信息化對財務人員的挑戰

劉友彬

在企業實現管理決策信息化的過程中,財務監控系統發揮著核心的作用。而該系統的三個主要資源——信息、信息技術、財務人員,財務人員作為知識工作者則是系統的核心,他們將始終負責規劃、開發、管理和運用財務監控系統的職責。本文將在信息化的大背景下從分析財務人員定位入手,主要探討財務人員應如何提高自己以更好的履行自己的職責。

一、信息化下財務人員的定位——財務監控系統的主人

一直以來,財務人員都非常善于利用和分析信息,尤其財務部門經理在企業管理中充當著財務信息專家和決策參謀的角色。因此,財務監控系統作為企業IT的核心系統,在其功能的擴展和維護中,計算機專業人員是無法替代企業財務管理人員的地位的,只有財務負責人才能擔當起主導的作用。

然而在目前,一方面許多企業的財務管理人員僅僅學會操作網絡財務系統,被動地使用網絡系統的數據和信息,無法將網絡財務(如ERP)作為支持企業財務控制、財務決策和戰略管理的系統。另一方面,信息技術人員一般都是按照企業既定的需求設計、建立和維護系統,而不是從動態和財務管理需要不斷變化的要求給企業提供服務。目前,許多企業信息化程度比較高的企業,似乎還是以計算機人員主持開發、擴展和維護財務管理信息系統,財務經理和高層經理都很少去關心財務信息系統的開發和擴展或維護工作。在這樣的系統中,財務管理人員不是真正的主人,系統實際的運行效率和效果都不令人滿意。對許多已實施信息化的企業進行調查,可歸納出這樣的結論:沒有財務管理人員參與開發和擴展的財務系統一定是很難發揮財務控制和管理決策支持的作用,因而也就是一個失敗的系統。因此,財務管理人員要成為網絡財務系統的主人,也就是要成為網絡財務系統的開發、擴展和維護的領導人和主持人。

二、財務人員專業素質的擴展——縮小財務人員與IT的差距

最近幾年的一個討論的焦點就是在信息管理中,如何將信息技術與企業的管理需求更好的融合。從人員專業素質角度來說,網絡財務系統中的財務人員需要縮小與信息系統技術人員之間的差距,更好地理解和適應信息技術及相關問題,以便能夠更恰當地把企業迫切需求告訴他們的信息系統技術人員。因此,筆者認為財務監控人員應該在擔任自己角色的同時,還應能適應信息技術專業的要求。

如果高層財務管理人員關注的焦點僅僅是企業的戰略目標和日常事物,而系統技術人員關注的又只是程序,雙方都只對各自領域里的知識熟悉,結果是財務經理與網絡系統技術人員無法溝通,會導致企業無法控制系統實施。在這種情況下,ERP系統很快就會脫離管理人員的控制。

因此,當今的財務人員要管理和領導他們的組織走向成功,必須通過學習深入理解他們組織的信息技術基礎結構、堅實地掌握基礎結構的各個成分及其相互關系,知道怎樣利用各種大小不同的、商用的或公共的元素實現財務監控的目標和任務。財務人員需要在長期的財務戰略和近期的具體財務目標的前提下定義其組織當前優先考慮的問題,然后他們要和信息技術人員共同商定信息技術如何匹配這個大前景。這就要求財務監控人員深入了解和充分適應信息技術及其相關問題,縮小組織的財務目標與其信息技術機構工作目標之間的差距。而財務人員要成為財務系統開發和擴展的主人,必須經過一定的在職培訓學習。特別對那些正在主持和將要主持網絡財務系統的財務人員,要進行網絡財務的高級技能和知識培訓,除了要求取得一定等級計算機應用證書之外,還應當認真學習適用的財務軟件開發技術,深入學習信息技術與財務、財務、經營管理技術有機地融合于一體的有關課程。

除了要具備信息技術的基本知識,財務人員還應該培養一種重要的能力,即創造性地使用信息技術的能力。財務人員必須對新網絡信息技術的出現很敏感,并且能夠先于競爭對手制定出采用新技術實現財務戰略和目標的解決方案。

三、財務人員必須樹立新的管理觀念:信息價值觀、實時控制觀、流程再造觀

(一)信息價值觀。對于信息價值問題在早期的理論信息經濟學中就有所研馬爾薩克(J.Marschak, 1999)認為,信息的價值應當是獲取信息之前與之后的最大效用之差。斯蒂格勒(G.Stigler)則認為,信息的價值可以用購買行為中買主預期成本的減少額來表示。信息化條件下的信息價值觀,實際上是一種新的財富觀。尼葛洛龐帝認為,由于信息的驚人增長,“社會將因此分裂為不同的陣營:信息富裕者和信息匱乏者”。貝爾(D.Bell)曾稱之為“知識價值觀”,更多的人則稱

之為“信息價值觀”,其基本觀點可以表述為:信息就是財富,誰占有了更多更好的信息,誰就能開發出更多更好的資源,從而擁有更多的財富,成為信息時代的富人。在信息革命日益激烈的今天,信息不僅是財富的象征,而且是財富的源泉。人們利用信息,既可以直接創造財富,也可以間接創造財富,財務監控就是這樣的工作。

在計算機網絡的世界中,數據分析、數據挖掘和利用是財務的一種主要職能。在信息化的企業中,數據是非常豐富多彩和復雜的,要對眾多的數據進行加工處理,使之成為決策有用的數據倉庫。財務人員應該在分析和利用信息方面具備良好的基礎,懂得怎樣收集與財務監控有關和決策有用的數據,并將其進行加工處理。同時,可以適當衍生財務的數據收集范圍,這樣可以建立解決支持網絡財務監控的數據倉庫,滿足企業戰略財務管理和決策的需要,充分體現信息在財務監控中的價值。

(二)流程再造觀。傳統的組織結構建立在職能和等級的基礎上。雖然這種模式過去曾經很好的服務于企業,但是對于當今競爭環境的要求,它的反映已經顯得緩慢和笨拙。20世紀80年代,面對不斷加劇的競爭壓力、世界范圍的經濟不景氣以及由于對信息技術的大量投資卻令人失望的效果,促使人們尋找如何更大的發揮信息技術效用,在有效性、高效性和適應性方面取得突破改進。

邁克爾?哈默在他1990年發表在《哈佛商業評論》的奠基性論文《再造工作:不要自動化改造一一徹底鏟除》中系統地闡述了業務流程再造的思想。他警告人們不要在土路上鋪設IT,建議組織充分利用新信息技術提供的機會的角度重新認識自己的業務。他一再強調,組織在引入IT之前,首先應該保證流程正確無誤。

近年來,業務流程再造已經成為一個非常流行的概念。究竟什么是業務流程再造?喬和菲爾做了如下定義:BPR是一種改進哲理。它的目標是通過重新設計組織經營的流程,以使這些流程的增值內容最大化,其他方面的內容最小化,從而獲得績效改善的躍進。這種做法既適用于單獨一個流程,也適用于整個組織。

激烈競爭的市場環境需要企業不斷地改變自己以適應外部環境的變化。在實施ERP系統的許多成功企業實例中得到這樣的一個經驗:建立ERP網絡管理系統,不是一個軟件開發和應用的簡單問題,而是一個重新改造公司業務流程的重要變革決策問題。同時,一旦ERP系統進入正常運轉,企業的經營財務和業務活動就會進入系統所確定的模式,就再也沒有人愿意對系統進行任何改動,因為改動需要投入許多的人力、資金和時間,甚至影響企業的正常經營等。因此要使財務監控能夠有效進行,需要價值流的改造咨詢,才不會陷入網絡信息系統的怪圈。

(三)實時控制觀有了計算機網絡技術,可建立價值流數據庫和價值流數據倉庫,它將企業內外部發生的每一業務和事件按價值流分類實時地記錄下來,并按照一定的加工程序形成可用于感覺企業環境變化的信息(圖表和聲音等),它及時地反映環境(包括國內和國際的動態)變化,其目的是使企業能及時和準確地對環境的變化做出反應,并最大限度地滿足顧客需求。

企業管理和業務的全面電子化和網絡化使企業連續實時控制成為可能。網絡財務監控可以分為三個層次:價值流責任單位基層的財務監控、高層經理的財務監控和董事會戰略財務監控。

首先,利用網絡系統可對重要的價值流業務施行連續實時財務監控,并能隨時做出決策調整,這是價值流責任單位基層的財務監控。諸如,航空公司對訂票業務進行連續監控,不斷調整座位的價格,控制銷售和優惠。制造公司對自己的客戶需求鏈進行連續的監控,加大暢銷產品的生產,不斷調整和壓縮滯銷的產品,同時對銷售價格做敏感分析,以及時調整價格,盡快處理滯銷產品。另一方面,更重要的是對企業的資金結算和銷售管理也可施行適時監控。如某保健產品公司,有50萬戶的銷售代理商,公司對銷售過程的控制是通過電子資金支付轉移系統,使代理商出售產品的時候其銷售款就直接進入該公司的銀行戶頭。這樣可以加快資金的周轉速度,提高資金的使用效益。

其次,為高層經理提供連續實時核算的財務監控信息。以實時的價值流數據庫為基礎,建立完備的財務科目(含明細科目)體系的編碼,并與業務編碼建立對應關系,隨時可按財務管理所需的報表規則實時編制財務信息報告。如常用的價值流責任單位的現金流量表,即現金流量表項目與財務科目(含明細科目)對應關系的建立。類似這種對應分類關系的建立,使財務人員不需要任何復雜操作,系統就能自動實時生成任意指定期間的財務監控用的現金流量表。這正說明了連續實時核算的信息是實現高層經理的網絡實時財務監控的基礎。

第三,為董事會戰略財務監控提供實時信息。如某企業集團,有50個跨國子公司和幾萬戶的銷售代理商形成一個復雜的供需鏈,集團對戰略的監控和調整也是基于分布式的過程監控的財務信息。這些戰略財務監控決策可根據預先設置在軟件中的規則自動(快速)做出響應,進而對整個企業的財富創造過程施行適時和實時監控,不斷調整以便滿足顧客的需求和滿足股東的財富增值及其企業利益相關者的需求。

(作者單位:湖南天義建設集團有限公司)