高校基層圖書檔案集成動態管理的組織傳播特色及影響

連　紅　余　彤

摘要：高校基層構建圖書檔案集成化動態管理新模式，可為高校院系教學科研和教師個人發展提供更佳的查閱文獻資料環境：動態管理并組織傳播高校基層圖書檔案有助于院系實現提高教學質量和科研工作雙服務、優服務的終極目標。

關鍵詞：院系圖書檔案：集成動態管理：信息組織傳播

筆者以中國計量學院外國語學院為例，闡述該學院構建的圖書一檔案集成化動態管理新模式及其組織傳播特色，并對院系教學科研帶來的積極影響。

1高校基層圖書檔案管理的現狀

院系資料室和檔案室管理不同于校級層面的圖書館和檔案館管理，其最大區別在于學校的圖書、檔案管理，具有很強的綜合性、專業性，有一套系統的管理方法、模式和穩定的專業隊伍；院系的圖書一檔案資料一般專業性較強，檔案一般以教學中產生的、未經過整理的無檔號文件資料為主體。這些檔案保存期短，具有動態性和真實性的特征，也是監控管理教學質量的原始記錄。然而院系圖書檔案往往由于無專職人員保管，又缺乏規范的管理模式，成堆的文獻資料無人開發，查找利用非常不便。

隨著我國高等教育的迅速發展，二級管理的模式逐漸被強化，資料室和檔案室的管理在以教學、科研為核心的二級學院，也越來越凸顯其重要性。鑒于分院人員緊缺。而圖書檔案這些教學資料對分院的教學科研、教師個人的發展至關重要，筆者認為構建圖書檔案一體化集成管理動態模式。有助于提升教學科研質量。促進個人與院系發展。中國計量學院外國語學院對此進行了一番改革嘗試，全面建立起圖書一檔案管理體系，創設了制度、文獻、網絡“三維一體”的集成管理動態模式。

2院系圖書檔案集成管理模式的框架實現

中國計量學院外國語學院以浙江省檔案局和本校的兩個課題研究為依托，開展了院系圖書檔案一體化集成管理模式的改革實踐。

2.1創設院系資料室、檔案室規范管理新制度。結合教學、科研、黨團、行政、聲像、儀器、實物以及教師個人業務資料等內容，作為院系檔案管理的子體系，和資料室管理制度并駕齊驅，形成一整套系統的管理規范：并制訂了教學檔案管理制度系列文件，達到層層完善、具體落實的管理目標。

2.2全面開發圖書一檔案的編研工作。將編研工作納入管理之中，運用編纂學原理，以“雙軌制”為原則，一方面探索了檔案紙質、數字網絡以及櫥窗展板等載體的編研方法：同時。創建了實用性較強的教學檔案紙質編研模式：另一方面，根據教師需求開辟了“學術信息服務窗”，按學科研究方向編輯了《新書摘要》、《外語教學新視野》、《光盤磁帶索引》、《報刊檢索目錄》、《學術交流匯編》等；同時，建立學科圖書資料子體系模塊，即：文學類、翻譯類、語言與傳播類、跨文化類、光盤類、教學類、綜合類、外文資料類等，方便了教師的檢索與利用。動態性的“學術信息服務窗”激活了資料室的傳播功能，對教師的成長產生了積極的影響。

2.3實行數字化網絡化管理，作為該院集成管理模式的重要一部分，創建了富有特色的外國語學院“資料一檔案在線”網站，該網站將建立的電子圖書一檔案庫，按照資料室、檔案室模塊進行網頁設計。運用美學、傳播學、多媒體等原理，集成了Dreamweaver8和asp的腳本語言，以及photoshopcs3和數據庫Access等軟件的有機結合，達到視聽與檢索功能的完美統一。與紙質圖書、檔案產生互動，利用者可根據網上檢索的條目，直接來資料室檔案室查閱。編研網絡化，將紙質編研成果通過網絡傳播。

3院系圖書檔案動態管理與組織傳播的分析

3.1資料室和檔案室是在外國語學院該較大組織機構領導下的子系統中的小組織，有其自己的組織框架和傳播特性。它作為院系組織中的一個特殊的子系統，以其特有形式在高校學科建設中起著不可忽視的作用，也是高校基層教學科研建設的最基本保障。然而，長期以來，它的作用和地位似乎并沒有得到真正的認識，似乎其作用可大可小，傳播模式可多可少，影響范圍可寬可窄，組織管理常處于被動狀態，

新型的集成動態管理模式卻將基層圖書檔案管理部門推到了高教改革舞臺正中央，賦予其上傳下達、左右聯系、里外呼應等互動功能。它的傳播觸角更深更廣地伸向院系的其他部門，將整個外國語學院更緊密地聯系在一起。

3.2圖書檔案集成動態管理在其傳播過程中形成了嚴密而系統的傳播網絡格局和多樣的傳播方式，從而有效地保證了信息傳播的組織性，形成了一個有效、和諧、多樣而又順暢的立體組織傳播的網絡體系。信息組織傳播的一個重要方面是組織內傳播。組織內傳播的過程也是組織維持其內部統一、實現整體協調和整體運作的過程。具體的組織內傳播可分為下行傳播、上行傳播和水平傳播。這些組織傳播方式在外院的圖書檔案一體化集成管理動態模式中都得到了充分的體現，而且得到了合理有效的調配與應用。資料室成為分院各個系部、研究所發布信息的平臺(下行)，又與分院的管理行政機構之間形成了一個向上傳遞的橋梁作用(上行)。同時，它與分院的其他各個研究所同時作為學院的平級部門，互相之間又有溝通協調(水平)。而資料檔案部門的位置和功效也是在不斷地變化著的，但它始終沒有偏離自己的目標：即為院系的教學和科研提供更好的服務。

4院系圖書檔案動態管理模式對組織和個人的影響

組織傳播學中將組織中個人參與、融入和退出組織的持續行為和認知過程歸納為同化。中國計量學院外國語學院資料室和檔案室在改革實踐中，集中體現了教師參與的同化意識。由于信息組織傳播的順暢、有效，整個外國語學院的發展理念也通過正式或非正式的社會化過程影響到了組織中的每一位個體。分院的教師經過原始文獻資料的收集與提供活動，自覺認識到了高校基層檔案資料的重要性，了解查閱圖書檔案資料的便捷程序。在這種同化過程中，不再是資料管理人員的任務，而是融入學院每位教師的親身參與。在這種影響下，組織成員開始主動、積極地去適應組織某些方面的變革，使自己的需要和愿望與組織的發展形成一體。因此，這個同化的過程不是平面的，而是螺旋似上升的一個過程。是整體與個體都得到全面發展和提升的一個過程，

綜上所述，新型的圖書檔案資料集成化動態管理模式不僅為高校院系和教師個人發展提供了更優的信息傳播環境，而且有助于院系組織發揮在學科建設方面的能動性和有效性，實現其提高教學質量和科研工作優質服務的終極目標。

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