加強大學生檔案管理的對策及思考

賈海軍

目前，大學生檔案管理工作仍然存在許多不規范現象，使得大學生的檔案不能恰如其分地反映出其真實情況，給大學生的就業帶來許多不利因素。為了能為用人單位選拔人才提供可靠依據，能為大學生本人的職業發展奠定基礎，我們就要采取有力措施，切實加強大學生檔案管理工作。

1檔案內容豐富、寫實化

當今大學生檔案內容應包括以下幾方面：①政治思想方面。包括大學生在校期間的政治表現、思想鑒定、入黨或入團申請書、志愿書、個人思想匯報等能反映大學生思想政治發展軌跡的材料。②學習成績方面。包括大學生大學階段的專業課、基礎課、公共課、必修課、選修課等課程的考試和考查成績和實驗操作報告、科研成果證書等。③身體狀況方面。包括反映大學生身體素質的健康體檢卡及體育考試和考查成績等及體能特征資料。④心理素質方面。包括能反映學生的個性傾向和職業取向的個性心理特征測評書等。⑤技能水平方面。包括大學生在校期間參加的各種技能水平鑒定、能力水平考試等記錄。⑥社會實踐方面。包括大學生參加、組織大型活動能力、在校任職情況及評價等。⑦誠實守信方面。包括大學生考試有無違紀情況、助學貸款的償還情況，誠信是大學生的重要品德，也是用人單位關心的基本要素。所以，大學生檔案的內容應有其個人信用的情況反映。

大學生的檔案應用寫實的方式為用人單位提供盡量全面詳實的資料。大學生的檔案內容是對學生在大學期間的歷史記錄，應客觀真實地反映大學生的全貌，供用人單位參考。但隨著就業形勢的逐年嚴峻，有的大學畢業生為在激烈的競爭中取勝，不惜采取擅自涂改成績、開具假證明等不正當手段以擊敗對手：也有個別高校為使自己的畢業生順利就業，竊取“生源素質好、就業率高”的社會效應與名聲，而采取普遍提高畢業生成績分數、擴大學生干部覆蓋面及獲獎比例、降低考評標準、撤銷學生處分材料等手段，獲得短期效應。這種造假現象不僅嚴重干擾了大學生就業市場的公平競爭，也給大學生本人的職業生涯發展帶來了消極影響。所以，高校大學生的檔案管理工作必須嚴把內容真實這一關，力求大學生的檔案能客觀、公正、真實地反映當代大學生的能力、素質等概況，為用人單位提供可靠有效的參考，從而促進大學生的就業。

2檔案管理隊伍專業化

任何工作都應該重視對工作隊伍的建設，高校學生檔案管理工作也不例外。但是長期以來，高校檔案管理工作隊伍建設未得到足夠重視，多數高校沒有配備專職大學生檔案管理人員，大都由兼職人員負責檔案管理工作。由于兼職人員工作多，任務重。不可能有充足的時間開展檔案工作，加之兼職檔案工作人員來自不同專業，缺乏檔案專業方面的基本知識和理論素養，影響了檔案管理工作的順利開展。大學生檔案管理工作是一項專業性較強的工作，檔案管理工作隊伍建設應得到高度重視。大學生檔案管理的工作人員應樹立“以人為本”的理念，本著“為用人單位能找到適合本崗位的人才，為大學生能找到適合自己的工作”的目標，改變自己單一的知識結構，努力提高自身的政治和業務素質，同時還應當具備較高的管理水平、外語水平、計算機操作能力水平等。

3檔案管理手段的規范化、現代化

大學生檔案從形成、歸檔到傳遞，經歷的時間長，經手的部門多，工作量也很大。如果歸檔制度不健全、歸檔內容不統一，傳遞手續不嚴格，各部門之間的工作協調不好，就會造成大學生檔案的失真、片面等情況，從而不能為用人單位提供客觀、公正、有效的參考，影響大學生的就業。要建立和完善各項規章制度。使大學生檔案管理工作步入規范化、科學化的軌道。要有一套切實可行的管理制度，同時還要對制度的執行情況進行嚴格的考核，做到統一業務規范。大學生檔案的分類應根據本校檔案管理規定。做到類目層次劃分準確。檔案案卷形式要統一，填寫項目要一致。要避免大學生檔案材料的重復歸檔和遺漏，確保各種文件材料的完整、準確和系統。要能及時有效地為用人單位提供利用大學生的客觀信息，為大學生的就業服務。

大學生檔案管理手段的現代化，就是指利用計算機、網絡等現代技術對大學生檔案信息進行加工處理和傳輸，使之科學、系統化的過程，這也是大學生擇業、就業的新要求。大學生檔案管理要實現現代化，利用計算機、網絡技術是必不可少的。采用計算機等現代化管理手段，使得大學生檔案不但輸入及時快捷，而且利用時查找或輸出方便，是提高大學生檔案管理工作效率和管理水平的必然選擇。各高校要根據本校情況，編制適合自己的、方便大學生和用人單位使用的大學生檔案管理系統，要用計算機建立檔案庫，對大學生檔案要分年級、分專業按學號存放，對每一個大學生的檔案出入流動，檔案庫都要有詳細的記錄，以方便大學生就業時用人單位的查詢。實現大學生檔案管理手段的現代化，使大學生檔案的傳遞高效化、便捷化、網絡化對于大學生拓寬就業渠道、提高就業機會有著十分重要的意義。