特色學校創(chuàng)建中的檔案管理工作初探

鄭新杰

當前，創(chuàng)建特色學校、走內(nèi)涵式發(fā)展之路已成為學校建設(shè)的重要目標之一。因此，特色學校的檔案管理就顯得十分重要，檔案是否真實、完整、富有特色將直接影響到特色學校的建設(shè)。

特色學校的檔案管理必須要做到規(guī)范。檔案工作的規(guī)范管理能給學校的教育教學工作提供有力的支持和幫助，特別在每年上級組織的督導、驗收、評比和爭創(chuàng)示范性高中等工作中能提供有力的證據(jù)支持，真正地感受到搞好檔案工作的積極作用，加深了對檔案管理意義的認識。所以，必須建章立制，完善檔案工作的管理。

特色學校檔案信息資源的開發(fā)和利用是一項細致而又系統(tǒng)、嚴謹而又科學的工作，認真收集、整理、保管檔案的同時，必須始終堅持圍繞學校特色建設(shè)這一主線為學校各項工作服務(wù)的原則。

第一，注意收集本校辦學方向的有關(guān)文件材料。學校在貫徹教育方針、樹立現(xiàn)代化教育觀念時，根據(jù)學校具體的環(huán)境條件制定適合學校總體發(fā)展的規(guī)劃、年度工作計劃和專題工作總結(jié)，每年召開中層領(lǐng)導干部討論研究學校教學發(fā)展方向及學校管理等形成的文件材料，學校組織教職員工、黨政領(lǐng)導班子學習教育法律法規(guī)、依法治校的會議記錄、專題材料、簡報，還有各處、室依據(jù)制定的實施辦法、工作細則等。學校檔案工作人員，隸屬校辦公室，對及時了解學校重大活動有著得天獨厚的有利條件，應(yīng)充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，主動跟蹤學校的重大活動，了解學校長期規(guī)劃和年度計劃的主要內(nèi)容，根據(jù)各類文件材料的形成規(guī)律，制定文件材料收集計劃，特別要在各項重大活動結(jié)束后，及時向相關(guān)部門和人員收集應(yīng)歸檔的文件材料，其中圖片、照片、錄像等聲像材料應(yīng)請相關(guān)部門和人員做好文字說明。有關(guān)辦學方向的檔案材料，體現(xiàn)了一個學校的辦學水平和學校管理的總體能力，是上級對學校工作進行考核時必查的檔案資料，因而是學校檔案工作中的一個重點，其表現(xiàn)在是不能按常規(guī)在學年結(jié)束后進行文件材料的收集，而應(yīng)在學校重大活動結(jié)束后，隨時收集，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。

第二，要加強收集學校教師隊伍建設(shè)的文件材料。學校從應(yīng)試教育轉(zhuǎn)到素質(zhì)教育后，學校教師隊伍的素質(zhì)在不斷地探索中提高，不僅要求教師具備一定的專業(yè)知識水平。而且還要從各個環(huán)節(jié)充實提高教師的業(yè)務(wù)水準。首先，以《中小學教師職業(yè)道德規(guī)范》嚴格要求教師，遵紀守法；其次，在新課程改革大潮的驅(qū)動下，教師應(yīng)大膽嘗試著用新理念的教學方法去撰寫教學反思，以作為教學中的第一手資料；加大教師培訓計劃，以“請進來，走出去”的思想觀念來大大激勵每一位教師。每年度要建議每一位教職工每月寫一篇關(guān)于師德、師風、教學管理及教學心得的論文，并匯編成冊形成資料保存，以此鼓勵鞭策大家。積極參加各類繼續(xù)教育的學習，使其在教學工作實踐中總結(jié)出有益的經(jīng)驗，鼓勵教師撰寫論文在區(qū)、市、省級及各類刊物上發(fā)表。教師隊伍在提高自身素質(zhì)過程中形成的有特色的教案、論文、年度考核材料，教師指導學生參加各類競賽活動的文件材料和獲獎證書等，充分體現(xiàn)了一個學校的師資水平，這部分的文件材料是學校對教師進行培養(yǎng)、使用的重要參考資料。學校檔案管理人員應(yīng)加強這方面文件材料的收集，按教研組進行分門別類，以便提供利用。

第三，要注意整理學校常規(guī)管理文件材料。學校檔案管理是學校常規(guī)管理的組成部分，學校常規(guī)管理的主要內(nèi)容有：學校教師根據(jù)教學大綱研究教材、編寫教案、批改作業(yè)、組織測試，反饋學生的知識掌握情況和健康狀況，對后進生轉(zhuǎn)化工作，每個教學階段都要做教學質(zhì)量分析：學校圖書館、教學設(shè)備使用情況，儀器設(shè)備購置利用后一般都要進行造冊登記：學校進行基本建設(shè)和各種建筑物質(zhì)量達標驗收等過程中形成了專門的基本建設(shè)檔案：學校進行財務(wù)管理，會計核算時形成的會計檔案；安全工作是學校管理一個不可缺少的環(huán)節(jié)，都制定了一系列安全管理制度、責任書等。學校常規(guī)管理過程中形成的各種文件材料，是學校檔案的重要組成部分，它對提高學校日常管理質(zhì)量和工作效率有著重要的參考作用，但這些文件材料一般分散在學校各職能部門，要有效地提高學校檔案的利用效率，就需要學校所有檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，以便統(tǒng)一開發(fā)檔案信息資源，有效地為學校領(lǐng)導和學校各項工作服務(wù)。

第四，要把學校教學質(zhì)量的文件材料當作學校檔案管理的主體，學校教學質(zhì)量是學校檔案至關(guān)重要的內(nèi)容。例如，學校在德育方面形成的文件材料為學校教學質(zhì)量檔案增添了新的內(nèi)容：學校在日常教學實踐中形成的課程安排、教學計劃，學生各學科成績冊，體能、技能測試的材料及學生入學、畢業(yè)名冊等文件材料，是學校正常教學管理和評估教學質(zhì)量的重要檔案。建立完善的教學質(zhì)量檔案是分析教學質(zhì)量、提高教學質(zhì)量不可或缺的第一手資料。學校檔案管理應(yīng)根據(jù)學校教學工作的規(guī)律，在學年結(jié)束后及時收集有關(guān)材料，按年段、班級進行分門別類，編制檢索工具。不斷提高學校檔案管理水平，直接關(guān)系到學校特色辦學的質(zhì)量，完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學地、系統(tǒng)地為學校各項工作服務(wù)。