高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)構(gòu)建研究

宗　麗

摘要：進(jìn)入21世紀(jì)以后，我國(guó)高校在管理制度建設(shè)方面取得了一定的成績(jī)。檔案管理作為高校管理活動(dòng)中的重要內(nèi)容也越來(lái)越受到重視，因此，需要大量的具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的管理人才。探討了現(xiàn)代高校檔案管理人員所要具備的職業(yè)素質(zhì)，并進(jìn)一步提出了發(fā)展這些職業(yè)素質(zhì)的措施。

關(guān)鍵詞：高校檔案；管理人員；職業(yè)素質(zhì)；構(gòu)建

中圖分類(lèi)號(hào)：F272.92

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1672-3198(2009)08-0110-02

1高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)

職業(yè)素質(zhì)是指從業(yè)者在一定生理和心理?xiàng)l件基礎(chǔ)上，通過(guò)教育培訓(xùn)、職業(yè)實(shí)踐、自我修煉等途徑形成和發(fā)展起來(lái)的，在職業(yè)活動(dòng)中起決定性作用的、內(nèi)在的、相對(duì)穩(wěn)定的基本品質(zhì)。它是勞動(dòng)者對(duì)社會(huì)職業(yè)了解與適應(yīng)能力的一種綜合體現(xiàn)，其主要表現(xiàn)在職業(yè)興趣、職業(yè)能力、職業(yè)個(gè)性及職業(yè)情況等方面。影響和制約職業(yè)素質(zhì)的因素很多，主要包括：受教育程度、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)環(huán)境、工作經(jīng)歷以及自身的一些基本情況等。一般說(shuō)來(lái)，勞動(dòng)者能否順利就業(yè)并取得成就，在很大程度上取決于本人的職業(yè)素質(zhì)，職業(yè)素質(zhì)越高的人，獲得成功的機(jī)會(huì)就越多。

從事檔案管理的工作人員也同樣要具備健康的身體素質(zhì)、良好的道德素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)的知識(shí)和技能。有學(xué)者把檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)構(gòu)建成糧倉(cāng)型(如圖1)。也有人認(rèn)為現(xiàn)代檔案管理人員除了要精通業(yè)務(wù)知識(shí)外，還要能熟練使用計(jì)算機(jī)。能懂外語(yǔ)。總之，檔案管理人員不僅要做檔案管理的“專(zhuān)才”。而且一定意義也得做樣樣皆通的“全才”，才能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理這一職業(yè)的要求。因此，筆者把高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)歸結(jié)為一下幾點(diǎn)：

1.1思想素質(zhì)

這里指的思想素質(zhì)包括政治素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。

(1)政治素質(zhì)是指對(duì)以國(guó)家、階級(jí)和政黨為中心的一系列基本政治問(wèn)題所持有的穩(wěn)定態(tài)度，也就是所持的政治立場(chǎng)和是非觀。高校檔案人員要具備認(rèn)清社會(huì)的發(fā)展方向和高校的改革方向的能力，使檔案管理工作朝著有利于高校改革的方向發(fā)展。

(2)職業(yè)道德素質(zhì)是指從事一定職業(yè)的人在其特定的工作實(shí)際中形成比較穩(wěn)定的道德觀念、行為規(guī)范和風(fēng)格習(xí)慣等。做為一名高校的檔案工作者應(yīng)具備的職業(yè)道德素質(zhì)是：第一，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。檔案管理人員的日常工作包括做好各類(lèi)檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用和調(diào)研工作，保護(hù)檔案的完整和安全，此外，還要定期學(xué)習(xí)相關(guān)法規(guī)和上級(jí)文件，不斷提高工作水平。第二，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。高校檔案管理除了收集整理外，更重要的是服務(wù)于學(xué)校工作，檔案人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)手段。

1.2專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是指熟練掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用，通常稱(chēng)為檔案工作“七個(gè)環(huán)節(jié)”。檔案管理的工作人員要有敏感的信息收集嗅覺(jué)，這是實(shí)現(xiàn)檔案集中的一項(xiàng)重要步驟；第二步是把收集來(lái)的零散的不系統(tǒng)的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、組合、排列和編目，便于保管和利用，在這個(gè)過(guò)程中還要有甄別檔案價(jià)值的能力，確定期保管期限，把已失去價(jià)值的檔案別除銷(xiāo)毀；接下來(lái)就是檔案的保管工作，努力延長(zhǎng)檔案的壽命。維護(hù)檔案的完整與安全。檔案管理工作就是為了有效利用檔案記錄，以滿(mǎn)足查閱者的特定要求。檔案管理工作人員要熟練掌握這些基本技能，才能“服務(wù)于民”。

1.3身心素質(zhì)

身心素質(zhì)包括身體素質(zhì)和心理素質(zhì)。身體素質(zhì)指體質(zhì)和健康(主要指生理)方面的素質(zhì)。由于檔案管理人員需要長(zhǎng)期伏案工作，很容易產(chǎn)生視疲勞、頸椎病等職業(yè)病，導(dǎo)致工作效率降低。因此，健康的體魄、旺盛的精力是檔案人員做好檔案工作的基本條件。心理素質(zhì)指感知、記憶、想像、情感、意志、態(tài)度、個(gè)性特征(興趣、能力、氣質(zhì)、性格、習(xí)慣)等方面的素質(zhì)。心理素質(zhì)是這幾年才開(kāi)始受到重視的。由于工作的繁雜、壓力的增大導(dǎo)致的職業(yè)倦怠，由于成績(jī)得不到重視、缺乏成就感而導(dǎo)致的對(duì)檔案管理工作沒(méi)有興趣或缺乏動(dòng)機(jī)，這是檔案工作人員面臨的心理沖突。無(wú)論做什么事，做事者的精神狀態(tài)是至關(guān)重要的。精神健康也是檔案工作人員正確認(rèn)識(shí)檔案事業(yè)。以自信、熱情、誠(chéng)摯的狀態(tài)投入到工作中，高效率的完成工作的重要條件。

1.4能力素質(zhì)

能力是指掌握和運(yùn)用知識(shí)技能所需的個(gè)性心理特征。它分為一般能力和特殊能力，本文探討的是一項(xiàng)特殊能力，指完成檔案管理工作所需的能力。做好檔案管理要求工作人員具備的能力有：一是積極主動(dòng)的協(xié)調(diào)能力。檔案管理人員為了切實(shí)做好檔案工作，不可避免地要和有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員打交道，這需要檔案工作者發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)能力，使學(xué)校各部門(mén)檔案管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。二是組織文字材料的寫(xiě)作能力。檔案人員有一部分工作直接與文字打交道，要有較高文字書(shū)寫(xiě)能力和較強(qiáng)的文字系統(tǒng)概括能力，才能將零散的文件材料編纂成黨政文件及匯編材料等，以便日后查閱。三是信息技術(shù)能力。現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中已得到廣泛應(yīng)用，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，能促進(jìn)檔案人員對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，使利用者在短時(shí)間內(nèi)尋找到所需的信息。

綜上所述，以上四點(diǎn)是高校檔案管理人員必須具備的素質(zhì)。其中思想素質(zhì)和身心素質(zhì)是最基本的素質(zhì)，能有效促進(jìn)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的發(fā)展；專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是能力素質(zhì)的基礎(chǔ)，只有熟練掌握了檔案管理的基本知識(shí)和技能，才有可能進(jìn)一步提高能力素質(zhì)，而能力的提高反過(guò)來(lái)又促進(jìn)了專(zhuān)業(yè)技術(shù)的發(fā)展，所以說(shuō)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力素質(zhì)是互相促進(jìn)的。因此，筆者把檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)之間的關(guān)系表示為：

2高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)發(fā)展

在高校中，尤其是二級(jí)單位的檔案管理人員，基本上都是兼職人員，或是非專(zhuān)業(yè)人員，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)，崗位更換又頻繁，這給檔案管理工作增加了難度。再加上，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也越來(lái)越多的進(jìn)入檔案管理工作，為繁雜的檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，對(duì)老一輩工作人員也是一個(gè)沖擊，他們的知識(shí)技能也亟待更新。因此，如何提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。

2.1苦練專(zhuān)業(yè)技術(shù)

如今各高校檔案人員的學(xué)歷越來(lái)越高，多數(shù)都是本科甚至研究生畢業(yè)，這無(wú)疑為高校檔案事業(yè)的發(fā)展注入了生機(jī)。但從整體上看，檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人并不多，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的人才十分匱乏。因此。高校一方面要引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)的畢業(yè)生，一方面也要對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行繼續(xù)教育和職業(yè)培訓(xùn)，提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。這就包括檔案管理的基本知識(shí)和日常工作職責(zé)，檔案管理學(xué)科發(fā)展的新觀念、新技能等等。培訓(xùn)可以是聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員到校內(nèi)來(lái)進(jìn)行全員培訓(xùn)，也可以派少量人員去專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)。然后回來(lái)以報(bào)告總結(jié)或傳授經(jīng)驗(yàn)的形式教給其他人，共同提高。

2.2豐富知識(shí)技能

隨著人事制度的改革，檔案部門(mén)也同其他部門(mén)一樣，人

員日益精簡(jiǎn)，但工作量卻在增加，工作壓力也更大。高校檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，努力豐富知識(shí)技能，成為一專(zhuān)多能的復(fù)合型人才，以提高工作效率。

(1)提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用提高了各行各業(yè)的工作效率，檔案管理工作也是如此。檔案管理人員若是用數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)管理檔案。能提高工作的速度和準(zhǔn)確度。如果具備更高的計(jì)算機(jī)水平，還可以通過(guò)編程來(lái)設(shè)計(jì)專(zhuān)門(mén)針對(duì)該校該部門(mén)的檔案管理系統(tǒng)，創(chuàng)新管理模式。

(2)提高語(yǔ)言文字水平。檔案管理是文字工作，學(xué)校檔案的文件匯編、大事記的編寫(xiě)、全宗介紹、組織沿革、檢索工具、科研匯編、數(shù)字匯編等，以及使用目錄、著錄、標(biāo)引等的書(shū)寫(xiě)，都是檔案人員的工作職責(zé)，因此要提高工作人員的書(shū)寫(xiě)和文字表達(dá)水平。另外，外語(yǔ)是關(guān)系到當(dāng)前檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員評(píng)聘和晉升的一項(xiàng)指標(biāo)，也符合高校發(fā)展的方向，要利用各種教育方式，幫助檔案管理人員學(xué)好外語(yǔ)。

除此之外，由于檔案管理工作涉及面廣，工作人員還要具備歷史學(xué)、管理學(xué)、法學(xué)知識(shí)，熟悉現(xiàn)代辦公設(shè)備，等等，豐富的知識(shí)技能是對(duì)現(xiàn)代檔案管理人員更高的要求。

2.3健全身心素質(zhì)

沒(méi)有強(qiáng)健的體魄，抱有宏偉的理想也無(wú)法實(shí)現(xiàn)；沒(méi)有精神的支撐，不“想”有所作為，就不“會(huì)”有所作為。因此。良好的身心狀態(tài)是做好檔案工作的前提。首先，從個(gè)人方面來(lái)說(shuō)，檔案工作者平時(shí)要多加鍛煉，注意勞逸結(jié)合，同時(shí)，心態(tài)上要放平和，提高自己面對(duì)困境和挫敗的承受力；其次，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)關(guān)心檔案工作人員的身心健康，營(yíng)造良好的人際關(guān)系，對(duì)有困難的同志，要加強(qiáng)溝通與教育；再次，高校要積極創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境，大力宣傳檔案工作的重要意義，提高檔案工作人員的地位和待遇，建立科學(xué)的考評(píng)制度，緩解檔案工作人員的職業(yè)倦怠。

2.4提高職業(yè)道德

檔案人員的職業(yè)道德主要包括履行職責(zé)、保護(hù)歷史資料、保守機(jī)密、周到服務(wù)等。提高高校檔案工作人員職業(yè)道德的途徑主要是；第一，通過(guò)校內(nèi)外培訓(xùn)的方式，在提高業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，加強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)道德教育；第二，在全校范圍內(nèi)形成良好的輿論氛圍，宣傳檔案工作者中的先進(jìn)典型，弘揚(yáng)正氣，進(jìn)一步提高檔案工作者的職業(yè)道德意識(shí)。第三，把提高職業(yè)道德意識(shí)與獎(jiǎng)懲辦法相結(jié)合，對(duì)堅(jiān)守職業(yè)道德，恪盡職守的先進(jìn)人物應(yīng)予宣傳表彰，同時(shí)對(duì)少數(shù)玩忽職守者，應(yīng)給予嚴(yán)肅的批評(píng)教育和必要的懲戒。

隨著社會(huì)、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案工作的任務(wù)、環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化，加強(qiáng)高校檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)，是搞好高校檔案工作的根本保證。現(xiàn)在，各高校已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并通過(guò)培訓(xùn)的方式逐步提高工作人員的職業(yè)素質(zhì)，已初見(jiàn)成效，但高水平的管理人才還相當(dāng)缺乏，在今后的一段時(shí)間內(nèi)，各高校還需要繼續(xù)努力，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。