關于做好企業(yè)科技檔案管理工作的思考

汪錦瑩

摘要：在新時期新形勢下，企業(yè)科技檔案管理工作步入了新的發(fā)展階段。文章就如何搞好企業(yè)科技檔案管理工作，最大效率地發(fā)展檔案作用進行了闡述。

關鍵詞：科技檔案 管理 思考

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2009）06-161-01

企業(yè)的科技檔案是企業(yè)在生產、建設、科研、管理工作中直接形成的，具有保存價值的各種載體的科技文件材料（包括圖紙、圖表、文字、數字、聲像等）。收集、整理、保管、提供利用科技檔案，使科技檔案中的科學技術向現(xiàn)實生產力滲透和轉化，可以促進科學技術的提高和生產力的發(fā)展。因此，搞好企業(yè)科技檔案工作對企業(yè)的改革發(fā)展具有重大的作用和意義。

一、依法治檔是加強企業(yè)科技檔案工作的根本保證

國家和行業(yè)發(fā)布的《科學技術檔案工作條例》、《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》、《國家重大工程建設項目文件歸檔要求與檔案管理規(guī)范》等法規(guī)性文件，為科技檔案工作依法治檔提供了法律依據。但在企業(yè)檔案工作中，依照檔案法規(guī)標準管理科技檔案還存在不少差距，有法不依、有標準不執(zhí)行的現(xiàn)象還很突出，忽視管理法規(guī)和標準要求導致科技檔案歸檔不全、材料不真實、整理不規(guī)范的情況常有發(fā)生。要從根本上解決這些問題，關鍵要貫徹落實國家關于科技檔案工作的法規(guī)標準，使涉及科技檔案部門和個人都按照法規(guī)標準管理或從事檔案工作。

1.要提高對企業(yè)科技檔案工作的認識。企業(yè)檔案工作者應善于與領導溝通，使之了解國家關于科技檔案的法規(guī)標準，了解科技檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，取得領導的理解和重視與支持，爭取到在本單位行使依法管理科技檔案的職權，企業(yè)檔案工作者才能行之有效地依法做好科技檔案工作。

2.要不斷提高企業(yè)檔案工作人員依法管理科技檔案的工作能力。依法治檔主要依靠檔案專業(yè)人員加強執(zhí)法，這就要狠抓檔案工作隊伍的自身建設，加強檔案人員的法律法規(guī)知識教育和培訓，加強工作責任感，使檔案員成為素質高、業(yè)務精、作風硬，能適應在具體科技檔案工作依法管理的要求。

3.要建立完善的企業(yè)科技檔案管理制度。企業(yè)在實際工作中要依法治檔，就要把國家和行業(yè)有關科技檔案工作的法規(guī)，結合企業(yè)的實際，把科技文件的形成、收集整理歸檔、開發(fā)利用各工作環(huán)節(jié)納入有關人員的崗位經濟責任制，形成既具有指導意義又有約束力的科技檔案工作程序文件，使相關部門有法可依。同時，要形成檔案部門必須參加科研成果鑒定、新產品開發(fā)定型、基建工程竣工驗收、重要儀器設備的開箱驗收與生產技術活動等各項具體工作的制度。這樣，國家和行業(yè)關于科技檔案管理的法規(guī)才能在企業(yè)基層中得到貫徹實施，依法治檔在具體工作中才真正得到體現(xiàn)。

二、建立健全企業(yè)科技檔案的領導機構和管理制度

各單位的科技檔案工作要執(zhí)行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，根據本單位的實際情況，建立健全檔案的綜合管理機構、專管機構或檔案資料信息中心。科技檔案工作是各項科技管理工作的重要組成部分，要加強對科技檔案工作的領導，要把科技檔案工作納入本單位的發(fā)展計劃，在經費、庫房、設備和人員配備等方面給予保證。

1.科技文件材料的歸檔。要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個部門產生的科技文件材料，由哪個部門負責歸檔。做到每一項生產、建設、科研、管理等工作活動完成后都有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料，并按制度歸檔保存。科學技術研究項目的歸檔應按照原國家科委、國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。幾個單位協(xié)作承擔的項目，所形成的科技文件材料，由主辦單位作為檔案保存一整套；協(xié)作單位只將與自己承擔任務有關的科技文件材料的正本作為檔案保存，將復制本交主辦單位保存。或者按協(xié)議約定條款確定檔案的歸屬。凡是歸檔的科技文件材料，立卷時應遵循它的自然形成規(guī)律及其有機聯(lián)系，真實反映它的歷史過程；書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖樣清晰，裝訂整齊（不得用金屬物裝訂），禁用不牢固的書寫材料。科技文件材料的歸檔份數，重要的歸檔三份，一般的歸檔一至二份。

2.檔案部門對歸檔的科技檔案要進行分類、編目、登記工作。應根據本單位檔案的數量，設置專門檔案庫房和配備相應的檔案設備。庫房內應保持適當的溫度、溫度，同時要具有防盜、防火、防潮、防陽光、防腐蝕、防有害生物和防污染等設施，并應具備齊全的消防器材，確保檔案的安全。在進行檔案的著錄工作時，必須按照國家標準局頒發(fā)的《檔案著錄規(guī)則》進行，同時應結合本單位管理工作的現(xiàn)代化進程，逐步實現(xiàn)科技檔案管理的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

3.科技檔案部門應建立健全科技檔案的借閱制度。借出科技檔案應根據使用范圍、保密程度履行一定的批準手續(xù)。凡是根據檔案材料編制的各種匯編、索引、手冊等，在對外交流時，均應按原檔案材料的使用范圍，經單位主管領導批準后，才能進行。檔案部門要建立健全檔案的統(tǒng)計工作。統(tǒng)計內容包括檔案管理基本情況、檔案數量、檔案提供利用及其利用效果等。

三、開發(fā)利用是企業(yè)科技檔案工作的最終目的

科技檔案的利用服務是衡量企業(yè)科技檔案工作的最高標準，科技檔案的開發(fā)利用也是做好企業(yè)科技檔案工作的最終目的。在加強科技檔案工作的各項基礎管理的同時，應把主要精力放在科技檔案的服務利用上。

1.積極主動參與企業(yè)的生產經營和管理，把企業(yè)各階段重點工作作為檔案部門的重點工作。這就要求檔案員走出檔案部門，了解企業(yè)各項工作的動態(tài)，及時提供和介紹企業(yè)各相關工作所需的檔案資料，使檔案的技術和管理功能在各項生產經營、科技研究等活動中實現(xiàn)，提高經濟效益。

2.應用先進技術手段提高科技檔案利用服務質量。使用計算機全面輔助科技檔案管理，應用激光掃描、縮微技術將重要科技檔案存入計算機，利用計算機信息管理網絡傳播科技檔案信息，使科技檔案查詢利用達到方便、快捷、準確。

3.開展科技檔案信息的編研。隨著計算機在科技檔案管理中的應用，檔案管理人員應學會專題史料編制等，提高科技檔案管理效率；同時還應根據生產經營、科技開發(fā)等需要，深層次地開發(fā)利用檔案信息資源，為領導決策、各部門日常工作提供決策依據和參考資料。

總之，建立健全企業(yè)科技檔案，促進科學技術成果傳播、應用最大化，順應時代發(fā)展是企業(yè)在新時期的必然選擇。

(作者單位：中鐵十二局集團有限公司辦公室 山西太原 030024)

（責編：若佳）