高校檔案管理創新的內涵

高萌萱

從管理學上講，管理創新的實質就是把握適應組織外部環境和內部條件的變化，有效地配置、整合和利用可得到的有限資源，以實現本組織既定目標的動態的創造性活動。高校檔案管理創新就要用現代的管理理念和現代的管理體系，創造出更多的管理成果，最大限度地發揮檔案的作用，體現檔案的社會價值和經濟價值。

1建立科學的檔案管理體系

建立科學的檔案管理體系，一要有科學管理的觀念和辦法：二要有科學的論證體系，從檔案館建制規模。到檔案管理人員配置，都要結合本校實際，進行科學合理地評估，確保各項工作的開展；三要有科學管理的手段：四要有科學管理的設施和裝備。

1.1檔案管理的制度化

按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結合本校實際情況，制定《高校檔案管理辦法》實施細則，把《高校檔案管理辦法》真正貫徹執行下去，是完善檔案管理制度體系、規范高校檔案管理工作的根本保證。加強檔案工作制度化建設。一是要加強宣傳教育，提高全校教職員工對依法治檔的重要性的認識；二是要建立獎懲制度：三是要明確職責：四是檔案工作制度化管理，并實施有效。

1.2檔案管理人員的配置和業務水平要求

檔案工作是一項特殊性的工作，它要求工作人員不僅有精湛的業務能力，而且要有很高的政治水平。造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的復合型高素質的檔案管理隊伍，對高校檔案工作的科學、快速發展至關重要。高校檔案館要堅持以思想教育為主線，以素質教育為主題，加強檔案工作隊伍的繼續教育，著力提高檔案隊伍的整體素質。

1.3先進的檔案管理設備

先進的檔案管理設備是現代化管理手段的根本保證。現代化管理手段靠先進的設備得以實現和發展。隨著現代化檔案管理模式的不斷創新，高校現代化管理檔案不僅僅是指計算機檢索檔案條目，而是指利用數字化管理模式進行檔案管理。其中包括自動化調溫、除濕，數字化目錄檢索和檔案全文檢索等管理系統。

2加強檔案信息資源的全面整合

在人類社會進入信息社會的今天，知識和信息已成為重要的戰略資源，占有的資源多、信息量大就能贏得信息時代的制高點，就有決策的主動權，因此，檔案信息資源一定要全面整合，集中管理。

2.1檔案信息資源集中管理體制

隨著高校合并和學校二級學院的增多，檔案信息資源量急劇上升，很多高校都建立有分檔案室，因此檔案管理也應隨之進行不斷地完善和調整。所謂檔案信息資源集中管理體制，就是統一業務領導、統一管理制度、統一分類辦法。為各檔案分室檔案的整合奠定基礎。

2.2檔案信息資源的共享

作為國家信息資源重要部分的高校檔案，應當改變由來已久的傳統管理方式，向資源共建與共享型轉變，最大化地發揮出檔案的作用。這不僅使高校檔案信息服務有可靠的依托和發展后勁，而且有利于增強高校與社會的聯系，在現代化進程中利用網絡提升高校檔案功能，促進其自身的發展。

3建立科學的檔案服務體系

檔案信息服務是檔案管理工作的最終目的，作為高校對外服務的一個重要窗口，怎樣為學校和社會提供更加優質和便捷的服務，是高校檔案館管理工作的重中之重。要轉變觀念求發展。所謂轉變觀念，就是檔案工作者不能安于現狀，采用現代化檔案管理模式，把檔案工作從被動服務轉變為主動服務。檔案管理工作要堅持以人為本，強化服務意識，拓展服務領域，創新服務機制，增強服務工作的預見性和前瞻性，千方百計為學校及社會提供更加優質的服務。

3.1建立檔案網絡服務

網絡具有快捷、便利等顯著特點，檔案服務要充分利用網絡的優勢提高檔案服務水平和服務質量。首先，要建立檔案服務主頁，把檔案管理制度、管理辦法、辦事程序等在不同的頁面上顯示出來，一是要對檔案工作的宣傳；二是要提高辦事效率。其次，可以把檔案工作動向及檔案文化通過網絡信息傳播出去，讓更多的人了解檔案和檔案工作。第三，結合局域網信息資源庫的內容，有選擇地公開共享。

3.2建立檔案編研隊伍

要利用高校有利資源，深入開展學術研究，從而加大人們對檔案和檔案工作的關注。檔案部門可以通過加大對科研成果的獎勵力度。來增強檔案工作人員的科研熱情，不僅可以促使檔案人員開拓進取、勇于創新的積極性和對檔案工作的興趣，而且還可以穩定檔案隊伍，徹底扭轉檔案工作沒人干和沒人愿意干的被動局面。

3.3實現檔案查詢現代化

檔案信息化建設是國家對檔案事業發展的一個目標要求，積極改進現行檔案管理和利用模式，建立檔案信息數據庫，是檔案現代化管理必不可少的工作。作為高等院校有著強大的技術和人才支持，對提升高校檔案現代化水平、突破傳統手工檢索的管理模式、實行計算機管理具有較強的基礎保證。只有實現檔案查詢現代化，才能為學校和社會提供優質、高效、豐富的檔案信息服務。