電算化會計系統的內部控制問題研究

劉玉敏

摘要:內部控制關系到企業財產物資的安全完整,關系到會計系統對企業經濟活動反映的正確性和可靠性,本文從計算機會計系統的系統開發,發展控制為出發點,詳細論述了電算化會計的日?？刂?。

關鍵詞:內部控制;系統管理控制;會計電算化

1 強化電算化會計系統的內部控制勢在必行

計算機的使用改變了企業會計核算的環境 企業使用計算機處理會計和財務數據后,企業的會計核算的環境發生了很大的變化,會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成,轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務,還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務活動。

電算化會計系統改變了會計憑證的形式 在電算化會計系統中,原先的書面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行,每一項交易發生時,有關該項交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機,并由計算機自動記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了,原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了。原來書面形式的各類文件、現在儲存在磁性介質上,因此,電算化會計系統的內部控制與手工會計系統的內部控制制度有著很大的不同,控制的重點由對人的控制為主轉變為對人、機控制為主,控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。

計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度 隨著計算機使用范圍的擴大,利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加,由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改,未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件,復制、偽造、銷毀企業重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,因此,電算化會計系統的內部控制不僅難度大、復雜,而且還要有各種控制的計算機技術手段。

2 電算化會計系統的內部控制要體現在工作的全過程

系統開發、發展控制。計算機會計系統的系統開發、發展控制包括開發前的可行性研究、資本預算、經濟效益評估等工作,開發過程中系統分析、系統設計、系統實施等工作,以及對現有系統的評估、企業發展需求、系統更新的可行性研究、更新方案的決策等工作。系統開發、發展控制的主要內容一般包括以下幾方面。

①授權和領導認可。認可和授權,計算機會計系統的開發項目一般投資金額都比較大,對企業整體管理目標的影響也比較大,往往需要對原有的管理體制進行較大的改革,是牽一發動全身的重大舉措,因此必需得到授權和領導認可。

②符合標準和規范。計算機會計系統的開發和發展項目,不論是自行組織開發還是購買商品化軟件,都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規范。其中包括符合標準和規范的開發和審批過程、合格的開發人員或軟件制造商、系統的文件資料和流程圖、系統各功能模塊的設計等等。

③人員培訓。計算機會計系統應在開發階段就要對使用該系統的有關人員進行培訓,提高這些人員對系統的認識和理解,以減少系統運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間,在系統運行前對有關人員進行的培訓,不僅應包括系統的操作培訓,還應包括對運行流程,內部控制等多方面的培訓。

④系統轉換。新的計算機會計系統在投入使用,替換原有的手工會計系統或舊的計算機會計系統,必需經過一定的轉換程序。企業應在系統轉換之際,采取有效的控制手段,作好各項轉換的準備工作,企業在系統轉換購買自行開發相關系統后,應運行一段時間,以便檢驗新的計算機會計系統。運行的時間一般至少為三個月。

⑤程序修改控制。企業經營活動變化及經營環境變化,可能導致使用中的軟件進行修改,對會計軟件進行修改必須經過周密計劃和嚴格記錄,修改過程的每一個環節都必須設置必要的控制,計算機會計系統的操作人員不能參與軟件的修改,所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。

管理控制 管理控制是指企業建立起一整套內部控制制度,以加強和完善對計算機會計系統涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等等。

①組織機構設置。企業實現了會計電算化后,應對原有的組織機構進行適當的調整,以適應計算機會計系統的要求。企業可以按會計數據的不同形態劃分,也可以按會計崗位和工作職責劃分崗位。組織機構的設置必須適合企業的實際規模和企業總體經營目標,并且應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分配。

②職責劃分。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離,計算機會計系統與手工會計系統一樣,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務,都不能由一個人或一個部門經手到底,必須分別由幾個人或幾個部門承擔。企業為防止舞弊或欺詐。應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度,同時,還應建立起職務輪換制度。

③上機管理。企業用于計算機會計系統的計算機應盡可能是專用的,企業應對計算機的使用建立一整套管理制度,以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。

④檔案管理。計算機會計系統有關的資料應及時存檔,企業應建立起完善的檔案制度,加強檔案管理。

⑤設備管理。對于用于計算機會計系統的各種硬件設備,應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好,保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制,也包括對人文環境的控制,如防止無關人員進入計算機工作區域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。

日常控制。日?？刂剖侵钙髽I計算機會計系統運行過程中的經常性控制。日常控制包括經濟業務發生控制、數據輸入控制、數據通訊控制、數據處理控制、數據輸出控制和數據儲存控制等。

①業務發生控制。業務發生控制又稱“程序檢查”,主要目的是采用相應的控制程序,甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經濟業務。

②數據輸入控制。由于計算機處理數據的能力很強,處理速度非?？?如果輸入的數據不準確,處理結果就會出現差錯,在數據輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數據,一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化,影響整個計算機會計系統的正常運行。因此,企業應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制,保證數據輸入的準確性。

③數據通訊控制。數據通訊控制是企業為了防止數據在傳輸過程中發生錯誤、丟失、泄密等事故的發生而采取的內部控制措施。企業應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全,可靠。

④數據處理控制。數據處理控制是指對計算機會計系統進行數據處理的有效性和可靠性進行的控制。數據處理控制分為有效性控制和文件控制。

⑤數據輸出控制。數據輸出控制是企業為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數據控制一般應檢查輸出數(上接第90頁)

據是否與輸入數據相一致,輸出數據是否完整,輸出數據是否能滿足使用部門的需要,數據的發送對象、份數應有明確的規定,要建立標準化的報告編號、收發、保管工作等。

⑥數據存儲和檢索控制。為了確保計算機會計系統產生的數據和信息被適當地儲存,便于調用、更新和檢索,企業應當對儲存數據的各種磁盤或光盤作好必要的標號,文件的修改、更新等操作都應附有修改通知書、更新通知書等書面授權證明,對整個修改更新過程都應作好登記,計算機會計系統應具有必要的自動記錄能力,以便業務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。