淺談如何做好原始憑證審核工作

聶萬芝　鄒定秀

為了保證經濟業務合法、合規，財務機構和財務人員的各單位、企業，在日常工作中均涉及原始憑證審核業務，這是財務管理的第一道把關口，也是非常重要的關鍵環節。

一、原始憑證類型審核

原始憑證是證明經濟業務真實發生的主要依據，包括收據、發票等原始票據(以下簡稱票據)，目前我國普遍使用的票據主要分為兩大類：一是商業票據，又稱發票，由稅務部門監制。二是國家行政事業單位、機關團體為履行或代行政府職能，依據國家規定，向有關單位和個人收取的各種基金、規費或行政事業單位之間發生經濟往來時開具的憑證，通常稱其為非商業票據，又稱財政票據。這類票據由省以上財政部門監制，同樣具有法律效力，關鍵看收費單位是否具備行政事業收費許可證。實際工作中根據業務發生性質不同，可能涉及普通商業零售發票、增值稅專用發票、增值稅普通發票、其他服務行業發票、加工修理行業發票、運輸專用發票、郵政專用發票、單位往來專用發票、農產品發票、餐飲發票、住宿發票等等，在審核時注意業務與發票應相符對應，如單位發生的接待費應使用餐飲發票而不是普通商業零售發票，汽車修理費用應附有加工修理行業發票而不是住宿發票，租車費用一般應附有出租車票據或運輸發票而不是農產品發票，購買文化辦公用品一般應附有普通商業零售發票而不是單位往來專用發票等等。財務人員在審核原始票據時，注意原始票據所反映的內容應符合所涉及行業性質相關規定，原始票據經濟業務所發生的事項內容是客觀的、真實的，以防用其他途徑取得的票據進行套取現金。

二、原始憑證合法性審核

原始憑證是編制會計憑證、登記賬簿、進行會計核算的唯一合法依據。因此在審核過程中，應提高警惕注意識別原始憑證的真偽。會計人員本身不是簽證憑證真偽的專家，但應關注憑證的紙張厚薄度、印刷質量、色則、光亮度、印章等方面是否異常，當發現明顯不正常時。如紙張特別薄或特別厚、印刷比較粗糙、著色太濃或太淡、印章模糊不清等情況，可能表明該票據有偽造的嫌疑，遇到這種情況時可用標準原始票據進行比對，出于謹慎原則考慮，可將其確認為偽造票據拒絕報銷，以保證所報銷經濟業務是真實發生。在實際工作中，除了注意票據本身的合法性外，還需留意票據填制方式、內容的合法性。如空心發票，即原始支出憑證(報銷聯)與收款方記賬聯的內容、金額并非同時且一次性填制，而是收款方將支付憑證方報銷聯撕下后單獨填制，其余記賬聯和存根聯再單獨填制，這樣將造成收款方少收款而付款方多報銷支出，無論是收入或支出均未反映出經濟業務的真實性。又如某些行業的某類發票出于稅局定額征收的管理，限制發票的開票最高限額，在審核時注意是否超過當地稅務局對該類票據所規定的限額，如果超過則應拒絕審核報銷。對于企業來說有時會遇到行政事業性收據，但并非所有的行政事業性收據都不能報銷進入成本或費用，關鍵看其收據開具內容是否屬財政收費許可范圍的內容，收費單位是否具有《行政事業性收費許可證》，因為行政事業性收費，是國家機關以及法律、法規授權的組織行使其管理職能和事業單位提供不以盈利為目的的社會服務，經營性單位一般不得出具非經營性收據或行政事業單位往來結算票據，如果單位向某企業購買產品理應索取商品銷售發票，而卻獲取了行政事業性收據，在其報銷審核時應明確告知報銷人向銷售企業重新更換銷售發票才能宜以報銷；再如通過郵政局郵寄的信件、物品等，不能用其出據的“購買郵票證實單”代替郵政業專用發票報銷。

三、原始憑證完整性審核

原始憑證是載明經濟業務內容，并據以進行會計核算的書面證明且具有法律效力，及時取得或填制原始憑證是會計核算工作得以正常進行的前提條件，由于原始憑證并非完全由會計人員填制，因而，該原始憑證有可能無法達到會計核算時會計憑證的嚴格要求，根據有關規定并結制原始憑證，如入庫單、領料單等，一般應由單位自行設計并印制標準的樣式由有關責任人認真填寫，最好有經辦單位負責人(或其指定人員及直接負責人)的簽名蓋章；對一式幾聯的原始憑證應在各聯上注明該聯的用途，且只能以一聯作為報銷憑證，且必須用雙面復寫紙套寫并連續編號(發票和收據本身具備復寫紙功能的除外)；對需填寫大寫和小寫金額的原始憑證。應特別注意憑證中的大寫與小寫金額必須相符，有無矛盾現象或書寫錯誤，否則會造成不必要的麻煩，甚至使會計信息失真、失誤；對需要支付款項的原始憑證，必須有收款單位或收款人的收款手續作為手續完備證明，不能以支付款項的有關憑證如銀行匯款憑證等代替；對實際或個別有錯誤的原始憑證，應在取得時就按會合會計工作的實際情況，進行會計審核時注意盡可能使取得的原始憑證具備其應有內容，一般應記載開票日期、客戶單位名稱、內容摘要、單位、數量、單價、小寫金額、大寫金額、開票人姓名、收款人姓名、聯次、發票編號、稅局監制章、出票單位印章等內容。對外來的原始憑證如發票、收據等最好蓋有填制單位的“財務專用章”或“發票專用章”，同時具有套印的稅務部門或有權監制部門的“專用章”以及填制人員的簽名或蓋章；從農副產品經營者個人手中取得的原始憑證，一般應有填制人員的手印、簽名或者印章，同時，最好憑證中還應寫明有關經濟責任人住址或聯系方式。必要時還須注明經濟責任人的身份證號碼。外來的收據、發票是否使用復寫紙套寫或是否為“報銷聯”；對本單位的自計核算要求予以更正，或由憑證開出單位重制或者更正并在更正處加蓋開出單位的公章。

四、原始憑證支付標準審核

結合單位設計內部控制制度，確定各類支付標準，對原始憑證支付金額如在單位規定的標準范圍內，則根據不同類型的發票按上述合法性、完整性原則進行審核。如果超過了標準范圍，需要對此筆經濟業務做出合理解釋，并要求提供相關領導的授權批準書，不得擅自決定給予審核和報銷。如銷售部通訊費用支出，規定每月標準200元，但在某個季度內則出現400～500元／月，則應對銷售部進行客觀分析，該季度是否屬銷售高峰期，如果不屬銷售高峰期一般不應出現高額的話費，故應拒絕審核；如果確實屬于銷售高峰期，那就應該分析單位對該部門在銷售高峰期是否享有特殊規定的條款或相關領導的特別授權，否則一般應拒絕審核，財務人員不得擅自改變標準。再如計放職工福利費，如過節費比往年增長了1倍，財務人員應檢查是否接到相關部門的發放通知，通知是否加蓋印章和領導批示，否則不得隨意發放，更不得因自己掌握財權而隨意變更發放標準，也不得根據關系密切程度多發或少發，一定能夠堅持原則按相關部門通知和領導批示執行。再如差旅費、電話費報銷標準審核時，各單位根據財政部相關文件均制定報銷標準，財務人員就應嚴格按規定的標準執行，無論是領導還是其他群眾報銷，都應以規定的相應標準來進行審核，不偏不移對待每個報銷的人員，屬于出差到外地的，就獲取出差申請。從中獲取出差地點及途經路線、出差擬需時間等信息，以判定其是否繞道、改變路線等，方可作為記賬依據。另外，對于出差人員遺失的火車票、飛機票等原始憑證確實無法取得證實的，應由當事人寫明出差時間、起訖地點、金額和提供有關依據等情況，由單位領導、部門負責入和財務處長批準后，才能代作原始憑證入賬。

五、總結

財務人員在社會上被俗稱為“財神爺”，事實上，財務會計僅是政策執行部門，并非決策部門，財務人員對單位的資金沒有任何的決策權，財務人員僅僅是對資金進行管理，在資金收入和支出方面嚴格按相關會計法、會計準則及稅法等法律、法規的規定管理好單位的各項收支活動，嚴格把握好憑證審核這個關鍵環節，勤于思考、勇于動腦，努力地學習新知識，不斷提高自身素質，同時會計審核人員要樹立良好的職業道德，依法把關守口。當好用款單位的“服務員”，頭腦里不能有“睜只眼閉只眼、多一事不如少一事”的思想；不僅要敢于抵制歪風邪氣，同一切違法亂紀行為作斗爭，而且要有實事求是、客觀公正、盡職盡責的工作態度，對報賬人員一視同仁，不能利用工作之便搭車報銷，更不能為自己的熟人、好友開綠燈，切實把好票據的“人口關”，不斷探索規范財務工作的新路子，以提高會計的審核水平和監督質量，同時充分利用財務管理理念，對資金進行早收晚付管理，把單位資金管活、管好。