信息化背景下檔案管理問題的探討

孫景忠　門　妍

摘要：隨著信息技術的迅速發展,信息資源數字化、網絡化的進程進一步加快,企業檔案管理的信息化建設成為一個備受關注的熱點。文章從企業檔案管理信息化建設的重要性出發,分析當前企業檔案管理信息化對檔案管理的影響,并提出引導檔案管理向信息化發展的途徑。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設途徑

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。企業檔案管理信息化,就是利用數字化、信息存貯、數據庫等技術,將傳統紙質文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉換成數字檔案,建立檔案目錄數據庫,通過計算機網絡設備的傳輸,實現企業信息資源的共享,以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。

1企業檔案管理信息化建設的重要性

企業檔案管理是企業生產、經營中必不可少的一個有效手段。企業檔案管理不僅是維護企業利益、合法權益和歷史真實面貌的有效證據,也是反映企業發展、技術、成果、經營、資源及歷史概貌的重要資料。首先,檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變,實現檔案信息資源的合理配置、科學管理,為社會提供高效、優質的服務。其次,決策的及時正確,管理措施的得當,要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。企業檔案真實系統地記錄了企業以往經營管理中的經驗和失誤,有利于促進企業組織管理、經營決策的創新。再次,檔案管理信息化可為科學研究和知識普及等提供智能化服務。企業檔案存儲和記憶了企業的各項活動,是企業文化、知識的歷史積累。檔案信息化可縮短二次文獻信息的編著時間,提高檔案信息利用的時效性,并提供豐富的具有企業特色的知識,提升企業文化。

2檔案管理信息化建設對于企業檔案管理的影響

2.1企業檔案載體的轉變

在企業實現信息化建設,實現了檔案信息數據的遠近傳遞交換和處理。隨著企業的信息化建設不斷推進,信息化應用水平的不斷提高,在企業經營管理活動中,無紙化辦公程度越來越高。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。

2.2企業檔案的分類的變化

舊有的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破,取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中,計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。

2.3企業檔案接收和保管上的改變

以往的企業檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收作為對其企業檔案的監督、指導和接收就顯得有些滯后了。"在電子環境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用"。這就是說企業檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去,則很難掌握到企業信息的核心部分甚至接收不到檔案。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出相關的檔案管理制度,提請企業信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。企業檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺,要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性,掌握電子檔案信息的收集、管理。

3積極引導、加快企業檔案信息化建設

檔案部門應當抓住信息時代的機遇，在企業信息系統的管理中發揮主導作用，做好檔案信息系統的建設工作、提高檔案信息的使用效率，將檔案部門建設成真正意義上的信息資源中心。

3.1樹立信息意識和服務意識

隨著市場經濟的快速發展和社會的不斷進步，特別是信息技術的迅猛發展，信息作為一種資源在社會生活中的重要性日益突出。檔案作為一種重要的信息資源，在信息社會中的作用越來越大。過去人們強調檔案的憑證功能和保密特性，忽視了它的信息功能和信息特性，使檔案所包含的豐富信息固化在紙質載體上，限制了檔案信息的疏通和傳遞，不利于檔案功能的發揮。隨著信息技術的發展，電子文件大量出現，檔案信息的收集、加工、傳遞和利用更為便利，也更為迫切。可以說，檔案管理已經進人信息化時代。因此，我們必須樹立檔案信息意識，用信息觀指導檔案工作。

檔案的信息特征決定檔案必須服務于社會、服務于企業，提供檔案信息服務是檔案工作的宗旨。因此，在檔案現代化管理中，必須樹立服務意識，把服務作為檔案管理工作的出發點和立足點，在檔案信息的收集、加工、處理和提供利用方面強化服務意識，擴大服務內容，提高服務質量，充分發揮檔案的信息功能，使之成為真正為企業服務，為企業的生產經營服務。

3.2堅持技術與管理并行，并將企業檔案信息化納入企業信息化建設之中

在信息技術環境下，推進檔案信息化建設不僅是技術及資金問題，也是管理問題。電子文件的安全與長久保存也依賴嚴格科學的管理與先進技術的應用。目前企業在實施企業資源計劃時為保證其成功，需要同時進行業務流程再造。檔案管理信息化也同樣有一個業務流程再造的問題。很多企業實施信息化建設過程中都體會到，信息化建設是"三分技術、七分管理"。對檔案管理來說還要加上"十二分數據"。因此信息化不僅僅是技術上的改變，更重要的是管理觀念、方式、方法乃至整個管理模式的變革和創新。檔案信息化離不開企業信息化，必須納人企業整體信息化建設之中。要建立適應信息化要求的檔案信息化管理，就必須建立健全適應信息化要求的電子文件形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定制度，以及安全管理與責任追究等規章制度，并將其納入到企業信息化的相應環節之中。沒有檔案管理的信息化，企業信息化就不完整，而離開企業信息化，檔案信息化也無從談起。

3.3要加強對電子文件和電子檔案管理方法的研究

適應企業信息化發展要求、創新企業檔案管理模式，必須加強對電子文件和電子檔案管理方法的研究。電子文件和電子檔案管理相對于紙質文件管理來說是全新的模式，檔案行政管理部門和企業檔案部門應加強將對電子文件、電子檔案管理的政策、技術、方法、標準以及系統開發等方面的研究，以適應企業信息化的需求。2002年國家檔案局發布的《全國檔案信息化建設實施綱要》中提出了一些檔案信息化建設標準，這些標準的制定為建立電子文件和電子檔案管理系統提供了基礎。但是企業必須結合企業的實際情況，結合企業信息技術的應用和管理流程再造，思考企業檔案管理模式、管理制度和管理方法。

3.4注重檔案信息化工作的標準化和規范化建設

標準化是各項工作的基礎。在信息化條件下，由于計算機、網絡技術的普及應用和工作交往范圍更加廣泛，計算機管理軟件層出不窮，致使電子文件格式多種多樣。因此，要確保信息化建設進程中電子文件、電子檔案的長久、真實保存和有效利用，必須注重加強對相關標準、規范的研究。這項工作需要廣泛的實踐和對方法、經驗的總結，企業檔案部門作為檔案信息化建設生力軍，肩負重任。要結合企業實際，學習借鑒國外經驗和國際標準，探索信息化條件下檔案信息化管理的基本要求，利用現代化管理理念管理手段、管理方法、管理設備使檔案工作達到標準化、規范化、信息化，使其更好地為企業的生產、經營提供服務。要科學地制定、貫徹各項檔案工作標準，對檔案工作各項業務環節的質量、規格、程序等相應地做出明確規定，保證各項檔案業務工作逐步地、盡快地走向規范化、標準化，實現檔案管理的信息化。

信息化是新世紀檔案事業發展的重要方向, 企業檔案是本企業生產和經營管理的必要條件,是企業總結過去,指導現在,規劃未來的根本依據,在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代,檔案管理信息化建設勢在必行,檔案中蘊藏的豐富信息將在企業發展過程中發揮不可替代的作用。構建一流的企業,管理創新應該是全方位的、系列化的,只有推進檔案管理信息化建設,實現檔案管理模式的創新,才能打實整體管理創新的基礎,才能更好地促進企業的快速發展。