淺議檔案信息管理創(chuàng)新

陶　紅

為了適應(yīng)信息化的新潮流，企業(yè)的檔案信息管理工作必須進(jìn)行創(chuàng)新。

1檔案信息化是客觀趨勢(shì)

企業(yè)檔案工作的重點(diǎn)在于為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存與發(fā)展服務(wù)。全球經(jīng)濟(jì)的融合，國(guó)外競(jìng)爭(zhēng)力量的進(jìn)入。使國(guó)有企業(yè)生存環(huán)境變得更加嚴(yán)峻，眾多的國(guó)有企業(yè)將在全球市場(chǎng)范圍內(nèi)接受優(yōu)勝劣汰的考驗(yàn)。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，單一的內(nèi)部文件和檔案本源性的固態(tài)信息已無(wú)法滿足企業(yè)在日益激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中的信息需求，企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中必須通過(guò)各種途徑隨時(shí)獲取外部動(dòng)態(tài)信息。如先進(jìn)的國(guó)際質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)營(yíng)管理模式、經(jīng)營(yíng)理念和技術(shù)，國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、政策動(dòng)態(tài)等。中原油田在20多個(gè)國(guó)家的國(guó)際市場(chǎng)上的檔案信息需求，就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。

2實(shí)現(xiàn)檔案信息化必須進(jìn)行創(chuàng)新工作

筆者以為檔案工作必須從以下幾方面創(chuàng)新：

2.1創(chuàng)新管理體制。企業(yè)內(nèi)部檔案的固態(tài)信息和外部動(dòng)態(tài)信息的一體化，將成為企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)。中原油田實(shí)行的“專業(yè)化管理。區(qū)域性服務(wù)”的檔案管理體制。若和信息中心合并，成為檔案信息一體化的新管理模式，才能使兩種相關(guān)信息優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，發(fā)揮出強(qiáng)大的整體效應(yīng)。能否充分發(fā)揮檔案信息一體化在企業(yè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等活動(dòng)中的作用，將成為企業(yè)能否在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中制勝的關(guān)鍵所在。

2.2創(chuàng)新管理方式。作為企業(yè)檔案的管理部門(mén)在檔案的管理上。首先應(yīng)實(shí)現(xiàn)由淺到深的創(chuàng)新，既要把檔案管好，更要把重點(diǎn)放在全方位為企業(yè)的決策、管理深層次服務(wù)的基點(diǎn)上；其次要實(shí)現(xiàn)由低到高的創(chuàng)新，把檔案工作的著眼點(diǎn)放在提高檔案管理水平和檔案管理者素質(zhì)的基點(diǎn)上：再次要實(shí)現(xiàn)由單一向全方位的創(chuàng)新。改變過(guò)去主要管理和利用紙質(zhì)檔案的現(xiàn)象，逐步做到保管和開(kāi)發(fā)利用多種信息資源，

2.3創(chuàng)新工作流程。檔案的收集、管理、鑒定、保管和利用都有一套緊密相連的流程，每個(gè)流程的科學(xué)性、規(guī)范性都很強(qiáng)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在收集、鑒定、保管、利用等工作流程上都需要?jiǎng)?chuàng)新，如對(duì)電子檔案安全利用問(wèn)題、采用通訊傳輸?shù)募用芴幚怼⒉欢ㄆ诟鼡Q密鑰、跟蹤監(jiān)控等方面予以有效的控制。

2.4創(chuàng)新操作技術(shù)。檔案工作的每一個(gè)流程，每一種載體(如紙質(zhì)檔案、電子檔案)都具有復(fù)雜多樣的操作技術(shù)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)確及時(shí)的操作自不待言。就是一般整理及裝訂的日常事務(wù)，也具有一定的工作方法和技巧，方法得當(dāng)、技術(shù)熟練，就能收到事半功倍之效。

3創(chuàng)新工作必須要有創(chuàng)新思維

我認(rèn)為創(chuàng)新檔案管理者工作思維要從以下幾方面做起：

3.1要敬業(yè)愛(ài)崗。敬業(yè)愛(ài)崗，是發(fā)展思維能力的動(dòng)力。一個(gè)人對(duì)事業(yè)的熱愛(ài)，對(duì)工作的執(zhí)著，必然促使他積極思考問(wèn)題，勇于提出改進(jìn)工作的意見(jiàn)和設(shè)想，隨時(shí)根據(jù)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不斷進(jìn)行探索和創(chuàng)新，檔案工作是一項(xiàng)重要的工作，要求檔案工作者具有較強(qiáng)的事業(yè)心；要任勞任怨，在平凡的崗位上，創(chuàng)造出不平凡的業(yè)績(jī)。

3.2要有知識(shí)積累。知識(shí)可以使人思維縝密，經(jīng)驗(yàn)可以使人方法得當(dāng)。一個(gè)檔案工作者如果知識(shí)貧乏，經(jīng)驗(yàn)不足，從而對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)、新情況就很難做到準(zhǔn)確地判斷，提出妥善的解決辦法，工作上就談不到有所改進(jìn)和創(chuàng)新。中原油田檔案管理處實(shí)行的檔案工作人員科研量化管理，與職務(wù)評(píng)聘掛鉤，完不成任務(wù)的高職低聘，督促員工不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新科學(xué)，就是一種知識(shí)積累的嘗試。

3.3要有創(chuàng)新思維能力。善于獨(dú)立思考問(wèn)題，不墨守陳規(guī)，這是做好一切工作的前提。獨(dú)立思考就是調(diào)動(dòng)主觀思維能力，大膽設(shè)想，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法，解決新問(wèn)題。要培養(yǎng)獨(dú)立思考能力，就必須克服種種思維障礙，消除自卑心理和盲目迷信權(quán)威等思想，擺脫傳統(tǒng)觀念和習(xí)慣勢(shì)力的束縛。

3.4要提高信息管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作者應(yīng)當(dāng)具備獲取、評(píng)估、加工、利用信息的能力：并且能據(jù)此成為一個(gè)終身學(xué)習(xí)者。就是說(shuō)，檔案工作者要能夠明確社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，對(duì)所管和獲取的檔案信息有進(jìn)行綜合分析的能力，并將加工的信息成果以一定的形式為利用者提供全新的、深層次的信息服務(wù)。

3.5要培養(yǎng)良好的職業(yè)道德。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作。敬業(yè)、樂(lè)業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)是職業(yè)道德的具體要求，檔案工作者首先要熱愛(ài)本職工作，忠于職守。只有熱愛(ài)本職工作，才能對(duì)從事的檔案事業(yè)有所追求：有了對(duì)事業(yè)的追求，才能勤奮；有了勤奮。才能有創(chuàng)造性的發(fā)揮。其次，要有認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的職業(yè)作風(fēng)。檔案信息工作是一項(xiàng)技術(shù)操作性較強(qiáng)的工作，在工作中要一絲不茍，否則就有可能造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。第三，要有高尚的職業(yè)情操。檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，需要的是埋頭苦干、任勞任怨、樂(lè)于奉獻(xiàn)，檔案工作者要以黨和國(guó)家的利益為重，為國(guó)分憂，為民解愁，踏踏實(shí)實(shí)地做好自己的本職工作。