基于風(fēng)險(xiǎn)管理的人事檔案管理

詹靈仙

1“風(fēng)險(xiǎn)管理”模式的優(yōu)越性

把風(fēng)險(xiǎn)管理與人事檔案聯(lián)系起來(lái)絕不是理論研究上的攀拉與附會(huì)，只要看一看各個(gè)國(guó)家、各個(gè)機(jī)構(gòu)在人事檔案管理的實(shí)踐中。有多少難于預(yù)測(cè)、難于防范的不良后果和潛在危害。這些危害對(duì)于機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)和社會(huì)生活，對(duì)于眼前和長(zhǎng)遠(yuǎn)有多么普遍、重要、深刻的影響，就一定不會(huì)認(rèn)為“風(fēng)險(xiǎn)”概念在這個(gè)領(lǐng)域是過(guò)分和不當(dāng)?shù)摹?guó)際標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)——文件管理》中由20多處提及風(fēng)險(xiǎn)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)管理等概念，內(nèi)容涉及制定文件管理規(guī)劃、確定文件管理戰(zhàn)略、確定文件歸檔范圍、選擇文件保存策略和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃等多個(gè)方面。在國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)中，這些概念是針對(duì)一般的文件管理而言的，但我們有理由認(rèn)為，風(fēng)險(xiǎn)管理的方法也適合于人事檔案的管理。

2實(shí)行“風(fēng)險(xiǎn)管理”理念的價(jià)值

實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)于提升人事檔案管理效果和水平具有重要的實(shí)踐價(jià)值：

第一，喚起風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，完善管理理念。風(fēng)險(xiǎn)存在于人事檔案管理的方方面面，一旦發(fā)生不良后果，其危害難以估量。然而人們把收集、處理、制作、保存和利用人事檔案看作是一件極為平常的事，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位業(yè)務(wù)人員主要關(guān)注的是文件的現(xiàn)行效用和運(yùn)行效率，文件管理人員則主要留意文件是否及時(shí)歸檔，很少有人瞻前顧后，居安思危，有意識(shí)地從全局、全程角度防范和控制風(fēng)險(xiǎn)因素的威脅。往往是在不良后果成為現(xiàn)實(shí)時(shí)，如檔案不全、檔案失真、無(wú)法作為憑證時(shí)，人們才領(lǐng)教了人事檔案管理面臨的種種難題和麻煩。因此，很多的企事業(yè)單位已經(jīng)采取了一定的行動(dòng)，盡管這些單位不同程度地采取了一些針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策，但是當(dāng)問(wèn)及當(dāng)前管理活動(dòng)中的隱患以及對(duì)日后事故的預(yù)案時(shí)，幾乎沒(méi)有人能給出準(zhǔn)確的比較全面的答案，可見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的淡漠。

第二，建立風(fēng)險(xiǎn)管理體系結(jié)構(gòu)，完善管理結(jié)構(gòu)，目前，國(guó)內(nèi)外風(fēng)險(xiǎn)管理的理論和實(shí)踐日漸成熟，普遍應(yīng)用于很多領(lǐng)域，形成了一套規(guī)范化的行之有效的技術(shù)方法。把風(fēng)險(xiǎn)管理方法應(yīng)用于人事檔案管理，可以全面地、系統(tǒng)地對(duì)人事檔案管理中的問(wèn)題進(jìn)行綜合治理，建立一套風(fēng)險(xiǎn)管理體系，而不是頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳，臨渴掘井，亡羊補(bǔ)牢。

風(fēng)險(xiǎn)管理的程序設(shè)計(jì)不盡相同，大致可以由風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)幾個(gè)部分組成。最初的風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃相當(dāng)于一個(gè)總綱，對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)、組織、責(zé)任、方法建立一個(gè)基本框架，隨著風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的深入，這個(gè)計(jì)劃可能會(huì)逐步具體化、規(guī)范化。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別包括對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素的“尋找”和“分類”兩項(xiàng)內(nèi)容，目的是形成對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)源、分布、原因、關(guān)聯(lián)、后果的理性認(rèn)知，如果能夠形成清晰的“風(fēng)險(xiǎn)清單”和“風(fēng)險(xiǎn)地圖”，可以達(dá)到較好的識(shí)別效果。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的任務(wù)是區(qū)分人事檔案管理過(guò)程中各種風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生頻度和危害程度。目的是區(qū)別對(duì)待、掌握重點(diǎn)、合理分配管理資源。由于目前很難獲取人事管理管理的規(guī)范數(shù)據(jù)，評(píng)估常用的概率分布數(shù)值測(cè)算法難以應(yīng)用，定性的區(qū)分也可以作為一種評(píng)估結(jié)果。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)包括“防范”和“控制”兩方面內(nèi)容，適于各種風(fēng)險(xiǎn)因素和風(fēng)險(xiǎn)事故的正面較量，直接體現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)。

上述環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一個(gè)具有自己循環(huán)性質(zhì)的正反饋循環(huán)管理系統(tǒng)。計(jì)劃、識(shí)別、評(píng)估依次成為后續(xù)環(huán)節(jié)的前提和依據(jù)，又為前方環(huán)節(jié)提供反饋信息，應(yīng)對(duì)環(huán)節(jié)是風(fēng)險(xiǎn)管理功能的實(shí)現(xiàn)，并對(duì)事端以及整個(gè)體系提供全面反饋，使各環(huán)節(jié)不斷得以加強(qiáng)。把這樣一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理體系納入人事檔案管理體系之中，如同為人事檔案編織了一張嚴(yán)密的檢測(cè)防護(hù)網(wǎng)，使人事檔案得到全方位的、安全有效的保護(hù)。

第三，全面提升管理水平。完善管理技術(shù)。任何事物都具有兩面性，風(fēng)險(xiǎn)在為人們帶來(lái)負(fù)面影響(如威脅和損失)的同時(shí)，也具有正面的積極意義(如變革的機(jī)會(huì)和動(dòng)力)。因此，用風(fēng)險(xiǎn)管理的思路來(lái)研究和從事人事檔案管理并不只是立足于消極的防御，防止不良后果的發(fā)生或減輕風(fēng)險(xiǎn)事故的危害，同時(shí)還可以利用風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)在機(jī)遇促進(jìn)文件管理變革以及人們思維方式、行為方式的變革。風(fēng)險(xiǎn)管理專家認(rèn)為，如果把風(fēng)險(xiǎn)管理的重點(diǎn)集中在減少威脅或不利的結(jié)果，就好像一幅完整的圖畫(huà)缺少了關(guān)鍵內(nèi)容一樣。因此，應(yīng)把目標(biāo)放在改善項(xiàng)目的執(zhí)行效果上，這意味著有一個(gè)更寬的視角，即試圖利用機(jī)會(huì)或有利的可能性，以積極的、主動(dòng)的態(tài)度去面對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，把風(fēng)險(xiǎn)管理作為一項(xiàng)富于創(chuàng)造性、建設(shè)性的工作，這種思想對(duì)于人事檔案管理具有重要的啟示意義。至少在以下兩方面可以實(shí)施：一是把風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的重點(diǎn)放在防范上。防范是一種“前攝性”或主動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)管理，而處理和控制是一種反應(yīng)性和被動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)管理。成功的防范可以在平靜之中實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管理的根本目標(biāo)，二是借助風(fēng)險(xiǎn)管理獲取創(chuàng)新的靈感。完善人事檔案管理。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題是改善管理的前提。每一個(gè)問(wèn)題就是一個(gè)提高的起點(diǎn)、創(chuàng)新的機(jī)會(huì)。粗放、低效管理的特點(diǎn)就是缺陷多、漏洞多，而管理者卻不知其缺、不知其漏、不知后果、不知癥結(jié)。實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理的過(guò)程就是發(fā)現(xiàn)缺陷、認(rèn)識(shí)原因、制定對(duì)策的過(guò)程，改善管理的機(jī)遇就在其中。