淺談學生紙質檔案的重要性

王　月

摘 要：本文按時間順序，在檔案、紙質檔案、電子檔案產生基礎上，舉例闡述了紙質檔案的唯一真實的原始性、無法替代的憑證性、內容材料的隱私性、持久穩定的安全性、提取利用的直接性，說明了學院學生紙質檔案的重要性。

關鍵詞：院學生；紙質檔案；重要性

檔案是在文字的產生和使用過程中誕生的，早在我國古代就產生了檔案，在明朝《明實錄稿本》中就有“戶部文檔不明”之說，清朝《清太宗實錄》中戶部承政韓大勛等“故不記檔案”，這都是封建社會負責財政的戶部工作中發生的事。現在檔案的定義有很多，通常用到的定義是，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人，在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中直接形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

隨著紙張的產生紙質檔案也產生了，紙質檔案是指用筆和紙的形式記錄和保存上述歷史資料的一種檔案形式。時代的發展，科學技術的日新月異，在計算機日益普及的今天，電子檔案產生了，盡管電子檔案在諸多方面的有著較多的優勢，但在實際工作中，紙質檔案的許多有別于電子檔案的特點也逐漸體現出來，下面從幾個方面談談紙質檔案的重要特性。

1 唯一真實的原始性。紙質檔案的原始性，是與其它文獻檔案有所區別的根本所在。檔案的原始性是檔案最主要的特點之一，而紙質檔案完美的體現了檔案的這一特征。例如，紙質檔案中最有原始價值的原始文稿即原稿，又稱底稿，是當事人經過審閱修改最后生成的有效的文稿。原稿作為重要的原始文本，它用文字或符號的方式真實地記錄了當事人此情此景此想，體現了文件生成者的思想和意圖。如在學生即將畢業領取畢業證和戶籍資料時，學院要求學生寫畢業證和戶籍資料認領單等，學生書寫的這些認領單資料，當時用的材料紙和筆墨的顏色等都具有最真實的原始性。所以這些原始的紙質資料體現了檔案的唯一性和真實性，較之于電子檔案其原始性顯得尤其珍貴。

2 無法替代的憑證性。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。紙質檔案是從工作中直接使用的文件轉化而形成的，這種形成的自然性，決定了它記錄歷史情況的客觀真實性，因此成為人們信服的歷史證據。從紙質檔案自身物質情況看，它保留了當事人的歷史筆跡，如在學生即將參軍時，學院有關教師在給該學生寫在校表現情況等，當時教師的個性化的落款姓名日期等筆跡字樣、筆墨顏色這些原始資料，都是日后難以偽造和修改的憑證性資料，是其它資料無法替代的，這些也是電子檔案無法比擬而望塵莫及的。

3 內容材料的隱私性。每份紙質檔案都記載了學生的許多個人資料，如學生姓名、年齡、出生日期、身份證號、家庭住址及家庭電話等，這些都屬于學生個人隱私，在一定范圍內需要保密。當利用者要向學院索取這些資料時，利用者必須按要求出示有關證明，經過審查證明書合格后，我們再按照有關檔案文件的管理規定，向利用者給予資料提供，否則，無法保證學生檔案資料不外流，對學生會造成不利影響。我們檔案工作人員有責任和義務，堅守檔案管理人員職責，以保證學生個人戶籍檔案資料的安全性和私密性。

4 持久穩定的安全性。紙質檔案形成后，原件中的內容和已形成的原始特征不會發生變化，這種真實性和原始性是電子檔案無法保證的，這也是紙質檔案相對于電子檔案來說更安全穩定的原因。紙質檔案一旦形成，我們只要對檔案的載體——紙張進行妥善的保護（或修復），便可延續檔案的壽命。對紙質檔案來說，文件信息的所有內容都固化在紙張上，所以紙質檔案的內容和結構對用戶來說都是透明的，所要紙質檔案的保護即是對紙質檔案的物質實體的保護，即做好防蟲、防霉等項目，避開天災人禍，遵守各項管理制度，做好保護有關項目，收藏好，就可以天長日久的保存下來。而電子檔案就麻煩很多，在電子檔案文件歸檔時先要花些功夫來做好檔案內容的完整性，電子檔案載體的物理狀態的完好性等工作，還要檢查是否會有病毒、信息能否準確提出等，另外，電子檔案保存環境要求較高，不僅要防蟲、防霉、防潮、防灰等，還要避開磁場和電場。做好的電子檔案要備份一個，以確保電子檔案的萬無一失。如果電子檔案與網絡相連，還要防止別人非法訪問而泄密，以及病毒的感染。所有這些都說明了紙質檔案只要按要求存放，比電子檔案有更好的安全性。如在工作中存放在軟盤中某些重要文件，由于軟盤長期使用，或存放軟盤的地方磁性材料的干擾等原因，導致軟盤無法讀取文件資料，給工作造成不便，如該文件無復制品，則將永久失去該文件。

5 提取利用的直接性。隨著辦公自動化的迅速發展，計算機用于檔案管理工作已成為不可阻擋的趨勢。而電子檔案從其產生的那一刻起，就離不開電，離不開計算機設備，離不開計算機軟件等這些必須器材，否則將無法取得我們所要的有關檔案資料，由此可見電子檔案的依賴性。紙質檔案則一目了然，不須要任何輔助器材，只要紙質檔案保存完好，拿起來就可用，這種紙質檔案與使用者之間沒有任何障礙的特點，就是紙質檔案提取利用的直接性。如：在一次停電時，學生要查閱學生的身份證號，在翻閱紙質文件檔案資料袋內，很快找到了手寫的學生身份證號原始資料，學生很順利的從全院眾多班級中查找到了自己的身份證號，如果沒有這份紙質檔案資料，那還得等到來電了，再從計算機中提出資料，這樣我們的工作效率就得到保證。

隨著網絡的普及，電子信息的洶涌而至，以計算機軟盤、光盤、磁帶、硬件平臺等光學磁性材料為載體的電子文件，帶動了辦公室自動化的迅速發展，于是產生了電子檔案，電子檔案以它查詢方便、檢索快捷等優點沖擊著紙質檔案，但是這并不意味著紙質檔案將被電子檔案所代替，從某種意義上說，電子檔案還將依賴于紙質檔案而存在，因為在電子檔案歸檔時還必須做必要的文字說明。另外，紙質檔案有以上有別于電子檔案的眾多特性，紙質檔案的不可替代性日益呈現出來。我們相信紙質檔案將以其具有的獨特魅力，在今后相當長的歲月中，將與電子檔案一起，各有千秋的攜手共進，為時代進步和社會發展發揮出各自應有的作用。

參考文獻

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