創新檔案工作實現數字化管理

張錦輝　高　歌　趙曉青　楊學田

1優化企業檔案管理的方法

為了全面提升公司檔案管理水平，提高檔案信息的利用效率，信陽供電公司開展了檔案信息化建設。

1.1 隨著公司0A辦公自動化系統投入應用，電子文檔的管理成為檔案工作的重點，為適應現代化、標準化工作需要，充分應用信息技術拓展檔案管理的發展空間，應用現代信息技術加強檔案管理，依靠數字化手段，對原有文書、聲像檔案進行數字化處理。共錄入1983年以來的文書檔案1744卷、7959件，聲像檔案轉錄光盤362盒。同時開展對工程案卷、圖紙的數字掃描、上網和網上借閱查詢，實現了檔案管理的網絡化、電子化。

1.2不斷挖掘現存檔案信息資源的使用價值，注重做好檔案資源的開發和利用工作。檔案的最終目的是提供服務，公司檔案室始終堅持把檔案的開發利用作為一項重要工作，為了使檔案更好地發揮作用，我們利用庫藏檔案編制和參與編制了《大事記》、《組織沿革》、《220千伏變電站工程匯編》、《信陽電業志》、《配網制度匯編》、《生產安全事故匯編》、《信陽地調電網事故處理應急預案》、《公司重要文件目錄》等多種編研材料，利用效果顯著。近年來，共提供利用檔案718人次，3000余卷次，查全率99％，查準率100％，為編寫電業史、技術改造、解決經濟糾紛等工作提供大量的原始憑證和技術依據，得到了公司領導和有關部門的認可。

1.3不斷豐富檔案信息資源。在原有的檔案管理工作中，對專題檔案的收集一直是一項薄弱環節，為使這些專題活動資料得以完整良好的保存，檔案室加強了專題檔案的收集歸檔。近年來，利用數據光盤容量大、易保存的特點，將公司歷年來重要活動、工作專題錄像、照片等制作成光盤，并用多媒體檔案專用柜存放。截止目前已收集、制作不同時期反映企業發展的專題片光盤30余套。針對今年以來發生的重大事件，檔案室開展了抗冰搶險、抗震救災、奧運保電、爭創全國文明單位等專題檔案的資料收集。這些資料的收集歸檔，是記載公司改革和發展歷程的重要環節，不但豐富了檔案管理門類，同時也使公司歷史重大事件得以良好的記錄和保存。

1.4充分利用網絡優勢，搭建檔案資源共享的平臺。電腦網絡具有傳播速度快、普及面廣、便于共享的優點。為此，檔案室充分利用公司局域網絡，開設了檔案管理專題網站，設立了檔案管理法律法規及管理制度、分類檔案目錄、公司大事記、公司歷年榮譽等版塊。新竣工的工程項目歸檔完畢后，及時利用網站發布公告，方便各單位借閱，有效提高了檔案的利用率。初步實現了歸檔電子化、存儲數字化、查閱網絡化、利用全員化和資源共享的目標。該網站的建設在省電力公司系統內走在了前列。

1.5實現法律案卷的文檔一體化。每一個法律案件結案后都會形成大量的案卷材料。內容繁雜，后期的查詢利用非常不便。為加強涉電案件的歸檔管理，從2006年開始，在省公司系統內率先開展法律案件收集歸檔工作。檔案室一方面將法律案卷收集歸檔，對歷年來的法律案件相關資料按照文書類目進行組卷；另一方面將法律案卷全部掃描上網，建立了電子文檔目錄。做到了文檔一體化，解決了以前法律案件資料無處可歸的問題，同時豐富了檔案門類，為以后案件辦理、資料查閱奠定了良好基礎。

1.6積極開展檔案庫房管理的自動化建設。針對信陽雨水充分、濕度時間長、比率高的實際情況，2008年，檔案室以《提高檔案庫房溫濕度合格率》為課題，開展技術攻關，設計、安裝了庫房溫濕度自動監控系統。該系統的投入運行，實現了庫房溫濕度調節設備的自動控制，排除了工作中的人為干擾，并降低了檔案工作人員勞動強度。通過微機對溫濕度設備的進行自動控制，確保了檔案庫房溫濕度控制的精確度，溫濕度數據的采集和記錄實現自動化，更便于統計分析、微機聯網實施遠程監控。自此，公司檔案庫房的自動化管理水平邁上一個新的臺階，在省公司范圍內得到推廣應用。

2實施后的效果

2.1檔案數字化管理，提高了工作效率。檔案實現數字化管理，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，全部檔案信息實現計算機管理，大大節省了時間，極大提高了工作效率。

2.2信息價值增值，改善了服務質量。充分發揮計算機網絡技術的特點，開通網上查詢和檢索功能，通過網絡化服務達到檔案信息資源共享，加快了信息傳遞速度，提高了自動化程度，進一步發掘出檔案信息的潛在價值。

2.3改善了檔案工作管理手段和信息環境。數字檔案以新的技術與手段改變了文件寫作、傳輸、接收、存儲、檢索、拷貝、加工控制等手段，利用網絡與各單位聯結，為館藏檔案進行數字轉化提供高速、便利的信息通道，實現跨越時間與地域獲取資料。我公司檔案的數字化管理，改善了傳統的管理手段，提高了管理質量和效率。