企業(yè)如何有效控制采購(gòu)回扣

趙艷豐

現(xiàn)代化管理要求企業(yè)杜絕采購(gòu)人員吃回扣的潛規(guī)則，但要在人工成本與采購(gòu)成本方面做足功夫。

國(guó)內(nèi)的眾多企業(yè)里，采購(gòu)人員吃回扣已成為一種潛規(guī)則。他們利用為企業(yè)采購(gòu)的權(quán)力為自己謀取私利，企業(yè)的管理層即便有所猜疑也沒什么好的辦法。特別是在中小企業(yè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這種現(xiàn)象往往睜一只眼、閉一只眼，因?yàn)樗麄兗纫紤]控制采購(gòu)回扣，又要考慮控制人工成本。于是在實(shí)際工作中，他們甚至?xí)桃饨档筒少?gòu)人員的工資，豈料實(shí)際效果是南轅北轍，這反而促使采購(gòu)人員變本加厲地吃回扣。這個(gè)問題如果不能得以解決，將會(huì)成為企業(yè)的一個(gè)毒瘤，在企業(yè)內(nèi)形成不良的風(fēng)氣，從而制約企業(yè)的規(guī)范化發(fā)展。

企業(yè)一把手控制采購(gòu)環(huán)節(jié)

要讓采購(gòu)人員不吃回扣，一種辦法就是，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購(gòu)的渠道和價(jià)格很熟，采購(gòu)人員一做手腳就能看出來(lái)。這點(diǎn)在小企業(yè)是可以做到的，小企業(yè)業(yè)務(wù)少，領(lǐng)導(dǎo)主抓采購(gòu)、銷售和財(cái)務(wù)是顧得過(guò)來(lái)的。比如有家紡織企業(yè)的主要原料，區(qū)域內(nèi)的供應(yīng)商企業(yè)一把手比采購(gòu)主管還熟，采購(gòu)人員只負(fù)責(zé)具體操作。該老板對(duì)業(yè)務(wù)很精、很細(xì)，不管哪項(xiàng)采購(gòu)，一定要報(bào)其知道，大小款項(xiàng)任何支出必須要老板簽字。其實(shí)，在一些中小企業(yè)，由企業(yè)一把手來(lái)控制采購(gòu)，工作量并不是很大。特別是當(dāng)供應(yīng)商比較固定，產(chǎn)品的價(jià)格又可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)等方式容易查到的情況下。有些中小企業(yè)，其實(shí)是由于企業(yè)一把手做出了所謂的“放權(quán)”，而將自身利益拱手讓給了下面的采購(gòu)人員。

在一些餐飲企業(yè)，一些采購(gòu)人員經(jīng)常換供應(yīng)商，就為了吃產(chǎn)品的差價(jià)。如花蟹市價(jià)60元／公斤，供應(yīng)商可以以56元／公斤的價(jià)格提供給你，而供應(yīng)商開出的發(fā)票是60元／公斤，每公斤有4元錢的差價(jià)落入采購(gòu)者的口袋。采購(gòu)人員換供應(yīng)商，其實(shí)并非供應(yīng)商提供的產(chǎn)品達(dá)不到要求，而是看哪家供應(yīng)商更愿意讓利。為了規(guī)避這種現(xiàn)象，他們采用股東親自負(fù)責(zé)采購(gòu)。在一些連鎖餐飲集團(tuán)，雖然很忙，但大宗的采購(gòu)?fù)蓶|親自出馬，他們采用的采購(gòu)模式是：大宗采購(gòu)由總公司負(fù)責(zé)，其他日常的小額采購(gòu)下放到各個(gè)營(yíng)業(yè)店，但必須接受總公司的抽查，每周至少要抽查一到兩次。日常這樣做沒什么問題，不過(guò)碰到蔬菜或?yàn)⑺袌?chǎng)價(jià)格波動(dòng)較頻繁的時(shí)候，監(jiān)管就比較困難。

定期輪換采購(gòu)人員

企業(yè)一把手精力畢竟是有限的，親自參與采購(gòu)業(yè)務(wù)只在企業(yè)小時(shí)還可以做到。一旦企業(yè)發(fā)展迅速，規(guī)模大起來(lái)時(shí)，可以考慮定期輪換采購(gòu)人員來(lái)控制。在具體操作上要關(guān)注以下幾點(diǎn)：

第一，選好采購(gòu)人員。在采購(gòu)人員的選擇上，道德素質(zhì)應(yīng)放在第一位，能力素質(zhì)放在第二位。在當(dāng)前的社會(huì)氛圍下，道德品質(zhì)好顯得尤為珍貴，而能力其實(shí)是可以通過(guò)培訓(xùn)等方式來(lái)培養(yǎng)的。

第二，盡量從企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生采購(gòu)人員。在一些中小企業(yè)，企業(yè)負(fù)責(zé)人會(huì)覺得人才有限，采購(gòu)又有一定的技術(shù)含量，不是誰(shuí)來(lái)都可以做的，傾向于認(rèn)準(zhǔn)一兩個(gè)人就一直讓他們做。其實(shí)一般人才企業(yè)是不缺的，缺的是機(jī)制。就如當(dāng)年的海爾，通過(guò)競(jìng)聘上崗，以業(yè)績(jī)?yōu)榭己嘶鶞?zhǔn)，從普通員工中產(chǎn)生出品德好、有能力的人負(fù)責(zé)相應(yīng)崗位，結(jié)果企業(yè)越做越好。再說(shuō)采購(gòu)一般經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單培訓(xùn)就可入門，多用幾個(gè)人建立一支采購(gòu)隊(duì)伍就可以了。

第三，注意收集保存供應(yīng)商的資料。在日常工作中，企業(yè)應(yīng)該由某一部門負(fù)責(zé)將供應(yīng)商的各種資料收集保存在電腦里。這樣，當(dāng)采購(gòu)人員輪換時(shí)，新的采購(gòu)人員可以通過(guò)資料很快熟悉業(yè)務(wù)，不至于因?yàn)閾Q了工作人員而影響工作。

在中小企業(yè)，定期對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行輪換是比較可行的。畢竟，采購(gòu)人員面臨的誘惑是很大的。一開始他們可能還不敢、還不愿去拿回扣。但時(shí)間一長(zhǎng)，供應(yīng)商的種種誘惑擺在面前，加之周圍采購(gòu)人員的現(xiàn)身說(shuō)教，要回扣可能性就大大增強(qiáng)。而及時(shí)地對(duì)采購(gòu)人員輪換，可以打散利益共同體，將“吃回扣”扼殺在萌芽狀態(tài)。

通過(guò)制度來(lái)完善監(jiān)控體系

公司制度越健全，流程越完備，漏洞就越少。國(guó)外有調(diào)查顯示，在公司沒有制度，完全信任的情況下，所有人都會(huì)鉆公司空子。即使有非常嚴(yán)密的監(jiān)控，也還有30％的人會(huì)見利忘義。

在大型跨國(guó)公司里，采購(gòu)工作往往采取“三權(quán)分立”的制度，即挑選供應(yīng)商、與供應(yīng)商談判、貨款的支付三個(gè)環(huán)節(jié)是分開的。國(guó)內(nèi)的中小企業(yè)可以借鑒這種方式，比如在上海的名軒餐飲公司，就采用這種模式。餐館主要原材料的采購(gòu)由廚師長(zhǎng)和出品總監(jiān)制定采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，比如豬肉牛肉要保證新鮮，雞必須買老母雞等，但廚師長(zhǎng)和出品總監(jiān)不能決定去哪里采購(gòu)，采購(gòu)人員須嚴(yán)格按照廚師長(zhǎng)和出品總監(jiān)所提供的原材料質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)去購(gòu)買，采購(gòu)員必須采購(gòu)到符合條件的價(jià)廉的物品：財(cái)務(wù)部門隨時(shí)執(zhí)行市場(chǎng)調(diào)查機(jī)制，去原材料市場(chǎng)調(diào)查價(jià)格，采購(gòu)人員購(gòu)回產(chǎn)品后，由驗(yàn)貨人員驗(yàn)收，驗(yàn)貨人員有兩個(gè)，一個(gè)驗(yàn)質(zhì)量，這個(gè)驗(yàn)質(zhì)量的由廚房人員擔(dān)任，根據(jù)廚師長(zhǎng)和出品總監(jiān)制訂的標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，另一個(gè)是庫(kù)管人員，庫(kù)管人員不管產(chǎn)品質(zhì)量，只管數(shù)量，看產(chǎn)品是否缺斤短兩。這樣一來(lái)，廚房人員沒有采購(gòu)權(quán)，采購(gòu)人員沒有隨意購(gòu)買權(quán)，從而杜絕了他們和熟悉的原材料廠商互相勾結(jié)的可能性。

這樣做能夠使企業(yè)較好地控制采購(gòu)回扣，獲取比較穩(wěn)定的利潤(rùn)。不過(guò)在有些中小企業(yè)，老板會(huì)覺得這樣做會(huì)提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，可以采用簡(jiǎn)化一點(diǎn)的監(jiān)控制度。根據(jù)有些企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)，主要由財(cái)務(wù)人員在支付貨款時(shí)對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控。一方面，利用商家的競(jìng)爭(zhēng)之心，由財(cái)務(wù)部以抽查方式來(lái)了解產(chǎn)品的市場(chǎng)價(jià)格，還可以讓財(cái)務(wù)人員參與合約的談判工作，增加監(jiān)控環(huán)節(jié)。另一方面，盡量不把現(xiàn)金交給采購(gòu)人員直接處理，而用支票、電匯等方式來(lái)結(jié)賬。財(cái)務(wù)人員一般是老板的親信，讓他們對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控是不難做到的。

提高采購(gòu)人員的待遇

由于大家都覺得采購(gòu)人員有外快可以拿，連有些企業(yè)負(fù)責(zé)人也這樣覺得，所以有相當(dāng)部分的企業(yè)給采購(gòu)人員刻意定下不高的工資，而對(duì)其要求又很高，讓公司員工感覺公平。但這實(shí)際上無(wú)形中主動(dòng)地把采購(gòu)人員推到供應(yīng)商一邊，因?yàn)檎f(shuō)起來(lái)老板對(duì)采購(gòu)很重視，但具體工作人員在企業(yè)里沒有利益，只有壓力。這時(shí)供應(yīng)商給些甜頭，他們當(dāng)然就“吃里扒外”了。所以，在企業(yè)內(nèi)部，對(duì)某項(xiàng)工作的重視不能只停留在口頭上，說(shuō)一套、做一套。如果給采購(gòu)人員提供相對(duì)較好的待遇，哪怕只是在企業(yè)內(nèi)部的相對(duì)較好，也會(huì)讓采購(gòu)人員感到領(lǐng)導(dǎo)的重視，常懷感恩之心。企業(yè)管理是一門藝術(shù)，通過(guò)動(dòng)之以情、曉之以理，是能夠讓員工和老板一條心的，至少在一段時(shí)間內(nèi)是這樣，而這提高的待遇與員工可以拿到的回扣相比是很少的。另外，在員工眼里，他們看重的除了金錢，還有職位、人們的評(píng)價(jià)、自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)等其它東西。向采購(gòu)人員適當(dāng)?shù)貎A斜一些這方面的待遇，有助于提高他們的忠誠(chéng)度。當(dāng)然，日常生活中，老板也可以時(shí)不時(shí)地敲敲邊鼓，督促他們少犯錯(cuò)誤。

使一部分回扣合法化

對(duì)于社會(huì)上普遍存在的回扣現(xiàn)象，安徽古井貢酒公司應(yīng)對(duì)的辦法是“讓回扣合法化”，也就是說(shuō)允許采購(gòu)人員拿回扣，但同時(shí)又規(guī)定一定的份額。他們認(rèn)為，要不要回扣這個(gè)問題不能作機(jī)械的規(guī)定。例如你買別人的茶杯，人家的定價(jià)是1塊錢一個(gè)，中間有1毛錢的回扣，賣10個(gè)就回扣1塊錢，如果你不要回扣，他仍然按1塊錢一個(gè)與你結(jié)算，那就是“舍己利人”了。有些供應(yīng)商的回扣是定好的，產(chǎn)品價(jià)格定在那里，回扣拿不拿都是這個(gè)價(jià)。這時(shí)，對(duì)采購(gòu)的企業(yè)來(lái)說(shuō)，回扣就是“不拿白不拿”了。對(duì)于這樣的情況，企業(yè)可以鼓勵(lì)員工上交，然后再以獎(jiǎng)金的形式將其中的一部分(比如說(shuō)一半)發(fā)給員工。這樣，員工拿得心安理得，企業(yè)也沒什么損失。另外，如果公司能按采購(gòu)的量，按成本的降低，按供應(yīng)商誤工的多少，按質(zhì)量的好壞，按簽款的比例等指標(biāo)給采購(gòu)人員設(shè)立獎(jiǎng)懲體系，采購(gòu)人員怎么會(huì)不好好干呢?對(duì)采購(gòu)人員而言，公司的獎(jiǎng)金是合理合法的，回扣再怎么說(shuō)也是灰色收入。如果能將回扣轉(zhuǎn)化為獎(jiǎng)金，即便是少一些，采購(gòu)人員也是愿意將一部分回扣合法化，可以促成采購(gòu)人員和企業(yè)老板達(dá)成“雙贏”。