建設工程項目管理中的合同管理

阮　木　裘建江　袁靈玲

摘要:本文分析了合同管理的特點和內容,提出了如何加強合同管理措施,以實現項目管理的投資控制、進度控制和質量控制。

關鍵詞:建設工程;項目管理;合同管理;價格;工期

1 前言

合同經雙方協定確定了工程項目的價格、工期以及質量等目標,規定了合同雙方責權利關系,它作為合同雙方協作的指南,對整個項目的實施起總控制作用,是工程項目管理的核心。合同管理貫穿于工程實施的全過程和各個方面 。嚴格地說,建筑工程項目的任何一項工作都可以作為一個合同來管理,包括與協作單位的合同(設計單位、監理單位、施工單位、材料供應商等),甚至于自身員工的聘用都離不開合同管理。正是這樣,合同管理成為近幾十年來項目管理研究的重點。下面就來探討一下如何做好大型建設工程的合同管理。

2 合同管理的特點

合同管理工作是工程項目管理的起點。項目管理的第一步就是合同分析,它控制著整個工程項目管理工作。

合同管理由合同分析、合同資料、合同網絡、合同實施控制和索賠管理等組成。它們構成工程項目的合同管理子系統。

合同管理與其他管理職能,如計劃管理、成本管理、組織和信息管理等之問存在著密切的關系。這種關系,即工作處理順序關系,可以看作是信息流,即信息流通和處理過程。

3 合同管理的內容

3.1 合同管理組織

就企業而言,合同管理組織應該是“學習型”的,這是由合同管理工作的性質和建設工程項目的特點所決定的,合同管理作為一種智力型、復合型的工作,需要高度的專業化、大量的知識和豐富的經驗,而這本身與工程項目的一次性和工程項目組織的臨時性是根本矛盾的。如何從一次性的工作和臨時性的組織中積累管理知識,從而提升企業的競爭力,這是個關鍵的問題。

3.2 合同管理制度

合同管理制度關注的是更長遠的東西,確立的是一個長效機制。政府對合同管理制度建設已進行了很長一段時間,然而實際的合同管理制度比政府所言的層次降低了很多,更具體了些,主要是指合同管理組織進行工作的制度建設。健全的制度是約束組織和組織中個體行為的依據,是工作績效的保障。

3.3 合同管理的評價和持續改進

合同管理工作的評價是“學習型”組織建設的工具保證。通過評價,積累知識經驗,從而實現合同管理體系的持續改進。

4 合同管理措施

4.1 合同簽訂前的準備工作

在競爭日益激烈的建筑市場中,要想通過投標和談判簽訂一份較為理想的合同,要求企業管理者從獲取招標信息開始,就應做好項目分析、評估、決策、合同預審等合同簽訂前的全部準備工作。

經常關注廣播、電視、報紙等媒體及因特網上公布的招標信息,結合本企業近期生產經營狀況和遠期的發展前景,對招標公告進行分析、評審,決策是否參與工程投標。必要時,應赴現場勘察、調研、收集第一手資料(如當地價格信息、人力資源、人工工資、水陸交通狀況、民風民俗、水文地質、氣象信息及參與投標的競爭對手情況等)。

對企業的基本情況,包括勞動力、技術力量、設備裝備能力、企業資信、獲獎榮譽等,特別是企業的財務狀況和類似工程經驗等與欲投標項目情況進行具體對照,分析本企業在該工程中的優勢與劣勢。從而決策是否投標。平時應通過計算機建立一個有關這些資料的專門資料庫和信息網,并注意補充與完善。一旦要參與某個項目的資格預審,即可從資料庫中調出相關資料,再針對招標單位的具體要求加以修改和補充,使資格預審文件能準確快捷地到達招標單位(或可通過電子郵件的形式發送到招標單位)。

在投標決策前,認真做好市場調研工作(有條件的企業應成立市場調研部),根據資格預審的評審要求、市場情況、競爭對手的情況和自身的競爭實力,用科學的決策方法加以分析,及早發現問題,及時研究對策,從而作出正確有效的投標決策。

4.2 合同簽訂后項目實施階段的合同管理

承包商作為合同的乙方,在合同簽訂后的項目實施過程中,必須嚴格履行合同規定的各項責任與義務,做好以下幾個方面的工作:

合同評審與合同管理規劃。合同簽訂后,按ISO9002質量保證體系文件要求,進行合同評審,明確合同規定的各方責任與義務,并制定相應的方案與措施。在編制《實施性施工組織設計》的同時還應編制《實施性合同管理規劃》,明確合同管理的目的、內容、程序、方法。在進行合同管理時,按《實施性合同管理規劃》進行合同管理。由于施工條件的復雜性和多變性,合同變更經常發生,因此對合同管理應實現動態管理,建立《施工合同動態管理日志》,發現新問題及時調整合同管理策略。

合同技術資料管理。因合同文件和技術資料是合同管理的基本依據,所以應首先建立和健全施工往來函件的簽收、發放登記手續。根據合同規定的工作范圍、技術規范、設計圖紙要求和進場后報送的并經監理工程師批準的施工進度實施計劃(《實施性施工組織設計》),負責組織現場施工。每月(旬)的施工進度計劃,亦須事先報送監理工程師批準。承包商在施工過程中要注意收集、記錄和整理以下各方面的技術資料:施工日志;來往函件;氣象資料:施工備忘錄;會議紀要;工程照片和工程聲像資料;工程進度計劃和實際進度計劃;工程核(結)算資料;工程圖紙;設計變更;招投標文件;市場信息價;不可抗力事件等,以便進行合同索賠時能提出有力證據。

履約中的施工現場管理。按編制的《實施性施工組織設計》組織施工合同簽訂后,在投標階段所編制的《施工組織設計》的基礎上,結合實際情況再編制《實施性施工組織設計》,并按此指導工程施工,完成合同所規定的工期目標、質量目標、安全目標、成本目標。在施工過程中又應根據實際情況,將施工計劃進行對比檢查,并進行合理調整,以滿足合同要求。

按照工程進度及施工規范的要求,及時進行有關單元工程(或分部工程)的現場檢驗或試驗,所有的檢驗、試驗結果均應報送監理工程師審核批準,以便進行單元工程(或分部工程)驗收。

對施工放樣及測量的所有原始數據(包括圖紙、設計變更)及施工過程中所發生的隱蔽工程驗收計量,均應報送監理工程師檢查并簽字批準,這樣便于工程計量與支付。

4.3 合同違約與索賠管理

索賠的概念。索賠是指合同的一方以對方違約的事實或以屬于對方的風險事件發生而使自己遭受損害為基礎,以合同、法律、法規為依據,向負有賠償義務的對方提出賠償或其他補償的正當要求,包括經濟補償和工期補償.索賠是合同管理的重要環節,承包商從工程投標之日開始就要對合同進行分析.項目開工后,合同管理人員要將每日實施合同的情況與原合同分析的結果相對照,一旦出現合同規定以外的情況或合同實施過程中,因對方原因工程施工受到影響,承包商就應研究是否就此提出索賠請求。

發生索賠的原因。發生索賠的原因有很多,應根據施工現場實際情況和合同條款相對照,隨時注意分析檢查,避免造成不必要的損失,如合同文件存在的缺陷、工程施工中的設計變更、現場施工條件的變化、業主方拖延支付工程款造成損失、發生特殊風險和不可抗力等,承包商應善于抓住索賠時機。挖掘索賠理由,進行合理的合同索賠。

索賠方法。由于目前在施工合同管理方面,國內與國際相比還存在一定差距,目前建筑市場大多處于買方市場,因此承包商在進行合同索賠時,應抓住主要矛盾,不能事事索賠.盡量采取多個單項索賠方式,避免到工程完工后采取一攬子索賠的方式。對某些小額費用的事件,承包商不應斤斤計較,以利于大額索賠事件獲得成功。

施工索賠有利于項目法人(建設單位)提高合同管理水平,節省工程投資。目前由于某些項目法人(建設單位)對施工單位提出的“施工索賠”意義認識不夠,甚至反感,因此承包商對此應將“施工索賠”名稱改為“工程補償”,這樣往往能收到較好效果,有利于索賠獲得成功.在合同履約過程中,應認真履行自身義務,避免項目法人提出反索賠。

結束語:

合同的簽訂、履行、存檔貫穿于工程項目管理的全過程,是工程項目管理中一項非常重要的綜合性管理活動。隨著中國加入世界貿易組織、外國建筑企業進入中國建筑市場以及國際工程條款在國內建筑市場的進一步應用,合同管理愈發重要。在這種形勢下,建設單位就必須以合同管理為中心,對施工單位的工程質量等進行有效管理,維護建設單位利益,提高投資效益。