論控制高校維修項目的成本管理

摘 要:文章剖析了當前高校維修項目成本管理存在的問題,提出成本管理的任務和控制成本的方法。指出規范化的管理機構、規范化的管理制度、規范化的管理措施、規范的成本責任制、規范的審計監督是降低項目造價,實現投資效益最大化的有效措施。

關鍵詞:高校 維修項目 成本管理

中圖分類號:G647 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)08-083-02

一、高校維修項目成本管理存在的問題

高校維修項目是具有獨立存在意義的完整工程,由多個單位工程項目組成;造價不一、項目難度不一、工期長短不一;維修項目涉及學校教學、科研和師生生活;涉及土建、水電、道路、綠化等方方面面。高校后勤社會化改革以來,維修項目一般由后勤管理處提出預算,經學校批準后采取招投標或談判確定中標人。由于學校后勤實體的特殊性,維修項目在一般情況下交給本校后勤實體完成的概率較高。由于后勤管理處和后勤實體對維修項目的管理不到位,當前,不少高校存在以下一些問題:

1.缺乏計劃性。高校大規模擴張,基建大工程不斷,主要精力大多集中到以規模擴張為主的外延發展建設,維修項目未能擺到重要位置。許多高校原有設施大都陳舊落后,急需更新維修。后勤部門每年將維修項目列入年度財務預算,由于資金缺乏等原因,學校預算難以落實,常常憑急需或領導意見安排維修項目,不能按照計劃實施,因而缺乏計劃性、時效性,也影響了資金的使用效益。

2.管理不規范。學校的教學科研用房改造、水電改造、道路改造、園林綠化等要求具有較高專業水平,而高校后勤維修管理的技術力量薄弱。后勤社會化改革時剝離出來的“老人”多為工人,文化程度低,缺乏專業知識,十年來基本上沒有招收過正式工,僅靠外聘員工維持局面。因此,在質量管理過程中大多只能停留在工作和表面層上的管理,而無法參與施工過程中技術層面的質量管理。執行維修項目管理制度不規范,許多維修項目利用假期完成,時間短、任務重,有的來不及驗收就要交付使用。高校各學院之間基礎設施和教學條件不一樣,大型維修項目改造和裝修標準存在互相攀比,追求高標準、高檔次也不少。而后勤實體為了經濟效益,有的管理人員還認為學校維修項目就是搞修修補補,只要不出事就行了。由于對工程監督管理不到位,漏洞也較多,加上部分項目的建設企業的施工人員對于維修項目的施工技術、工藝、材料、設備等了解不深,在施工過程中,不能起到有效的監管作用,導致工程質量不能滿足規定的項目設計要求。

3.經濟效益不高。施工企業普遍存在預算高估,維修項目的預算和結算一般是由施工企業編制,建設單位認可。施工企業在預算和結算過程中往往冒算,有虛報工程造價的情況。學校管理人員如果調查研究工作不細不實,對預算、結算中量價組合了解不夠精確,就會給一些施工企業帶來可乘之機。少數施工企業利用這個空子,有意識地利用虛報工程量,增大材料單價來提高工程造價。而審計部門忽視維修項目,在新建和維修項目增多、審計任務與審計力量的矛盾突出的情況下,往往只注重新建大型項目的審計,而忽視了維修項目的審計;也有的是審計人員業務水平有限,維修項目復雜,僅憑手中的資料無法客觀反映真實情況,導致學校維修資金在一定程度上的流失。

二、高校維修項目成本管理的任務

1.項目成本的構成。維修項目成本可分為三類:預算成本、計劃成本、實際成本。(1)預算成本。預算按維修項目預算定額和各項取費標準計算的預算造價。預算成本項目包括人工費、材料費、施工機械使用費、其他直接費、現場管理費、臨時設施費、間接費和目標利潤。(2)計劃成本。計劃成本是為了有計劃地降低維修項目成本而編制的內部控制的、可操作的計劃指標。(3)實際成本。實際成本是維修項目實際支出的成本費用的總和。它反映維修項目成本耗費的實際水平,是成本分析的可靠資料。

2.項目成本的管理任務。維修項目成本管理是維修企業為降低維修成本而進行的各項管理工作的總稱。維修企業各項管理工作都同成本管理有著緊密的聯系,都會反映到成本上。成本管理的任務就是在不降低成本的基礎上,通過對維修項目施工中各項耗費進行預測、計劃、控制、核算、分析和考核,用最少的消耗取得最優的經濟效果。具體實施任務如下:(1)嚴格成本控制。認真編好成本計劃,把降低成本的指標、措施層落實到各職能部門和各環節上去,并通過承包等方法和職工的物質利益掛起鉤來,真正調動起職工的積極性,努力降低消耗,節約開支。在施工中嚴格進行成本控制,保證所有支出都控制在計劃成本內。(2)做好基礎工作。加強定額管理,建立健全原始記錄、計量與檢驗制度,建立健全成本管理責任制。(3)加強成本核算。合理地劃分成本核算對象,正確核算維修項目的實際耗費。(4)搞好成本分析。通過成本分析,可以及時找出存在的問題,了解各項成本費用節約或超支的情況,找出原因,有針對性地提出解決問題的辦法。

3.成本管理的內容。維修項目成本管理包括:成本預測、成本計劃、成本控制、成本核算以及成本分析和考核。(1)成本預測。成本預測是加強成本事前管理的重要手段。成本預測的目的,一是制定企業降低成本目標;二是為企業編制成本計劃提供依據。(2)成本計劃。維修項目成本計劃是以貨幣形式規定計劃期內維修工程的耗費和成本水平,以及為保證成本計劃實施所采取的方案、措施。(3)成本控制。成本控制就是在維修施工過程中,依據成本計劃,對實際發生的耗費進行嚴格的計算,對成本偏差進行預防、監督和及時糾正,把成本費用限制在成本計劃的范圍內,以達到預期降低成本的目標。成本控制的方法有直接成本控制和間接成本控制。①直接成本的控制。直接成本是直接耗用在工程上的各種費用,包括人工費、材料費、機械使用費和其他直接費等。為了控制直接成本,最重要的是在施工過程中,落實降低成本的技術組織措施,經常把實際發生的各種直接費用與各種消耗定額及預算中各相應的分部分項工程的目標成本進行對比分析,及時發現實際成本和計劃成本的差異,并找出成本差異發生的因素和主客觀原因,采取有效措施加以改正。②間接成本控制。間接成本是施工項目管理人員和職能部門為了組織、管理工程施工所發生的各種管理費用。該費用項目多而雜,并且與工程無直接聯系,一般采用指標分解歸口管理的辦法。凡是超過標準、違反成本開支范圍的費用都要予以抵制。

4.成本核算。成本核算對象應以施工圖預算所列的單位工程為劃分標準,并結合施工管理的具體情況來確定。維修項目成本核算對象一經確定后,不得任意變更。所有的原始記錄,都必須按照確定的成本核算對象填寫清楚,以便歸集各個成本核算對象的費用和計算工程成本。為充分發揮成本核算的作用,在進行成本核算時,必須做好三項工作:(1)加強對費用支出的審核和控制。審核費用是否應該發生,已經發生的費用是否應計入維修項目成本;在費用發生過程中,對各種耗費進行指導、限制和監督,使費用支出控制在定額或計劃要求內。(2)正確劃分各種費用的界限。嚴格遵守成本、費用的開支范圍,正確劃分應計入成本和不應計入成本的界限,劃分當期費用與下期費用的界限;劃分不同成本核算對象之間的成本界限等。(3)做好各項基礎工作。做好消耗定額的制定和修改工作;建立健全原始記錄。

5.成本分析與考核。成本分析是在成本形成過程中,成本分析主要是利用成本核算資料及其他有關資料,全面分析、了解成本變動情況,找出影響成本升降的各種因素及其形成的原因,尋找降低成本的潛力。通過成本分析,對成本計劃的執行過程進行有效的控制,定期對成本計劃執行結果進行分析、評價和總結,為成本預測、編制成本計劃提供依據。成本考核是指定期對維修項目預算成本、計劃成本及有關指標的完成情況進行考核、評比。成本考核的目的在于充分調動職工降低成本的積極性,進一步挖掘潛力。成本考核應和企業的獎懲制度掛起鉤來,以利于節約開支、降低成本,取得更好的經濟效益。

三、高校維修項目成本控制的方法

1.有規范化的維修項目管理機構。配備一個懂業務、會管理的后勤管理班子,維修項目管理設置相應的科室,有專業技術人員負責全校的維修項目的管理。學校應以文件的形式,規定對全校維修項目管理的職責權限,負責全校維修項目年度預算的論證、審核、報批、執行等管理程序。把每年的維修經費管好用好,發揮維修資金的投資效益。當前,高校普遍存在專業管理隊伍素質不高的問題。提高維修隊伍人員素質,是提升維修項目管理質量的重要保證。在隊伍建設上,要強化職業培訓,不斷增強自身的業務及綜合素質能力,才能提高維修管理水平和管理監督的力度,提高管理效率,規避管理過程中可能出現的各種風險。

2.有規范化的維修項目管理制度。學校應當結合實際,制定維修項目的一系列管理制度,如浙江師范大學制定了解情況《維修項目報批辦法》、《維修項目流程》、《維修項目管理制度》、《維修項目經費管理辦法》、《維修項目招投標制度》、《維修項目預決算制度》、《維修項目現場管理辦法》、《維修項目竣工驗收制度》、《維修項目結算制度》、《維修項目轉固定資產的結算辦法》等管理制度。維修項目從申請、立項、論證、審批、招投標、現場管理到變更簽證等每道程序都明確,從驗收、初審、終審、資產結轉到交付使用等每項手續都能有章可循,學校有關部門和有關人員對維修項目的管理程序都了如指掌。

3.有規范化的維修項目管理措施。現場管理是整個維修項目的中心環節。施工階段必須按照設計要求、合同條款、施工規范及上級文件進行,確保工程的進度和質量。維修施工管理要規范的簽訂工程合同,在合同中明確規定施工質量標準、施工工期以及違約責任,以保護雙方的合法權益。浙江師范大學后勤處管理維修項目在事前做到:(1)確定維修項目立項資金來源的;(2)嚴格控制維修項目費用;(3)科學編制概、預算;(4)嚴格招標程序,公開、公平、公正地擇優選擇施工單位,及時與中標單位簽訂施工合同。在事中做到:(1)以工期、質量、變更簽證為重點施工現場加強管理;(2)對維修項目進行全過程跟蹤管理;(3)對隱蔽工程做好實物測量或拍照驗收等證據的收集工作;(4)及時辦理變更及點工簽證;(5)控制維修項目的材料和設備價格,控制造價。在事后做到:(1)組織大型維修項目驗收;(2)提出限期整改意見,落實整改措施;(3)初審工程結算資料;(4)做好維修項目施工資料的歸檔工作。

4.有規范的維修項目成本責任制。項目成本責任制是項目管理人員在處理工程經濟業務事項中的經濟責任,一般地說,是施工企業有關職能部門和管理人員的一種責任。浙江師范大學后勤處掌握了這個情況,對下列責任人問責、追查:(1)項目經理。問責、追查成本管理責任;(2)項目預算員,問責、追查維修工程合同編制和執行、竣工決算;(3)施工員。問責、追查現場管理;(4)材料員。問責、追查材料供應;(5)報賬員。問責、追查工作量完成進度及費用支出原始臺賬。規范的維修項目成本責任制應當查實成本費用是否都有對應預算收入,有否存在支大于收等情況,檢查預算有否漏項,并及時糾正偏差,降低項目成本。

5.有規范的維修工程的審計監督。維修項目審計是建設單位對工程進行全過程監督的重要環節,審計既可監督施工單位,又可監督建設單位,在維修項目管理過程中有不可替代的作用。尤其要把重點放在結算審計工作上,項目工程竣工后,嚴格細致地監督工程量、套價、取費等,是否按合同執行,在保證質量的同時,將工程價款控制在最低標準,從而達到控制維修項目資金投入,降低工程造價、節約投資、提高效益的目的。

(作者簡介:馬藝菻,浙江師范大學在讀碩士研究生,工作單位為浙江師范大學后勤處 浙江金華 321004)(責編:若佳)