對檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)中的幾個問題的認(rèn)識

翟向前問　翟賈遠(yuǎn)答

編輯老師：

2008年10月。鄢陵縣檔案館晉升為國家二級綜合檔案館，建立了5萬余條館藏檔案、資料目錄數(shù)據(jù)庫。為了使目錄數(shù)據(jù)庫得到安全保管和有效利用．2009年我們準(zhǔn)備啟動館藏檔案資料目錄數(shù)字化工作。我們的打算是：首先利用檔案管理軟件分全宗對案卷級目錄和文件級目錄進(jìn)行著錄，然后備份到移動硬盤上，最后導(dǎo)出數(shù)據(jù)刻錄成光盤進(jìn)行保存。不知此法是否可行?在具體操作過程中，對技術(shù)問題和外部保存環(huán)境有什么具體要求?

請翟賈遠(yuǎn)老師給予解答，甚盼!

鄢陵縣檔案局翟向前

檔案目錄數(shù)據(jù)庫是存儲在計算機(jī)內(nèi)相互關(guān)聯(lián)的按一定次序排列的檔案目錄數(shù)據(jù)的集合．它提供存儲和檢索檔案信息．是利用者利用檔案信息的指南。檔案館建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，是開發(fā)利用檔案信息資源、實現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息管理應(yīng)用中的基礎(chǔ)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。2008年國家檔案局頒布的《市、縣級國家綜合檔案館測評細(xì)則》對檔案館提出了“建立館藏全部檔案及資料目錄數(shù)據(jù)庫；建立照片檔案，音、視頻檔案全文數(shù)據(jù)庫；建立珍貴重要及利用頻繁紙質(zhì)檔案全文數(shù)據(jù)庫”的要求。據(jù)此，鄢陵縣檔案館在爭創(chuàng)國家二級檔案館的過程中，建立了5萬余條館藏檔案、資料目錄數(shù)據(jù)庫。盡管此項工作的開展是初步的．但鄢陵縣檔案館畢竟邁出了堅實的一步。同時，還應(yīng)該肯定2009年他們準(zhǔn)備啟動的館藏檔案資料目錄數(shù)字化工作。

關(guān)于翟向前提出的使用檔案管理軟件對館藏檔案進(jìn)行著錄問題．筆者贊同他們分全宗對案卷級目錄和文件級目錄進(jìn)行著錄的做法．同時建議在開展此項工作中應(yīng)該重點把握以下兩點：一是嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)《GB／T3792.5-85檔案著錄規(guī)則》(以下簡稱《著錄規(guī)則》)和《GB／T20163-2006中國檔案機(jī)讀目錄格式》(以下簡稱《機(jī)讀目錄格式》)的要求開展檔案著錄．嚴(yán)把數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)。1985年頒布并于1999年修訂的《著錄規(guī)則》主要是針對傳統(tǒng)手工環(huán)境下的紙質(zhì)檔案著錄設(shè)計的．沒有全宗級別的著錄項目，適用于案卷或文件級別著錄，沒能很好體現(xiàn)分級著錄的思想．難以適應(yīng)電子檔案著錄的新要求。為了彌補(bǔ)《著錄規(guī)則》的缺陷，我國于2006年頒布了《機(jī)讀目錄格式》。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了與國際和國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)互相兼容的檔案計算機(jī)機(jī)讀目錄格式，適用于檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立和檔案目錄數(shù)據(jù)庫的處理與交換。在以往的工作中．檔案著錄人員習(xí)慣使用《著錄規(guī)則》，而對《機(jī)讀目錄格式》則較生疏。因此，在使用檔案管理軟件進(jìn)行著錄時，檔案著錄人員既要熟練掌握《檔案著錄規(guī)則》，又要熟練掌握《機(jī)讀目錄格式》。二是要做好檔案著錄的管理工作，嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)。數(shù)據(jù)是目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)，是計算機(jī)檢索系統(tǒng)的基本單位。它的質(zhì)量對檔案自動檢索系統(tǒng)以至最終的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化起決定性作用。影響數(shù)據(jù)質(zhì)量的主要環(huán)節(jié)是數(shù)據(jù)前處理、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)采集。這就要求我們切實加強(qiáng)檔案著錄的管理．做到每一環(huán)節(jié)的工作都有計劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有檢查、有落實，以保證進(jìn)入數(shù)據(jù)庫檔案目錄的準(zhǔn)確、完整和規(guī)范。要按照有關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)．規(guī)范檔案的目錄內(nèi)容．包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容。如果有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等，則應(yīng)進(jìn)行修改。

關(guān)于著錄數(shù)據(jù)的備份和導(dǎo)出保存問題．筆者認(rèn)為．目前鄢陵縣檔案館目錄數(shù)據(jù)的存儲容量并不大，其備份和脫機(jī)保存都相對容易。使用光盤對其進(jìn)行備份和保存。是一種較好的選擇。對光盤要求是：CD-R．只讀光盤，一式三份，每張光盤要有獨立包裝。需要刻錄的文件有三部分，第一部分是檔案軟件系統(tǒng)的整體備份：第二部分是檔案目錄的數(shù)據(jù)導(dǎo)出；第三部分是光盤制作生成文件。需要強(qiáng)調(diào)的是，由于著錄數(shù)據(jù)在不斷增加．使用一次寫入式光盤保存后，就不能再進(jìn)行更新了．因此在工作中要根據(jù)數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分盤保存。

為加強(qiáng)備份目錄數(shù)據(jù)光盤的管理，筆者建議鄢陵縣檔案館制定相應(yīng)的管理制度。對備份數(shù)據(jù)定期檢查．確保數(shù)據(jù)的安全、完整和長期可用。數(shù)據(jù)光盤不得擦洗、劃痕、觸摸其裸露處以及彎曲、擠壓、摔打盤片：保管的環(huán)境溫度為14℃～24℃，相對濕度為45％～60％。防止數(shù)據(jù)光盤沾染灰塵和污垢，避免陽光直接照射．遠(yuǎn)離熱源、酸堿等有害氣體和強(qiáng)磁場。每年要對其進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，每4至5年重新刻錄、備份數(shù)據(jù)。如原數(shù)據(jù)運行的軟、硬件平臺發(fā)生改變．應(yīng)及時對數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并做好備份。做好數(shù)據(jù)檢測與維護(hù)過程的登記，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時應(yīng)說明數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的原因及采取的轉(zhuǎn)換措施、轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)數(shù)量等。

建立檔案全文數(shù)據(jù)庫是檔案信息化發(fā)展的必然趨勢。因此，建議檔案館在檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)上，要做好調(diào)研和規(guī)劃。制定可行的、具有前瞻性的工作方案．有條不紊地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。否則，辛辛苦苦建立的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，在建立全文數(shù)據(jù)庫時可能會無法利用。