企業科研經費的有效管理

林仁鶯

科學技術正日益成為經濟社會發展的決定性力量,成為綜合國力競爭的焦點。隨著我國經濟、科技、教育體制改革的不斷深化,從科學技術是第一生產力,到實施科教興國戰略;從創新意識至關重要,到迎接知識經濟時代、建設國家創新體系;從科學技術是引領經濟社會未來發展主導力量,到提高自主創新能力、建設創新型國家成為國家發展戰略的核心。同時在我國經濟的快速發展下,國家對科技的重視及支持力度日益加大,不斷加強各種渠道的科技經費的投入。雖然高校與科研院所是我國的主要科研機構,國家的科研經費也絕大部分撥付給他們。但是企業作為科研產品與研發的市場主體,具有強大的科研市場優勢,在科學研究和科技活動中一直占有獨特而重要的地位,已成為承擔科學研究的一支重要力量。企業科研經費管理是企業管理的一項主要內容,而且科研項目經費管理的水平和程度直接制約著科研管理水平。因此正確認識加強企業科研財務管理的重要性,分析科研財務管理面臨的問題,并積極探索加強科研財務管理的有效措施,成為企業財務管理者面臨的新課題新挑戰。

一、企業科研經費管理的特點

由于科研項目經費具有先行性、周轉性、復雜性等特點,使得形成體系化較之其他領域的管理體系更為復雜,具有如下特點:(1)系統性和創新性。企業科研項目經費管理體系是一項綜合性的系統工程,影響項目效果的因素是多階段、多層次、全方位的,構建一個復雜的相互關聯的綜合系統。企業科研項目經費管理體系是科研活動的一個重要組成部分和障礙,通過對貫穿始末的經費良好的研究和管理,可以對整個研究起到開發新思路和新體系的促進作用。(2)復雜性和不確定性。企業的科研項目的少投入、多產出、多因素、多層次,構成了一個復雜的、相互關聯的綜合系統,而其經費的體系研究往往受到科技體系、經濟政策、發展戰略等眾多環境因素的影響,使經費管理的效果度量更加復雜。同時企業科研項目的經濟價值和政治影響力在一定程度上具有很大的滯后性和不確定性,這是由其探索性和不確定性所決定的。(3)主觀性和階段性。在企業科研項目經費管理中,往往會取決于相關人員的經驗、知識水平、認識能力,同時,由于管理過程中,隨機因素及不確定性的影響,會使結果受主觀和人為因素的影響很大。此外,企業科研項目經費的管理體系時分階段進行的,每一步驟都有相應的管理辦法和流程,才可以更好的完成整個工作。

二、構建企業科研經費管理體系的措施

在科技文化和科研改革深入發展的環境下,需建立具有現實可用性的科研項目管理體系,科研項目經費管理體系是管理學科、專業和實踐的基礎,需要充分考慮復雜的實際情況,將各種知識、技術和工具手段及時融入科學的管理中,才能構建為企業科研進行優質服務的管理體系。

1.成立科研經費管理委員會。

由于企業現行部門管理職能劃分各自獨立,缺乏交叉,容易產生部門間“隧道視野”,影響對科研經費的全面管理效率。為了能使科研經費管理與科研項目管理有效地結合,企業應該在科研組織結構中增加科研經費管理委員會。科研經費管理委員會的主要職能在于對經費管理和項目管理進行全方位的監控,將科研項目的管理與經費的管理相結合,通過管理與控制使科研項目的進度與經費的使用進度能夠相匹配,能夠使科研項目經費管理真正做到“投而有效,放而有度,行而有序,管而有法”。該委員會并不需要成為具體的實體部門,是由企業領導、科研管理部門與財務部門以及科研人員共同組成,形成一個對科研項目的管理和監督機制。在項目立項之初,從不同的角度來指導、審核項目課題組的預算編制工作;在項目的實施過程中,科研管理部門的委員會成員應該負責管理控制科研項目的預算計劃,財務部門的委員會成員應該控制科研項目的經費使用進度,二者之間應每月或每季度進行核對,以便于經費的使用合理化;在項目的結束驗收階段,委員會應該將項目的經費使用情況作一個完整的總結,項目結束的同時,經費也將結賬,按照國家及企業相應的管理辦法將項目經費進行結算。這樣,就能保證整個項目的管理與經費的管理相結合,使科研經費管理真正的做到項目全過程的管理,確保了科研項目的事前、事中、事后全過程的監控管理,從而提高科研經費的使用效率,從體制上使科研經費的預算與實際開支的統一得到保證,解決當前科研經費管理中重立項,輕跟蹤的問題,使有限的科研項目經費取得最大收益。

2.健全科研經費相關制度。

根據科研經費來源的不同,按照既靈活又規范的原則,對課題進行分類分層有利于科研經費的管理,要建立起科學、可操作性強、行之有效的科研經費財務管理辦法和制度。按照科研經費的來源分為縱向科研經費和橫向科研經費。對于以上不同來源的經費,應該制定不同的管理辦法。將所有科研經費納入企業財務部門統一管理,不論其來源渠道,均為企業收入,由財務部門統一管理、集中核算,堅持專款專用的原則。比如縱向科研經費是財政性撥款,是無償使用的國家資金,對縱向科研經費課題的管理應遵守國家的有關財經制度進行嚴格審批。對“973”、“863”等國家科技攻關計劃科研項目和國家自然科學基金項目的課題經費管理,應認真執行國務院和各項目經費管理辦法。沒有專門經費管理辦法的項目按項目合同或協議執行。針對科研經費使用和管理中存在的問題,制定和完善企業科研經費管理實施細則,規范科研經費的使用。加強對科研經費的監管,及時糾正管理使用中存在的問題,糾正重視縱向科研經費管理忽視橫向科研經費管理的傾向。

3.建立科研經費預算管理的流程。

為了充分解決項目管理與經費管理相對脫節的問題,在項目立項時,加強對項目經費預算的管理,使經費預算科學化、合理化。科研管理部門根據國家有關計劃的課題指南內容為項目組選定合適的研究方向、題目提供咨詢,按照申報條件和有關規定進行嚴格審查,指導項目負責人填寫申請書,將立項的選題思路充分表達出來。在項目組成員編制項目預算時,科技管理部門和財務部門要一并參與。首先,項目課題組從專業技術角度,建立科研項目的任務及目標,根據歷史數據分析,設置環境假設確定限制因素,協調限制因素產生項目目標的一個基本預算;其次,科研管理部門和財務部門根據國家的相關政策法規從管理角度為項目組的基本預算提出指導和修改意見,尤其是在項目的支出預算中的支出類別及其額度的控制。考慮到項目經費預算的專業性,企業可在科研部門、財務部門設立提供項目預算服務的機構,對國家縱向課題經費進行強制預算審查。對經費超過一定金額的橫向科研項目,也要求預算審查,從源頭上杜絕經費申請的混亂狀況。完善經費使用計劃和決算制度,經費的使用必須先有計劃,計劃由二級單位主管批準,以保證經費有計劃使用,提高經費的使用科學性。對于國家項目應該采用經費決算制度,對經費使用情況在一定范圍內予以公開,一方面檢查項目經費使用的規范性和合法性;另一方面也對項目經費使用起到引導和威懾作用。

4.加強科研經費核算管理。

科研項目在執行的過程中,為了使科研項目經費嚴格按照經費預算執行,就要加強科研項目經費的核算管理和控制,主要包括支出內容控制。由于當前科研經費來源渠道較多,情況復雜,各類經費使用差異大,按照收入來源的不同,根據國家相應的項目經費管理政策,結合企業實際情況,制定出適合企業自己的科研經費管理制度,并不斷完善加強。在企業制度中應該明確規定科研經費的使用原則、使用范圍、使用辦法和審批手續,對科研項目經費的開支范圍有明確的規定,使財務管理人員及科研工作人員有章可循,有法可依,能自覺遵守有關的財經規章制度。同時規范化、制度化也有利于企業財務人員和科研人員的溝通和理解,避免財務人員和科研人員在報賬過程中產生磨擦和矛盾。通常,一般的科研項目經費的開支范圍主要包括:科研業務費:包括計算、測試、分析費,差旅費,圖書資料費,一般性辦公用品費,打字復印費,勞動保護用品和營養費,水、電、氣費,研究報告、論文的印刷費和版面費,國內外學術會議的會務費,為完成研究工作的小型會議費等。試驗材料費:包括科研試驗必需的原材料、試劑、藥品等消耗性物品的購置費,實驗的動植物的購置、種植、養殖費,標本、樣品采集、加工包裝盒運輸費用等。儀器設備費:包括儀器設備購置費、安裝費,自行研制儀器設備的材料,配件和加工費,以及儀器設備的維修保養費用等。實驗室改裝費:包括改善實驗室條件進行的安裝、修理等零星費用,但不得將土建、房屋維修、實驗室擴建等費用列入。通訊、網絡費:包括科研必需的固定電話、移動電話等的話費,信函、包裹的郵寄費,以及網絡使用費用等。

總之,通過以上措施,這樣可以有效地支持科研項目全過程管理,優化目前企業科研經費管理模式,準確反映企業科研項目的實際運行狀況,將企業科研經費管理擴展為事前、事中及事后的全面控制管理,來提高企業科研經費使用效率,使得用最少的科研成本完成科研項目,保證新形勢下企業科研工作的順利進行,使其產生更好的社會、經濟效益。

(作者單位:浙江贊宇科技股份有限公司)