淺議知識管理應用于管理信息系統(tǒng)的策略

李岸峰　李　玲　翟　旭

摘要：在知識經(jīng)濟時代，知識是企業(yè)的核心資源，對其進行合理的管理、利用及創(chuàng)新，是知識管理的出發(fā)點和落腳點。文章在介紹知識管理的基礎上，分析知識管理應用于管理信息系統(tǒng)的緣由。然后闡述所采取的措施及應用框架。

關鍵詞：知識管理：管理信息系統(tǒng)；知識

一、引言

21世紀，隨著科學技術的不斷進步和知識產業(yè)的逐漸形成，以知識為基礎的經(jīng)濟體系正在全世界范圍內形成。知識與技術創(chuàng)新正在改變著當代企業(yè)的生產方式和經(jīng)營理念，知識資源正在成為企業(yè)發(fā)展的第一要素。企業(yè)是否掌握了更多、更新的知識，是否生產了包含更多知識的產品，是否具有傳播、創(chuàng)造知識的能力，將成為企業(yè)發(fā)展的關鍵因素。因此，要想在全球經(jīng)濟一體化體系中站穩(wěn)腳跟，企業(yè)唯有告別傳統(tǒng)的經(jīng)營管理模式，全面實施知識管理，以促進知識的積累、傳播、共享與創(chuàng)新，構建全新的知識型企業(yè)。

二、知識管理的含義和特點

美國哈佛商學院的Hansen和Nohria兩位教授指出：知識管理數(shù)百年來由來已久，但是直至20世紀90年代，全球企業(yè)領導們才開始探討知識管理的問題。面對著知識橫溢的現(xiàn)代信息化社會，知識管理的確已經(jīng)成為當代企業(yè)經(jīng)理人的一大挑戰(zhàn)。迄今為止，對知識管理的概念中外學者眾說紛紜，仍然沒有一個確切的定義。美國德爾集園的創(chuàng)始人之一卡爾弗拉保羅認為“知識管理是運用集體的智慧提高應變和創(chuàng)新能力”；Karl E Sveiby博士認為“知識管理是從組織的無形資產中創(chuàng)造價值的藝術”；還有學者認為“知識管理是把有關企業(yè)的人力資源的不同方面和信息技術、市場分析及企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略等協(xié)調統(tǒng)一起來，繼而為企業(yè)的發(fā)展服務，從而產生整體大于局部之和的經(jīng)營效果。其實，知識管理的概念可以從狹義和廣義兩個角度來理解：狹義的知識管理主要是指對知識本身的管理，包括對知識的創(chuàng)造、獲取、加工、存儲、傳播及應用的管理；廣義的知識管理不僅包括對知識本身的管理，還包活對與知識有關的各種資源和無形資產的管理，以及知識組織、知識設施、知識資產、知識活動、知識人員等全方位、全過程的管理。即知識管理是為了實現(xiàn)組織發(fā)展的目的，利用知識資產開展一系列知識活動的過程。知識管理是人的管理，是將知識視為企業(yè)最重要的資源，以掌握和利用知識作為提高企業(yè)核心競爭力的關鍵。是高于信息管理的管理。知識管理是指通過對企業(yè)知識資源的開發(fā)和有效利用以提高企業(yè)創(chuàng)新能力從而提高企業(yè)創(chuàng)造價值的能力的管理活動。知識管理不是某種具體的方法、技術或管理方案，它是在知識的業(yè)務重組和組織機構管理思想的基礎上，更多地繼承了人本管理的思想；知識管理更重視人、集體的創(chuàng)造力和創(chuàng)新能力，它是使人、過程和技術完美地結合起來。概括起來，知識管理主要有如下特點：一是在管理理念上，知識管理真正體現(xiàn)了以人為本的管理思想，人力資源管理成為組織管理的核心。充分挖掘員工的潛能，使人才智力得到高效能的發(fā)揮。二是在管理對象和內容上，知識管理以無形資產管理為主要對象和內容，更加強調知識資產的重要性。企業(yè)重視建立自己的企業(yè)精神和企業(yè)文化。用共同的價值觀來熏陶全體員工，以實現(xiàn)各項管理職能，充分發(fā)揮集體效能。三是在管理范圍上。知識管理包括顯性知識管理和隱性知識管理，以隱性知識管理為重點，并注重顯性知識與隱性知識之間的共享與轉換。四是在管理目標和策略上，知識管理以知識創(chuàng)新為直接目標，以建立知識創(chuàng)新體系為基本策略。五是在組織結構上，知識管理采取開放的、“扁平式管理”的組織模式。

三、知識管理應用于管理信息系統(tǒng)的急迫性

(一)管理信息系統(tǒng)面臨的問題

由于管理信息系統(tǒng)不只是技術系統(tǒng)，而且還是社會系統(tǒng)，其所面臨的問題包括了服務方面、企業(yè)方面兩個層面的諸多因素。現(xiàn)概括如下：從服務層面來講，管理信息系統(tǒng)處理的事企業(yè)預先規(guī)定好的結構化的信息，面對非結構化的信息它無能為力。另一方面，管理信息系統(tǒng)的建立基本上是根據(jù)企業(yè)的業(yè)務流程來設計其功能服務的，這樣當企業(yè)業(yè)務流程發(fā)生變化時，它不能及時適應，間接性喪失了企業(yè)的競爭力與反應能力。再者，新的信息技術的不斷涌現(xiàn)，對管理信息系統(tǒng)提出了信息的要求：信息集成、功能集成及高度智能化等等。面對這些，管理信息系統(tǒng)需要從根本上改變自身的結構。從企業(yè)層面來看，主要體現(xiàn)在如下方面：

1、企業(yè)組織結構方面，傳統(tǒng)金字塔型的企業(yè)組織結構受到挑戰(zhàn)，舊型組織結構的特征阻礙了信息在企業(yè)的傳遞速度，其工作效率低下、營銷網(wǎng)絡環(huán)節(jié)多、管理難度較大。而如今要求最高決策層與執(zhí)行單位直接聯(lián)系；經(jīng)紀人、批發(fā)商以至某些零售商的作用也逐步弱化；生產者與消費者之間的鴻溝縮小、界限模糊等等。這些都要求企業(yè)的組織結構向著扁平化發(fā)展。這是一個不可逆轉的趨勢。

2、企業(yè)文化方面，什么樣的組織機構就培養(yǎng)什么樣的組織文化。金字塔型的組織機構常常導致官僚主義、人浮于事的情形。而如今管理不僅僅是以物質和資本的管理為中心，而是更強調對知識和人才的管理。新型的組織機構重視知識、尊重人才，并要求員工不斷地獲取新知識。發(fā)揮知識或團隊的整合效應，突出競爭花的“人才激勵管理”。

3、企業(yè)建設信息系統(tǒng)時遺留的問題：(1)急功近利：企業(yè)中具有條件的部門客觀上不可能完整地設計整個系統(tǒng)的MIS。僅從本部門的利益出發(fā)率先實現(xiàn)了計算機管理。就企業(yè)的整體MIS而言是重復投資，造成人、財、物極大浪費的直接原因。(2)貪大求全：許多MIS設計得非常完善，項目完成后卻難以發(fā)揮作用而成為失敗的例子，其原因是忽視企業(yè)的當前實際情況。盲目追求高新技術。(3)重復開發(fā)：重復開發(fā)不僅浪費時間和人力、物力，而且重復開發(fā)的系統(tǒng)經(jīng)常性地處于修修補補的完善過程中。(4)只重開發(fā)不重維護：許多MIS花費了巨大的人力和物力，但投入使用運行后不久就夭折了，原因在于嚴重忽視軟件工程的最后一個也是最重要的一個環(huán)節(jié)——維護，從而導致MIS的失敗。

(二)知識管理應用于管理信息系統(tǒng)的策略

1、應用的條件與規(guī)則。由于知識管理不是單純的一種技術而是一系列技術的集合體。在原有系統(tǒng)的基礎上應用知識管理需要具備以下條件：(1)基礎設施完善。包括企業(yè)的內部網(wǎng)絡、外部網(wǎng)絡、因特網(wǎng)以及知識庫支持等部分。(2)相關技術不缺乏。利用這些技術，以原有系統(tǒng)為基礎能夠更好地對企業(yè)的物流、資金流等信息資源進行智能化處理，既可以實現(xiàn)企業(yè)內部財務、進銷存、生產計劃、人力資源等各部門間的信息集成管理，又能夠進行數(shù)據(jù)分析處理，對各種決策方案進行優(yōu)選。為企業(yè)決策提供有力的輔助支持。(3)具備高素質的人才。知識管理在管理信息系統(tǒng)中的實施需要大量的信息技術人才。系統(tǒng)和終端用戶要接受應用操作技能的培訓。

這些培訓將能完善和優(yōu)化員工的知識結構，從而促進員工之間的相互學習和知識的創(chuàng)新，為知識管理提供高素質的人才。另一方面，為了有效地實施知識管理，在實施的過程中必須遵循以下規(guī)則：一是對預期的收益有清醒的看法。必須正確管理和評價那些在實現(xiàn)這些收益的過程中所取得的進步。二是摒棄短期行為、關注長期目標。如果希望獲得長期的進步，必須影響人們的信念。三是缺乏領導，萬事不成。在知識管理實施的過程中，負責運營整個組織的領導者必須鼓勵所有的員工克服目前的困難，實現(xiàn)預期目標。四是流程變化會提高業(yè)績。組織需要通過工作內容的重新設計組合，來建立新的業(yè)務流程和日常工作規(guī)范，以此來確保知識的獲取和使用，并形成和強化組織運行所需的行為和活動。五是組織學習帶來組織成功。只有不斷從業(yè)務環(huán)境中學習，并且不斷將學習到的知識付諸實踐，組織才能生存并發(fā)展。我們知道學習能力的大小是區(qū)分成功企業(yè)和失敗者的一個重要因素。

2、知識管理應用的具體框架。知識管理是一個復雜的應用，成功的運用不是一蹴而就的事情。具體來說，在應用的過程中可以分為如下階段：第一階段：理解實施中要遇到的壓力。在該階段中，我們要集中提出組織的戰(zhàn)略性目標，發(fā)現(xiàn)組織面臨的關鍵挑戰(zhàn)和問題，看清整個組織前進的方向，同時要分析如何更好地利用信息和知識，幫助實現(xiàn)期望中的結果。這樣，我們需要面對的第一個問題：“明確要到達的目的地在哪里”，我們要做的是看知識在執(zhí)行公司戰(zhàn)略規(guī)劃中能起到的作用。第二個問題：“我們目前處于什么樣的位置”，是對現(xiàn)狀的審視，其內容包括角色、文化、過程、內容和技術。另外，在這個階段中，我們還需將建立公司整體戰(zhàn)略與運用知識之間的關系。第二階段：明確組織的反應。在這一階段中，我們的工作重心則轉移到將知識管理戰(zhàn)略正式化。這就意味著不僅是將知識管理的愿景陳述出來，而且還要做出行動計劃，考慮企業(yè)資源的分配情況，明確它們之間的相互依存的關系和相互配合實現(xiàn)的最后目標。第三階段：規(guī)劃愿景。這個過程中，我們需要抓住各個領域的具體細節(jié)。同時要重點把握各個領域中涉及到的領導、相關人員、流程、技術和信息。因為，領導者是整個實施過程的中流砥柱，是工作小組內的知識的中介入；相關人員擁有實施所需要的具體的專業(yè)知識及技能；流程的存在主要是為了給公司的終端消費者傳遞價值增加值，為管理信息系統(tǒng)指導方向；技術是關鍵因素，但是不能夸大，要認識到它的局限性；信息的相關性、可行性、語境和質量在很大程度上決定著知識管理流程的成敗。第四階段：實現(xiàn)愿景。在此過程中，主要的內容是開始實行早先規(guī)劃的收益。可能有人對實施的過程仍有顧慮，我們就應該及時抓住機會，及時把實現(xiàn)的方案推銷給他們，牢牢地把握主動性。第五階段：“永不停息”實現(xiàn)收益。如何將項目管理與收益管理相結合，獲得最終期望的結果是此階段的關注的內容。因為，風險管理、其他與項目有關的事宜(項目進展、預算偏離或失控)以及與實施過程相關聯(lián)的其他挑戰(zhàn)都會有收益管理相關。整體上來說，以上的5個階段是以項目和收益管理為核心。而逐步實施如圖1所示：

四、結論

知識管理的在實際中的應用并非易事，其涉及到的因素眾多，與其沖突的成分也存在；另外，實施知識管理后其獲得的效益需要一個相當長的過程，不能立竿見影。這就要求企業(yè)在采取決策時需要慎重的考慮。因此，知識管理在應用過程中的道路還十分的長遠，其應用的相關理論也需日益完善。