā)生。

(3)電子文檔和紙質(zhì)檔案并重。及時更新錄入電腦內(nèi)的數(shù)據(jù),同時,收發(fā)文件、成績時一定要簽名,留有證據(jù),也有利于全面落實工作,防止遺漏。

(4)成績的歸檔要準(zhǔn)確、規(guī)范,每學(xué)期認(rèn)真清理各年級學(xué)生成績,對學(xué)業(yè)不合格的學(xué)生發(fā)學(xué)業(yè)警示告知書,并把情況反饋給輔導(dǎo)員,由輔導(dǎo)員督促學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活情況。特別是對申請?zhí)崆爱厴I(yè)的學(xué)生,成績一定要單獨歸檔,使其便于查詢。學(xué)生回校補考通過的成績一定要及時到學(xué)校檔案館更新,保證檔案的準(zhǔn)確性。

(5)清理畢業(yè)生資格時一定要仔細(xì)。在清理畢業(yè)生資格前,一定要多次督促學(xué)生核對成績,保證學(xué)生所有成績正確無誤;預(yù)報畢業(yè)生資格時必須先由學(xué)生核對簽字,保證畢業(yè)生資格清理的準(zhǔn)確性;對結(jié)業(yè)的學(xué)生備注其不能畢業(yè)的原因,其紙質(zhì)和電子文檔同時保存,有利于學(xué)生回校補考后清理成績。

(6)加強教師和學(xué)生對學(xué)籍管理的認(rèn)識。使教師參與到學(xué)籍管理中,減輕教學(xué)秘書一些不必要的瑣碎工作,更好地監(jiān)督學(xué)生的學(xué)習(xí)情況,保證教學(xué)效果;加強學(xué)生對學(xué)籍管理條例的學(xué)習(xí)和考核,使學(xué)生了解相關(guān)規(guī)定,自覺學(xué)習(xí),避免到畢業(yè)時還有課程不合格或?qū)W分不夠的情況,保證教學(xué)秩序的正常運行。

學(xué)籍管理是一項十分復(fù)雜煩瑣的工作,影響因素多,要求教學(xué)秘書耗費大量的時間和精力處理具體問題,因此,教學(xué)秘書要不斷充實自己,認(rèn)真對待學(xué)籍管理中的各種問題,提出好的建議和意見,為高校教學(xué)管理和教育教學(xué)改革貢獻力量。

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(作者單位:四川理工學(xué)院自動化與電子信息學(xué)院)