農(nóng)發(fā)行延邊州分行公文傳輸在全省農(nóng)發(fā)行率先實(shí)現(xiàn)無紙化辦公

鄭明山

近年來，延邊州農(nóng)發(fā)行充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)資源和信息技術(shù)，統(tǒng)一思想、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，搞好培訓(xùn)、提高技能，嚴(yán)密流程、規(guī)范操作，突出發(fā)揮電子公文傳輸系統(tǒng)功能，在全省農(nóng)發(fā)行率先實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公（2005年末州行機(jī)關(guān)全面推開, 支行由于計(jì)算機(jī)少和總行對ID的管理要求， 2008年末才全面推開），加快了公文傳輸，提高了辦公效率，節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)。

一、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，扎實(shí)推進(jìn)

該行黨委早在2005年初就提出了要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高辦文、辦事效率，努力構(gòu)建和諧銀行的目標(biāo)，提出了在州行機(jī)關(guān)率先推行無紙化辦公并逐步在全轄推開的設(shè)想。推行無紙化辦公之初，針對一些員工思想認(rèn)識不足、大多數(shù)員工計(jì)算機(jī)操作整體水平不高、學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化辦公技能上有難度、很多人都有等待觀望和畏難心理的實(shí)際，該行領(lǐng)導(dǎo)積極采取有效措施，為推行和推進(jìn)無紙化辦公提供保障。一是成立了以主管行長為組長、辦公室主任為副組長的無紙化辦公工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確各部室經(jīng)理(主任)為第一責(zé)任人，每個(gè)部室和支行指定一名同志為具體管理人員，負(fù)責(zé)指導(dǎo)，分解任務(wù)，落實(shí)責(zé)任，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),為推進(jìn)無紙化辦公工作提供了組織保障。二是通過召開動員會、座談會等方式，向員工講清推行無紙化辦公的目的、意義，讓大家進(jìn)一步認(rèn)識到推行無紙化辦公的重要性、必要性及可行性，激發(fā)員工參與無紙化辦公的積極性、主動性，為推進(jìn)無紙化辦公工作提供了思想保障。三是制定《延邊州分行推行無紙化辦公實(shí)施方案》，明確工作目標(biāo)、方法步驟、標(biāo)準(zhǔn)要求和全面推行時(shí)間，增強(qiáng)了員工的緊迫感和責(zé)任感，為推進(jìn)無紙化辦公工作提供了措施保證。四是制定《延邊州分行推行無紙化辦公工作考核辦法》，加強(qiáng)對方案執(zhí)行過程中的工作質(zhì)量和工作效率的考核，為推行無紙化辦公提供了制度保證。五是找準(zhǔn)工作的難點(diǎn)和突破點(diǎn)，重點(diǎn)解決好年齡偏大員工的思想認(rèn)識問題，幫助他們克服心理障礙、放下思想包袱，下功夫搞好這項(xiàng)工作。

二、搞好培訓(xùn),崗位練兵

在推行無紙化辦公過程中，該行根據(jù)人員結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，著力加強(qiáng)基本功訓(xùn)練。一是辦班培訓(xùn)，普及相關(guān)業(yè)務(wù)知識。一方面加強(qiáng)計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識的培訓(xùn)，使全體員工都能掌握操作要領(lǐng)和操作技巧，并通過考核使受訓(xùn)人員普遍達(dá)到一、二級操作水平；另一方面普及公文知識，明確公文傳輸流程，傳授公文處理辦法。培訓(xùn)之初，約有80%以上的人對計(jì)算機(jī)和公文傳輸知識一知半解，但通過辦班培訓(xùn)和強(qiáng)化學(xué)習(xí)，不但都學(xué)會了公文傳輸處理，而且計(jì)算機(jī)操作水平也有大幅度提高。通過培訓(xùn)，該行的一位老處長由計(jì)算機(jī)應(yīng)用的門外漢變成了行家里手，并成為推行無紙化辦公的堅(jiān)定支持者。二是以熟帶生，搞好傳、幫、帶。辦公室人員和信息部門聯(lián)手，親自到各部室和支行進(jìn)行輔導(dǎo)，傳授操作要領(lǐng)，培訓(xùn)業(yè)務(wù)骨干，由業(yè)務(wù)骨干協(xié)助部門負(fù)責(zé)人做好處理公文傳輸工作，指導(dǎo)其及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范操作，并通過不斷強(qiáng)化練習(xí)來逐漸掌握操作要領(lǐng)、操作技能和操作流程，最終達(dá)到了獨(dú)立上機(jī)操作水平。三是領(lǐng)導(dǎo)帶頭，發(fā)揮表率和帶動作用。當(dāng)時(shí)州行三位行領(lǐng)導(dǎo)中有兩位年齡在55周歲以上，在學(xué)習(xí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)上存在很多實(shí)際困難。為了確保無紙化辦公的開展，行領(lǐng)導(dǎo)率先垂范，在推行無紙化辦公初期，每當(dāng)需要行領(lǐng)導(dǎo)簽批公文時(shí)，辦公室人員都直接到現(xiàn)場指導(dǎo)操作，使行領(lǐng)導(dǎo)盡快熟練掌握電子公文的使用流程。行領(lǐng)導(dǎo)通過親自上機(jī)操作演練和實(shí)際操作接收、簽辦公文，突破了獨(dú)立操作和應(yīng)用無紙化辦公系統(tǒng)的難關(guān)，掌握了操作要領(lǐng)，也付出了比他人更多的艱辛和努力，為全行員工樹立了學(xué)習(xí)榜樣。在他們的影響和帶動下，全體職工你追我趕學(xué)電腦，加快了推進(jìn)無紙化辦公的進(jìn)程。

三、嚴(yán)密流程，完善功能

在推行無紙化辦公過程中,辦公室主動向行領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),積極協(xié)調(diào)信息技術(shù)部門,共同研究解決工作中遇到的各種難題。一是保證所有業(yè)務(wù)人員人手一臺計(jì)算機(jī),為全面推行無紙化辦公打下了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。二是進(jìn)一步規(guī)范公文操作流程。理順了公文傳輸系統(tǒng)中的收文程序，將紙文本的人員傳遞改為由文書、辦公室主任、行領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門、承辦人等諸多環(huán)節(jié)均通過網(wǎng)上公文傳輸應(yīng)用系統(tǒng)來傳遞和辦理。三是充分發(fā)揮信息技術(shù)人員的技術(shù)服務(wù)和保障作用，潛心挖掘公文傳輸系統(tǒng)的應(yīng)用功能，先后在收文傳輸系統(tǒng)中增加了主任擬辦功能、行領(lǐng)導(dǎo)簽批功能等；在發(fā)文傳輸系統(tǒng)的開發(fā)利用上,在部門庫增加了承辦部門擬稿功能、承辦部門負(fù)責(zé)人錄入意見功能和發(fā)送行管理員功能等，實(shí)現(xiàn)了從填制發(fā)文處理單、部門負(fù)責(zé)人審批和發(fā)送等諸多環(huán)節(jié)，一律通過電子公文傳輸系統(tǒng)辦結(jié)完成，為順利推行無紙化辦公奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。四是適時(shí)調(diào)整了原有的計(jì)算機(jī)安全保密制度，將業(yè)務(wù)用機(jī)與上互聯(lián)網(wǎng)用機(jī)的安全管理規(guī)定進(jìn)行了補(bǔ)充和完善。五是保證公文傳輸和處理的時(shí)效性。要求操作人員每天上班

后、中午下班前、下午上班后和下班前至少四次上機(jī)查看和辦理公文，確保當(dāng)日公文當(dāng)日辦結(jié)。

四、效果明顯, 運(yùn)行平穩(wěn)

通過三年來的無紙化辦公運(yùn)作，工作作風(fēng)得到了進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，辦文、辦事的質(zhì)量和效率有了進(jìn)一步提高。一是提高了公文辦結(jié)效率和辦結(jié)質(zhì)量。當(dāng)天公文當(dāng)天即可辦結(jié)，有時(shí)僅需半個(gè)小時(shí)左右就可以完成從辦公室文書簽收到辦公室主任擬辦、到行長批辦、到承辦部門承辦、再到文件辦結(jié)的全過程工作，有效解決了公文辦理過程中的壓件、辦結(jié)不及時(shí)和文書人員反復(fù)催辦等問題。二是掀起了計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)熱潮。通過推行無紙化辦公，員工學(xué)習(xí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)的積極性有了顯著提高。三是進(jìn)一步樹立了節(jié)約意識。推行無紙化辦公后，每年可節(jié)約費(fèi)用近萬元。