中小型醫院后勤檔案管理中的問題與解決措施分析

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十堰市婦幼保健院

文字、圖表、簿冊、錄音、光盤、錄像等各門類載體中所記載的具有一定保存價值的醫院各項工作信息均為醫院檔案，其是使醫院在接受相關檢查、評估時能對其以往工作方法與工作思想予以重現的重要途徑，是醫院宣傳教育工作得以實施的前提，也是醫院各項科學研究工作得以開展的基礎。所以，科學、合理的對醫院檔案信息資源進行管理、利用與開發具有相當的必要性，其不僅可積極推動醫院的發展與建設，還能從客觀的角度對中國特色社會主義建設過程中的經驗教訓與輝煌成就予以展現。現如今，許多中小型醫院較為傳統的后勤檔案管理模式已無法適應新時期醫院的發展步伐。因此，需對醫院后勤檔案信息資源進行充分挖掘利用，將醫院后勤檔案管理模式轉變過來，以有效推進中小型醫院的現代化建設與發展。

一、中小型醫院后勤檔案管理工作的具體意義

在醫院規劃與建設過程中充分發揮其憑證作用、在醫院日常管理過程中充分發揮其參考作用、為醫院未來發展提供強有力的保障是中小型醫院后勤檔案管理工作開展的主要意義。現如今，許多中小型醫院為對社會發展實際需求予以適應均在持續擴大自身規模，醫院的初始建設數據、資料與文件等檔案可為醫院擴建工作提供真實、有效的歷史依據，對醫院的發展十分重要。此外，醫院后勤檔案中還包括醫院后勤部門的物業管理、綠化保潔、維修管理、基本建設、生活保障等一系列工作狀態，可有效保障醫院的未來發展，且醫院后勤檔案內容的真實性還可為醫院工作發展規律的總結與研究工作提供重要科學依據[1]。

二、當前中小型醫院后勤檔案管理工作中存在的不足

(一)未能予以后勤檔案管理工作足夠的重視

現如今，許多中小型醫院管理層未能予以后勤檔案管理工作足夠的重視，“重臨床、輕管理，重業務、輕檔案”現象嚴重，難以激發起醫院后勤檔案管理工作人員的工作主動性與工作熱情，令醫院后勤檔案管理工作不能發揮出其應有作用[2]。

(二)醫院檔案管理機構與歸檔管理范圍不夠健全與規范

目前，大部分中小型醫院甚至還未對專門檔案管理部門予以明確設立，僅由行政科室人員或辦公室人員兼任醫院后勤檔案管理工作，使得醫院當中的各類檔案得不到統一的集中管理，降低了醫院檔案的完整率與歸檔率，阻礙了醫院后勤檔案質量的提升。

(三)醫院專業檔案管理人才缺失，相關人員綜合業務水平不高

許多中小型醫院的后勤檔案管理工作人員的業務水平與政治素質較低，缺乏應有的理論水平與管理能力，不能對醫院當中需要歸檔的文件予以完整、及時、全面的收集，對醫院后勤檔案管理工作的發展產生嚴重制約。

三、可對中小型醫院后勤檔案管理工作水平予以有效提升的幾點建議

(一)提升檔案意識、弘揚檔案精神、宣傳檔案工作重要性

需在醫院后勤檔案管理工作開展過程中對其重要性予以大力宣傳，以使醫院領導、干部、職工的檔案意識得到有效提升，醫院檔案管理工作重要性宣傳工作可通過如醫院電子屏幕、醫院報刊、醫院宣傳欄、定期舉辦檔案工作專題會議、定期開展檔案業務知識培訓等途徑實施開展，對與檔案工作有關的法律、法規、政策、方針進行大力宣傳，弘揚檔案精神。使醫院領導在檔案工作專題會議中明確了解當前中小型醫院后勤檔案管理工作中存在的問題與困難，提升其對醫院后勤檔案管理工作的重視程度。令醫院后勤檔案管理人員在檔案業務知識培訓過程中強化自身檔案管理能力，以提升中小型醫院后勤檔案管理工作的整體水平[3]。

(二)使醫院后勤檔案管理制度更為完善，對檔案管理人員綜合素質予以提升

建立健全醫院后勤檔案管理制度是提升中小型醫院后勤檔案管理水平的有效途徑，醫院后勤檔案管理人員可在此類制度的管理與約束下轉變自身工作作風，有效提升其工作質量。醫院可利用相應的考核制度對后勤檔案管理人員工作質量進行考核與評估，并以獎懲標準為依據對其實行相應的獎勵與懲罰。中小型醫院需將后勤檔案管理人員培養納入人才培養計劃當中，為其提供專業培訓與進修學習的機會，致力于其綜合素質的提升。

(三)制定并實施醫院后勤檔案管理標準，使醫院后勤檔案管理步入全新的工作局面

中小型醫院需將一系列科學性與規范性兼具的醫院后勤檔案管理工作體系制定出來，令醫院后勤檔案工作從收集、分類、整理、立卷直至歸檔的一系列工作流程更為標準、規范與科學，對電子公文檔案與磁性載體檔案進行重點管理，確保對紙質檔案、影像檔案、電子檔案與磁性載體檔案的管理均合乎醫院后勤檔案管理工作體制的要求與標準，令醫院后勤檔案能將醫院發展面貌更加形象、生動、直觀的展現出來，為醫院日后對后勤檔案的開發利用提供便利。

(四)使醫院后勤檔案管理工作方法更具科學性，令醫院后勤檔案管理步入信息化

先進管理設備的配備是中小型醫院后勤檔案管理工作步入信息化的基礎，醫院檔案室需對檔案庫房予以合理規劃，并為其配備計算機、空調、除濕、除塵、烘干、溫濕度計與滅火器等等現代化檔案管理設備，對檔案庫房溫濕度予以科學控制，避免發生火災、蟲害等不良災害。與此同時，醫院需將局域網絡與先進的檔案管理軟件充分利用起來，展開醫院后勤檔案管理部門與醫院其他各部門間的檔案信息資料管理工作，致力于將服務作為醫院后勤檔案信息化管理體系的主旨，使醫院后勤檔案信息資料服務于醫院當中的各個部門[4]。另外，醫院還需樹立起牢固的網絡安全意識，對檔案資料保密制度予以嚴格執行，確保醫院檔案信息的完整性與安全性。

(五)對醫院后勤檔案予以積極開發與利用

中小型醫院后勤檔案管理人員需以醫院的實際工作目標與工作安排為依據對醫院后勤檔案予以充分利用，為醫院各科室積極提供具有一定參考價值的檔案資料，將全方位、多層面的信息資源提供給醫院臨床、教學、醫療與科研工作，明確醫院各部門在檔案信息資源方面的利用需求，有效支持中小型醫院的發展與建設。

四、結語

在當前信息化高速發展、競爭日益激烈條件下，中小型醫院若想自身后勤管理工作效率得到有效提升就必須對后勤檔案管理工作水平予以強化，明確醫院后勤檔案管理工作的開展任重而道遠，對自身后勤檔案管理制度進行完善，并在此同時推進后勤檔案管理的信息化建設，以為醫院決策者與管理人員提供有效的備查依據，令中小型醫院后勤管理服務質量與醫院整體水平得到有效提升，使之實現可持續發展。

參考文獻：

[1]李斌.醫院檔案管理存在的問題及對策探析[J].時代農機,2015,14(8):81,120.

[2]夏京艷.醫院后勤檔案管理的重要性及工作優化路徑[J].卷宗,2016,30(4):1～2.

[3]李靜,王艷君,趙振國.淺談中小型醫院后勤檔案管理中的問題與解決[J].中國衛生產業,2017,18(17):142～144,146.

[4]毛向陽,張為,陳亮.醫院后勤檔案管理存在的問題及改進措施[J].江蘇衛生事業管理,2015,24(3):135～136,138.