踐行科學(xué)發(fā)展觀　構(gòu)建全新企業(yè)檔案管理模式

魏濱妹

科學(xué)發(fā)展,是各項(xiàng)工作健康開展的必然要求,檔案工作也不例外。但事實(shí)上,目前分支機(jī)構(gòu)、管理層次較多的大型企業(yè)檔案管理基本上仍沿用政府部門的管理模式,層層設(shè)立檔案館(室),這些檔案管理部門的職能也大致相同,既造成了財(cái)力、物力及人力等資源配置的嚴(yán)重浪費(fèi),更影響了檔案編研和利用的整體效果,與科學(xué)發(fā)展的內(nèi)涵要求相差甚遠(yuǎn)。因此,因地制宜,著力解決檔案管理體制和模式方面的制約“瓶頸”,對于檔案工作全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)的發(fā)展具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案管理模式實(shí)現(xiàn)由分散管理向集中與分散管理相結(jié)合的模式轉(zhuǎn)變

對于分支機(jī)構(gòu)、管理層次較多的大型企業(yè)來講,傳統(tǒng)分散的檔案管理模式具有明顯的局限性,如檔案資料中,特別是文書檔案重復(fù)情況嚴(yán)重,既浪費(fèi)保管空間,更無效占用人力、物力資源。為此,這些企業(yè)沒有必要恪守地方政府管理部門的固有模式,而應(yīng)實(shí)行一定范圍的集中管理。一方面,要明確檔案管理主體及相應(yīng)權(quán)限。實(shí)行檔案集中管理,不宜擁有過多的檔案管理主體,原則上,檔案管理主體的層級應(yīng)集中在母公司及一級子公司,負(fù)責(zé)所轄系統(tǒng)檔案工作的推展。相應(yīng)的,二級子公司及以下營業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理主體的地位和作用逐步弱化,除保存和管理短期內(nèi)使用頻率較高的部分檔案資料外,不再肩負(fù)檔案管理職能。另一方面,要明確界定檔案的立卷歸檔范圍。文書類檔案的管理,實(shí)行誰制發(fā)、誰保管的原則,下級營業(yè)機(jī)構(gòu)在轉(zhuǎn)發(fā)時,如果未結(jié)合自身實(shí)際提出明確要求,不必立卷歸檔;如果在轉(zhuǎn)發(fā)過程中提出了明確要求,轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)構(gòu)只將文件中含有自身相關(guān)要求的部分內(nèi)容“局部”歸檔保存。關(guān)于業(yè)務(wù)檔案,二級子公司以下營業(yè)機(jī)構(gòu)數(shù)量較多,可通過掃描進(jìn)行電子備份,將原檔案密封后移交一級子公司集中統(tǒng)一管理。在實(shí)際工作中,如需提供原始檔案,沒有極特殊情況,不必遠(yuǎn)程調(diào)用原始檔案,可通過將備份的電子文件打印并蓋章確認(rèn)的方式予以解決;聲像、實(shí)物等檔案由于數(shù)量不多、占用空間有限,可按屬地由企業(yè)所轄二級子公司進(jìn)行管理。

二、檔案管理手段實(shí)現(xiàn)由手工管理向信息化管理的轉(zhuǎn)變

隨著電子與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與推廣,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的條件已日益成熟。除實(shí)物檔案外,其他形式的檔案均可實(shí)現(xiàn)信息化管理。對于文書檔案的管理,大型企業(yè)可在自身辦公自動化系統(tǒng)中搭建檔案管理系統(tǒng)模塊,將檔案的收集、整理、立卷歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)均通過計(jì)算機(jī)及其支撐的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來完成,真正實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化。業(yè)務(wù)檔案管理也可實(shí)現(xiàn)信息化管理,具體來講,要搭建網(wǎng)絡(luò)平臺,將檔案管理系統(tǒng)模塊植入業(yè)務(wù)處理系統(tǒng),通過參數(shù)與模塊的設(shè)置使業(yè)務(wù)資料歸檔前的相關(guān)工作由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動完成,并保存在后臺服務(wù)器上。企業(yè)內(nèi)部的查詢與利用也通過計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。

當(dāng)然,在目前的情況下,完全實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的信息化還面臨諸多困難,如國家關(guān)于電子檔案效力的法律法規(guī)體系尚不完備,企業(yè)業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性與容量有待于進(jìn)一步完善,等等。為此,大型企業(yè)在推進(jìn)檔案管理信息化的過程中,不能急于求成,一步到位,而應(yīng)該循序漸進(jìn),制定切實(shí)可行的實(shí)施方案。當(dāng)前,要全面做好文書檔案的信息化建設(shè),同時,在通過電子備份,實(shí)現(xiàn)“形式”上的業(yè)務(wù)檔案信息化管理的基礎(chǔ)上,提高工作的前瞻性,為最終向完全意義上的檔案(除實(shí)物檔案外)管理信息化過渡打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、檔案庫房建設(shè)由數(shù)量多向質(zhì)量高的轉(zhuǎn)變

實(shí)施檔案集中管理,對庫房建設(shè)提出了新的、更高的要求。削減檔案庫房數(shù)量,提高建設(shè)規(guī)模和質(zhì)量已經(jīng)成為大勢所趨。大型企業(yè)一級子公司設(shè)立檔案管理中心(根據(jù)實(shí)際情況可設(shè)分中心),嚴(yán)格按照檔案保管和利用條件建立大面積、高質(zhì)量的檔案庫房,對轄區(qū)營業(yè)機(jī)構(gòu)形成的各類檔案(除實(shí)物檔案外,下同)進(jìn)行集中管理,其二級子公司只設(shè)立檔案“周轉(zhuǎn)庫”,臨時保管那些近期形成的、利用率高的小部分檔案。二級子公司以下營業(yè)機(jī)構(gòu),特別是城區(qū)營業(yè)機(jī)構(gòu)不再保留檔案庫房,工作中如需查考利用,可借助網(wǎng)絡(luò)終端進(jìn)行。

為提高資源配置效益,大中型企業(yè)必須對自身檔案庫房建設(shè)進(jìn)行科學(xué)論證和認(rèn)真規(guī)劃。一方面,為節(jié)約資金投入,在庫房的建設(shè)上,應(yīng)立足對現(xiàn)有房產(chǎn)、地產(chǎn)“挖潛”,如果確需新建,在選址上也不必強(qiáng)求大城市或繁華地段,而應(yīng)將其盡量向中心城市的郊區(qū)或所轄縣區(qū)安排,以避免資源浪費(fèi)。另一方面,對擬不再用于檔案保管的原有庫房要進(jìn)行充分利用,適合建成分支機(jī)構(gòu)的,可改造成營業(yè)場所;不適合建成營業(yè)機(jī)構(gòu)的,要加快處置,以集中資源用于核心業(yè)務(wù)開展和規(guī)模大、質(zhì)量高的新庫房建設(shè)。