電大檔案管理如何創新

晁瑞芬

1實現電大檔案管理模式創新

創新是發展的靈魂，是事業前進與發展的標志。只有創新電大檔案管理模式，才能適應時代與電大事業的發展。根據知識經濟、信息社會和電大教學現代化建設發展的趨勢。電大檔案應當采取全員化、標準化、信息化的管理模式。所謂檔案管理全員化，就是實行全員化檔案管理，在全員化管理的基礎上，搞好檔案部門管理。所謂檔案管理標準化。就是按照國家與地方標準實施管理。所謂檔案管理信息化。就是在檔案材料的歸檔、儲存、提取與使用中實現網絡化、超文本化、數據庫化以及在安全、有償基礎上的開放化。檔案管理信息化是檔案管理工作的高層次、高境界，是在新思想、新觀念指導下，對包括信息在內的所有智力資本進行綜合決策并實施全面管理的一種全新的管理模式：它通過對檔案信息資源的采集、組織、存儲、檢索、開發、利用和再生產過程，集中并利用一定的人力、財力和物力資源，通過計劃、管理、協調、控制等來實現的管理活動。它要求檔案信息資源管理在組織形式上高度集成，在管理對象上不再限于檔案實體本身，而是建立于信息化的管理理念之上的更高層次的管理組配形式，是對管理要素潛質的發掘及高效運用。當然，創新電大的檔案管理模式不可能一步到位，我們應當明確目標、逐步推進、不斷深化。當前，可實行“兩結合”、“五同步”管理模式。“兩結合”就是實行專職檔案管理與兼職檔案管理相結合、電子檔案與紙質檔案相結合。“五同步”就是對于各類檔案資料實行專職檔案管理部門與兼職檔案管理部門同步鑒定、同步歸檔、同步著錄、同步整理與同步利用。

2實現電大檔案管理機制創新

就是通過設計科學的電大檔案管理流程，科學規制電大檔案管理的各個環節，提高檔案管理水平。比如，恰當規制收發文的登記、平時歸檔、按序整理。規制收發文的登記，要做到文件正本需有主管領導閱示。辦理完畢后按時歸檔。否則，容易造成文件截留，甚至丟失，使收集的檔案不完整。規制平時歸檔。要做到各類電大管理人員在日常工作中，要將已經辦理完畢的文件材料隨收集齊全，按照事先編好的類目歸類，年終進行整理，正式歸檔。規制按序整理，要做到從檔案的收集、分類、整理到計算機著錄、編目等，每個環節都力求做到統一標準、整齊劃一，以達到分類科學、編目清楚、裝訂美觀的要求。同時，應嚴格做到文體格式的規范、行文規則的規范、檔案用語的規范。電大檔案只有經過按序整理。才能保持各部分之間的有機聯系，體現檔案的系統性和完整性，實現檔案的價值。另外，我們還可以實施分類方法的創新。針對當前檔案材料多樣且文字材料和電子文本材料混雜，其整理分類的方法可將紙質文本和電子文本的檔案實行一體化管理。全宗內的分類可采用年度——專業的復式分類法。即先按學年分類，再在學年中把各種專業分開、各課程分開。實行統一立卷。學籍檔案管理也可根據遠程教育的特色，采用計算機一體化管理。學籍檔案計算機管理系統在開發時要充分考慮紙質版學籍檔案的特點，在電子學籍檔案數據采集時要與紙質版學籍檔案以同一工作規范形式來進行。以紙質版學籍檔案為數據源。所有的抄寫工作均由計算機打印完成。

3實現電大檔案載體創新

檔案載體創新，就是提升與刷新現代化檔案載體的運用水平。適應國家信息化社會、學習型社會建設的需要和學校教學管理現代化發展的需要，電大應快速實施檔案載體的創新。實施電大檔案管理的載體創新，要求我們大力提高電大檔案載體及其管理的數字化水平。檔案載體及其管理的數字化就是利用數據庫技術、數據壓縮技術、掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。第一，明確電大檔案管理數字化的建設目標。提高電大檔案管理數字化水平，應當逐步達到以下兩個方面的目標與要求：一是實現電大檔案目錄的數字化；二是實現電大檔案全文的數字化。第二，科學選擇與運用電大檔案信息儲存、提取模式。從硬件、軟件結合的層面提高電大檔案管理的數字化建設水平。一是加強計算機硬件、計算機網絡建設，要積極提升學校檔案主管部門的計算機硬件裝備水平，同時在學校網絡平臺上開辟檔案管理平臺：二是加強基礎數據庫建設：三是利用現代化技術對檔案進行管理，如采用條形碼自動識別技術，實現檔案資料查詢和檢索的自動化；應用光盤技術，擴大信息存儲量，減少庫房壓力；利用縮微和復制技術，延長檔案使用壽命，運用指紋技術、水印技術、電子印章、電子簽名等現代化技術手段對檔案材料進行保護。