計算機技術在企業文檔一體化管理中應用的三階段

支雅楠

隨著我國高新技術的發展,文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同,將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制,保證了檔案的質量,從而充分發揮了檔案的作用。現行文件和檔案管理計算機技術的歷程,不僅記錄著企業現行文件和檔案規范化、系統化管理的軌跡,而且反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同,可以把其劃分為以下三大階段:

一、現行文件和檔案管理分別應用計算機技術階段

現行文件應用計算機技術源于企業管理信息系統。現行文件應用計算機技術是企業加強各項管理所需要的,是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括:其一,用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫,然后按不同的要求,利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等;其二,用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的特征和形式特征,檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件;其三,用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況,包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率,檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

總之,在計算機技術應用于企業管理之初,現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作。

二、現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術階段

為了實現現行文件和檔案管理不同階段信息資源的共享和交換,減少數據的重復輸入,規范各系統的數據接口,就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術。不管企業應用的現行文件和檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異,但它們基本上都是遵循現行文件和檔案手工管理的程序。計算機技術的應用僅是使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化,并未對現行文件和檔案管理產生根本影響。

三、文檔一體化階段

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各部門相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理。文檔一體化的理論依據是文件生命周期理論。文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程。這一過程可分為若干階段,由于各階段有其不同的價值、作用和特點,各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段四個階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的制作階段、現實使用階段作為文件,將暫時保存階段和永久保存階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理,使文件運動的不同階段相對獨立,因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的現實使用階段、暫時保存階段揉合起來,這種揉合是符合文件運動的特點的,這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段,都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點,都主要是為產生文件的部門為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件,只是其價值、特點、存放地址不同,因此文檔一體化在現實中主要是對現實使用階段、暫時保存階段文件的一體化管理。文檔分離帶來大量弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件,由此檔案部門館藏質量降低進而導致不能很好地發揮參考服務作用,導致檔案部門信息服務功能降低,也導致了檔案部門地位的降低。文檔一體化強調的是文件生命運動的現實使用階段、暫時保存階段文件管理和檔案管理實現統一有序,強調文件在其生命運動各階段應保持連續統一,將相對獨立的、環節雷同的兩種管理體系交融起來,關注檔案工作的提前介入。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想受到一致歡迎,這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的,也是解決現實文檔分離的根本辦法。

需要指出的是:上述三個階段的劃分,并不是依次替代關系。由于在任何一個企業,尤其是大型企業或企業集團,在現代信息技術的應用上很難一步到位,內部檔案機構健全,規模較大,人員和管理條件、管理設施等配備齊全,檔案管理制度化、規范化的大型企業檔案工作穩定成熟,日趨完善的當務之急是在企業內推行文檔一體化,以克服文檔分離的現狀。從法律法規、規章制度管理標準、行政管理體制、組織機構、工作環節原則程序和工作方式等方面加以改革?鴉同時研究使用成熟的文檔一體化軟件使檔案工作及時介入文件形成之始,并且在網絡化電子文件方面深入研究文件檔案的連續性和一體化管理,以迎接非傳統載體形式虛擬檔案對文件管理的挑戰。所以在企業中,三個階段,或者其中的兩個階段往往是長期并存的。但可以肯定地說:隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展,以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要,將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。