關于檔案館社會功能的實現

張彥芳

檔案館作為黨和國家的科學文化事業機構,不僅具備收集、保管、利用檔案資料這三項基本功能,而且還具備保存人類文化遺產、維護歷史真實面貌、繁榮科研、發展經濟、宣傳教育等社會功能。

一、目前檔案館社會功能發揮方面存在的問題及原因

1.檔案館的利用率低、利用范圍狹窄

目前檔案館的年利用人次、卷次是不盡如人意的,與國外檔案館的利用率相比相對較低,從檔案的利用范圍來看更多的是為領導機關服務,為社會公眾提供檔案服務的比例很小。

2.公眾對檔案館認知不深

社會公眾對檔案館的性質、地位及其工作職能知之甚少。人們對檔案館的認知程度低,這嚴重阻礙了檔案館社會功能的實現。其主要原因是檔案館宣傳工作沒有到位,社會上針對檔案館及其檔案工作的宣傳少之又少。另外我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”的工作作風。檔案館工作人員只知踏踏實實地做好本職工作,頭腦中缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳的意識,從而影響到社會對檔案館的認知程度。

3.檔案館的服務水平不高

檔案館功能的實現主要體現在檔案服務上。服務質量的高低必然會影響到檔案館社會功能的發揮。雖然我們工作人員一直在努力,但是目前檔案館的服務水平依然有待提高。

首先,檔案館主要是等利用者上門,采取被動服務的服務方式。

其次,利用者檔案檢索較為繁瑣、服務設施不夠完善。

再次,我國的檔案館編研工作起步較晚,截止目前雖有一定數量的編研產品,但其質量不高、實用性不強、利用范圍狹窄、利用效果不顯著。因此編研工作沒有發揮其應有的作用。

二、關于檔案館社會功能實現的思考

1.加強檔案館館際之間的橫向聯合,形成合力

加強檔案館的橫向聯合,形成規模效應,將豐富的檔案信息以整體優勢向社會提供服務,將更顯檔案館的實力。

我國不同檔案館的檔案信息資源的構成狀態,無論是數量上還是質量上都存在很大差異,有各自的特點和優勢,如果加強橫向聯合,發揮各綜合檔案館館藏的綜合優勢和互補效應,打破區域界限,從更廣闊的空間加強聯系,提供綜合服務,聯合開發檔案信息資源,實現檔案信息交流的最大流量和最佳服務,使檔案的利用向廣泛、縱深發展,那么檔案館的社會功能也將得到充分發揮。我們可以通過建立檔案館網或以檔案信息服務集團的方式,實現檔案信息資源的交流與協作,形成合力,為今后加入社會的信息網絡打下基礎。

2.加強檔案館的宣傳工作,采用多種多樣的宣傳方式

近幾年檔案工作開展得有聲有色,面向公眾進行的形式不一的宣傳活動此起彼伏。檔案館應抓住每一個機會向社會展示自己,可通過懸掛條幅、印發圖片、回答公眾咨詢、贈送紀念品及舉辦宣傳周、宣傳月等方式強化公眾對檔案館的認識。

其次,檔案館可以借助新聞媒體的力量進行宣傳。采取“廣而告之”的方式,向公眾宣傳檔案館及檔案館工作成果,介紹館藏檔案內容,這樣勢必會收到良好的效果。

最后,檔案館可以選擇適宜場地,長期設立宣傳欄,將檔案館工作、館藏檔案內容定期介紹給公眾,這樣可以大大加深社會公眾對檔案館的認知程度。

3.豐富館藏,提高檔案質量

沒有豐富的館藏,“實現檔案館社會功能”就成為一句空談。豐富館藏任重而道遠,這應該一直是檔案館工作者工作的重心。

但是“豐富館藏”不可以片面地理解為只是館藏數量的增加,更多的要注重檔案的價值,如果只重視量而不重視質,那么檔案的價值不但不能得到有效的發揮,同時也給檔案鑒定工作造成很大的困難。因此豐富館藏必須克服重量不重質的缺陷,在修改、完善有關規定的基礎上,將確實具有保存價值的檔案收集進館,從規章制度上減少重復文件進館,切實加強檔案的鑒定工作,以豐富優質的館藏資源為社會服務,從而使檔案館的社會功能得以實現。

4.做好檔案的開放工作,提高編研工作的水平

檔案開放,就是在無損國家和個人利益的前提下將檔案向社會公眾開放,以最大限度地發揮檔案的價值。所以做好開放工作是保證檔案館社會功能得以實現的一個主要方面。開放檔案時應嚴格依照檔案法及有關法規,認真篩選、審慎鑒定符合開放條件的檔案向社會開放。另外應做好開放檔案的宣傳工作,通過發布公告等方式,向社會公眾公布開放檔案目錄介紹、開放檔案內容,以便社會公眾知曉,為開放檔案利用創造條件。

編研工作是檔案利用工作的較高形式,是開發館藏檔案信息資源的重要手段,其水平的高低直接影響到檔案館社會功能的發揮。首先,檔案館要加強編研力量,只有增加人、財、物的投入,為編研工作的開展創造良好的外部條件,才能保證編研工作的正常開展,進而不斷提高編研工作的水平。其次,要不斷地提高編研產品的質量。編研人員在整個編研工作的過程中必須堅持實用性的原則。這樣,才能使編研工作在檔案館社會功能的實現中發揮應有的作用。

5.運用電子計算機來提高檔案館的工作效率

檔案館工作效率不高,嚴重影響了其社會功能的實現。利用電子計算機檢索可大大提高工作效率。故此,檔案館工作人員要提高認識,并與科研部門積極合作,實現電子計算機檢索。

檔案作為一種信息,若要充分發揮其作用,就必須進入社會的大信息網絡,這是實現檔案館社會功能的最佳手段。建立檔案信息中心,實現檔案信息資源共享,這樣能使檔案信息在較為廣泛的范圍內得以交流,為檔案價值的實現創造條件,使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性,最大限度地發揮檔案館的社會功能。

6.加強人才培養和人才儲備

檔案館工作人員是否具備較高的素質在發揮檔案館社會功能中起著決定性的作用。社會的發展,科學技術的進步,使檔案工作的任務、工作環境、服務對象、管理方式都發生了很大的變化。這些變化迫使我們盡快地調整自己,迎接挑戰。迎接挑戰的關鍵是提高檔案工作者素質。一方面現有的檔案人員面臨著知識老化、新技術知識較為貧乏的問題,這使檔案工作跟上社會的發展節奏,滿足社會的需求,受到了一定的制約。為此,加強檔案館現有人才的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作。另一方面,我們要積極引進高層次的人才,并要注意人才結構的合理性。當我們檔案館的工作者本身都具有良好的自身修養并且博學,以及具有良好的職業道德時,這樣才會贏得社會公眾的敬重,從而提高檔案館的社會地位,更好地實現檔案館的社會功能。