對企業檔案管理服務機關工作的思考

喬振濤

企業檔案的利用服務，是指采用多種有效的方式，直接提供企業檔案及其信息加工材料，及時、準確地滿足用戶對企業檔案的利用需求。企業檔案開發利用服務工作是企業檔案及其信息加工材料與用戶之間的橋梁，檔案工作的服務性集中體現在這一環節，企業人員就是通過這項工作了解檔案和檔案工作的，在對機關服務中顯得尤為重要。

1保證企業檔案信息的安全

現代企業之間的競爭，不但是生產能力和經營策略之間的競爭，還是一場獲取和利用信息的較量。企業檔案信息屬于企業內部信息，在一定時間和范圍內帶有一定的秘密性，如非專利技術檔案帶有技術機密，營銷決策方案屬于商業機密。

1.1企業檔案信息內容。對不同機密程度的企業檔案信息要分別對待，比如，一般的企業檔案可以提供閱覽、借閱，技術專利、商業機密則須嚴格保管，只有具有利用權限的用戶才能接觸得到其內容。

1.2企業檔案用戶。在企業內部，檔案信息秘密是相對的，沒有絕對機密的檔案信息。所謂機密性，是指檔案信息被控制在一定的企業成員范圍內，該范圍之外的企業員工不知曉該信息的內容。因此，要保證檔案信息的安全，一條主要的措施是對不同級別的用戶分別對待，授予不同的用戶以不同的利用權限，內外有別，上下有別。特別是要把有關辦法寫入企業的規章制度中，并建立相應的監督體系，保證實施。

2實現檔案信息全天候的服務

2.1主動服務。儲存在企業檔案中的信息，內容廣泛、門類眾多，僅等企業人員主動到檔案部門查看檔案，會極大地限制企業檔案價值的發揮。企業檔案工作者應當改變過去“看攤守業”的服務方式，抓住企業信息需求量大的特點，主動上門為企業各部門服務，采取各種方法、手段和技術，使蘊藏在企業檔案中的靜態信息與生產力各要素相結合，變為現實的生產力，為企業創造效益。主動提供利用服務，一方面，要求他們熟悉檔案館藏的種類及其內容成分，對哪些檔案能為企業生產經營活動提供參考和依據，做到心中有數：另一方面，要了解企業中各種檔案用戶的利用需求的規律和特點。

2.2有針對性地服務。主動開展的企業檔案利用服務只有具有針對性。即針對不同利用者的需求，采取不同的服務方式，才能獲得預定的效果。企業檔案直接形成于企業的生產經營實踐中，其管理和利用的最終目的都是為企業生產經營實踐服務。

2.3及時服務。現代信息的生命周期在不斷縮短，企業檔案信息作為企業的一項戰略性資源，如果長時間被束之高閣，得不到及時的利用。很大一部分檔案信息就會失去利用價值，科技檔案尤其如此，無疑是對企業信息資源的極大浪費；另一方面。時間對企業來說，意味著機會和效益，企業在決策、生產、經營等活動中需要及時獲取各種信息，以滿足競爭和發展的需要。

3構建檔案信息服務的公開平臺

現代企業需要的是綜合性信息。而不是某一單方面的信息。單純的檔案信息利用，不能滿足企業所有的信息需求。企業檔案的利用服務只是企業信息服務工作的一部分，在機關服務中采取跟蹤服務、專題服務等多種形式，把整合信息提供給用戶。

3.1社會化服務。是指企業檔案的利用面向全社會的運行機制，這是新時期對企業檔案利用服務提出的新要求，也是企業檔案利用服務的一個發展趨勢。信息是現代社會的一種戰略性資源，企業信息不僅對企業內部有用，對外部社會也能發揮作用：每個企業自身形成的檔案信息資源為該企業所獨有，因而是稀缺資源，對外提供能為企業帶來經濟效益和社會效益，如科技成果檔案信息的復制轉讓、企業對外宣傳等都要用到企業檔案。

3.2多元化服務。多元化服務是有針對性服務要求的必然補充，是由企業檔案的特點和企業對檔案信息需求的特點決定的。企業檔案的門類眾多、載體復雜，各種類檔案的利用價值有所區別，企業利用檔案的部門和人員種類多，目的不同，各種活動、各個工作環節中都可能利用到檔案。