建立健全企業內部控制制度的原則與對策

楊　明

【摘要】內部控制制度作為現代企業生產經營活動自我調節、自我約束的內在機制,在企業管理系統中具有舉足輕重的作用,是企業現代化的必然產物,是建立現代企業制度的內在要求,是保證企業健康有序發展的有利保障。內部控制制度按工作范圍分類,可以將其分為內部管理控制制度和內部會計控制制度。

【關鍵詞】企業 內部管理控制制度 內部會計控制制度

一、內部管理控制制度

建立內部管理控制制度,主要是用于企業行政方面和業務方面管理,用以提高其經營效率和工作效率。現以材料采購內部控制制度為例。

《材料采購內部控制制度》

1.材料室根據生產計劃和材料請購單編制采購計劃,然后與供應單位簽訂購貨合同。

2.財務室對合同價格進行審核并留存合同副本。

3.材料室采購人員按供貨時間催貨。在收到供貨單位的發票運單后填寫收料單一式四聯,材料室自存一聯,其余三聯同發票及合同副本送倉庫辦理入庫手續。

4.倉庫對材料進行檢驗計量,如果材料的數量和質量與合同、發票相符,即可在收料單上簽收,并將發票運單和收料單送回材料室,通知財務室承付貨款。其余兩聯收料單,一聯由倉庫用以登記材料卡片并留存;另一聯由材料室材料記帳員登記材料明細帳,然后定期將收料單送財務室稽核后編制收料匯總表,登記總帳。

5.月末,財務室將收料單與材料采購明細帳進行核對,將材料分類帳、總帳和材料室的材料明細帳以及倉庫的材料卡片進行核對,同時,還需清理在途材料,結轉成本差異。

二、內部會計控制制度

建立內部會計控制制度,其目的是為了保護財產物資安全和確保會計資料的可靠性,主要用于管理會計業務和與其相關的業務。現分別以財務機構內部控制制度、貨幣資金管理內部控制制度、財務管理內部控制制度為例。

《財務機構的內部控制制度》

1.單位的會計機構要相對獨立,要有明確的職責權限和業務范圍

(1)對機構的領導權要相對統一。

(2)財會機構對其他業務活動實施管理和控制。

(3)財會機構和其他機構之間有明確分工。

2.財務崗位要職責明確,相互制約

(1)財務崗位設置應與單位內部管理和財務會計業務需要相適應。

(2)各財務崗位都必須有明確的職責并能夠進行考核。

(3)各財務崗位之間應分工明確,業務往來應當按規定程序辦理,分清責任。

(4)不相容崗位要相對分離。

(5)對各崗位要進行定期或不定期考核。

3.崗位控制原則

堅持“錢、物”與“帳”分管的總原則,對不相容職務以以下原則進行分工。

(1)授權進行某項經濟業務同執行該項業務的職務要分開。

(2)執行某項經濟業務同審核及記錄該項經濟業務的職務要分開。

(3)保管某項財務同記錄該項財務的職務要分開。

(4)保管某項財物同記錄該項財物的職務要分開。

4.財會人員配備應當符合回避制度的要求

(1)單位領導人的直系親屬不得擔任本單位財務機構負責人、財務主管人員。

(2)財務機構負責人、財務主管人員的直系親屬不得在本單位財會機構中擔任出納工作。

(3)對各項經濟業務的處理都要按規定取得或填制合法憑證,并按規定的審批程序傳遞并堅持先審核后入帳的原則。

5.在財務機構中必須設置稽核崗位,稽核崗位配備稽核人員應具備的條件

(1)堅持原則,廉潔奉公。

(2)熟悉國家財經法律、法規、制度和方針政策,熟悉財會工作各崗位的操作規程和會計核算方法,熟悉本單位的生產經營管理過程。

(3)具有會計專業技術資格并從事財會工作三年以上。

6.會計人員調動工作或離職,必須與接管人員辦清交接手續

(1)會計人員辦理交接,由會計機構負責人監督。

(2)會計機構負責人辦理交接手續。由單位負責人監督,必要時主管單位可以派人會同監交。

7.財務人員應當實行定期輪崗

輪崗制度不僅是促進財會人員全面熟悉業務,提高業務質量的重要措施,也是防止舞弊的主要手段。崗位輪換的期限可根據實際情況確定,一般以3至5年輪崗一次為宜。

《貨幣資金管理的內部控制制度》

1.實行資金集中統一管理,未經財會部門的授權或委托,不得擅自辦理付款業務和出具收付款收據。

2.財務主管必須定期或不定期的對現金庫存、現金日記帳、銀行存款日記帳和銀行對帳單進行核對,每月不得少于2次。抽查情況要有記錄,發現問題及時處理。在核對銀行存款日記帳之前,應將單位銀行對帳單與開戶銀行進行核對或取得銀行確認的書面說明。

3.出納員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權、債務帳目的登記工作。出納員開具支票時,必須經財務主管審核批準方可加蓋銀行預留印章。簽發支票時,應按規定使用支票登記簿,禁止簽發空白轉賬支票。

4.財務主管應保管好銀行預留印鑒和個人印章、嚴禁印章和支票由同一個人保管。

5.財務主管對每一張收、付款憑證和銀行對帳單要做到親自審核或指定稽核人員代行職權,但財務主管必須定期抽查。

6.辦理收付款業務必須取得有效的、齊全的原始憑證。按規定程序辦理完畢后必須加蓋經辦人名章和收訖、付訖印章。

7.所有付款業務必須經過財務主管批準后方可支付。購買貨物、支付費用時,必須有對方開具的發票、收據和必要的驗收憑證,同時有經辦人、審核人簽章。各種借款的支付必須寫明用途,按規定履新審批手續。工資、獎金、勞務費的支出,必須有合法依據,并納入“應付工資”科目,以核算工資性支出。

8.發票和收據必須按規定保管、登記、使用、檢查,領用空白發票和收據必須進行登記。

9.從銀行提取現金時,要寫明真實用途,同時,必須由單位財務主管審核簽章后,才能向銀行辦理提款。不得超限額提取備用金。

10.按照《現金管理暫行條例》的規定使用現金,能通過轉賬方式結算的,一律不得支付現金,不得從本單位的收入中直接支付現金。

三、《財務管理的內部控制制度》

1.建立財產清查制度,做到每年進行一次財產清查,保證帳簿記錄與實物相符,對盤虧或盤盈的財產要按規定及時處理。

2.建立財產保管責任制。對各項財產由專人保管,對造成非正常損失或流失的,要按規定追究有關人員的責任,確保財產安全和完整。

3.對財產管理人員應堅持職務分離原則,做到保管人員、使用人員、核算人員、收發審批人員相互分離,形成相應的制約機制。

4.對財物的收發、增減、使用等審批權限經領導授權,在具體辦理過程中要嚴格履行審批手續,加強對各環節的監控。