高校檔案管理創(chuàng)新思維

鄧　琦

摘 要：加強(qiáng)高校檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)，檔案工作管理要在模式上創(chuàng)新，思路上創(chuàng)新和手段上創(chuàng)新。文章探討了今后高校檔案管理創(chuàng)新的實(shí)踐。關(guān)鍵詞：創(chuàng)新體系建設(shè)；高校檔案管理；管理理念

學(xué)校檔案是廣大教職工在長(zhǎng)期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績(jī)。這對(duì)于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色,常常可以從檔案中反映出來(lái)。

1 加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)

1.1模式的創(chuàng)新

高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門(mén)，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。這種管理模式已難以適應(yīng)面向辦學(xué)的要求。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門(mén)分離出來(lái)，獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門(mén)，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。

高校檔案工作的主體地位形成之后，就要注重學(xué)校的未來(lái)方向，把握前瞻性的特點(diǎn)，在檔案資源、檔案人力、檔案開(kāi)發(fā)、外部環(huán)境等方面進(jìn)行全方位創(chuàng)新，這就能使檔案機(jī)構(gòu)高效、安全、有位。各項(xiàng)工作從維持性向創(chuàng)造性發(fā)展，為檔案工作創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

1.2 思路的創(chuàng)新

1.2.1 管理觀念的創(chuàng)新。

首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹(shù)立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費(fèi)。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

1.2.2 管理內(nèi)容的創(chuàng)新。

檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整，充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

1.2.3 管理方式的創(chuàng)新。

檔案管理的好壞往往要通過(guò)對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定。根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶有之所急，館員與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。

1.2.4 人才資源的創(chuàng)新。

要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，克服“見(jiàn)物不見(jiàn)人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

1.3 手段的創(chuàng)新

長(zhǎng)期以來(lái)受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)運(yùn)行和行政模式等特點(diǎn)的影響，高校的檔案管理模式存在著較為嚴(yán)重的傳統(tǒng)性的傾向，其管理方式或手段是手工的，這對(duì)高校發(fā)展所帶來(lái)的影響，已越來(lái)越多地為人們所認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)這一行為的轉(zhuǎn)變，應(yīng)成為高校檔案管理改革的重點(diǎn)。要用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，盡快做好庫(kù)藏條目錄入工作，實(shí)現(xiàn)檔案條目檢索自動(dòng)化，以提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。技術(shù)的更新已成為衡量檔案工作現(xiàn)代化與否的標(biāo)志之一。因此，檔案部門(mén)要積極參與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題，研究解決文檔一體化問(wèn)題。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高校化。

2 高校檔案管理創(chuàng)新與實(shí)踐

2.1 引進(jìn)人本管理理念

加強(qiáng)知識(shí)管理的核心為人本管理。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推想新層次、新臺(tái)階。

2.2 加強(qiáng)信息資源建設(shè)，開(kāi)展資源整合

2.2.1館藏優(yōu)化組合，提高檔案利用率。

2.2.2強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于電子及數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來(lái)指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。

2.3人才資源管理

2.3.1全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，通過(guò)崗位的設(shè)置和工資待遇的分級(jí)，調(diào)動(dòng)不同工作人員的積極性。

2.3.2建立科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制。鼓勵(lì)館員輪崗，帶動(dòng)知識(shí)在館內(nèi)流動(dòng)，在工作中學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)。對(duì)那些通過(guò)寫(xiě)作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)的組織文化。

2.3.3在職培訓(xùn)與繼續(xù)教育。加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。同時(shí)，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，如計(jì)算機(jī)課程培訓(xùn)，歸檔文件整理等。

2.3.4處理好三個(gè)關(guān)系。一是管理與利用的關(guān)系，不能只強(qiáng)調(diào)利用，就放松管理，削弱管理的行政職能；二是社會(huì)效益與部門(mén)經(jīng)濟(jì)利益的關(guān)系，在檔案信息利用過(guò)程中，首先要考慮的是社會(huì)效益，其次才是部門(mén)的經(jīng)濟(jì)利益，不能不顧社會(huì)效益一味追求部門(mén)的經(jīng)濟(jì)利益；三是保密與開(kāi)放的關(guān)系。檔案中有許多國(guó)家機(jī)密是不能公開(kāi)的，必須以國(guó)家的政治利益為重，不能犧牲國(guó)家的政治利益，威脅國(guó)家的政治安全，惟有與時(shí)懼進(jìn)，正確處理這三個(gè)關(guān)系，才能不斷在發(fā)展中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中發(fā)展。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)。使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。高校檔案工作要想在學(xué)校管理中體現(xiàn)出自身價(jià)值，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐，就必須在管理上創(chuàng)新體系建設(shè)。即：檔案管理模式的創(chuàng)新；檔案服務(wù)的思路創(chuàng)新；管理手段的創(chuàng)新；提升檔案管理的品位。

參考文獻(xiàn)

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