踐行科學發展觀　構建全新企業檔案管理模式

魏濱妹

科學發展,是各項工作健康開展的必然要求,檔案工作也不例外。但事實上,目前分支機構、管理層次較多的大型企業檔案管理基本上仍沿用政府部門的管理模式,層層設立檔案館(室),這些檔案管理部門的職能也大致相同,既造成了財力、物力及人力等資源配置的嚴重浪費,更影響了檔案編研和利用的整體效果,與科學發展的內涵要求相差甚遠。因此,因地制宜,著力解決檔案管理體制和模式方面的制約“瓶頸”,對于檔案工作全面、協調、可持續的發展具有重大的現實意義。

一、檔案管理模式實現由分散管理向集中與分散管理相結合的模式轉變

對于分支機構、管理層次較多的大型企業來講,傳統分散的檔案管理模式具有明顯的局限性,如檔案資料中,特別是文書檔案重復情況嚴重,既浪費保管空間,更無效占用人力、物力資源。為此,這些企業沒有必要恪守地方政府管理部門的固有模式,而應實行一定范圍的集中管理。一方面,要明確檔案管理主體及相應權限。實行檔案集中管理,不宜擁有過多的檔案管理主體,原則上,檔案管理主體的層級應集中在母公司及一級子公司,負責所轄系統檔案工作的推展。相應的,二級子公司及以下營業機構檔案管理主體的地位和作用逐步弱化,除保存和管理短期內使用頻率較高的部分檔案資料外,不再肩負檔案管理職能。另一方面,要明確界定檔案的立卷歸檔范圍。文書類檔案的管理,實行誰制發、誰保管的原則,下級營業機構在轉發時,如果未結合自身實際提出明確要求,不必立卷歸檔;如果在轉發過程中提出了明確要求,轉發機構只將文件中含有自身相關要求的部分內容“局部”歸檔保存。……