淺談新時期人事檔案的管理如何適應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的要求

周 巖 姚鴻烯

[摘要]加強人事檔案管理是深化人事制度改革的必然要求。針對人事檔案管理中出現(xiàn)的問題,必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),從改進檔案管理方法,提高服務(wù)意識,加快檔案管理信息化,加強流動人員的跟蹤管理,完善檔案的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容,建立高素質(zhì)檔案人才隊伍等五個方面改進和加強人事檔案的管理工作。

[關(guān)鍵詞]人事檔案檔案管理對策

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)1110200-02

人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的,記述和反映個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況等方面的情況,并按照有關(guān)規(guī)定和方法組成專卷專冊,以個人為單位集中保存以備查考的原始材料,是組織人事部門“歷史地、全面地了解一個人的必要手段,是人事工作不可缺少的重要工具”[1]。在人事制度改革不斷深入的新形勢下,人事檔案在人力資源的管理中越來越發(fā)揮著不可替代的作用。如何使人事檔案管理工作按照科學(xué)發(fā)展觀的要求走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道,充分體現(xiàn)與時俱進、改革創(chuàng)新的精神和要求,更好地為人事工作和社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),已成為一個嶄新的課題。

一、人事檔案管理存在的主要問題

近年來,人事檔案工作雖然在材料收集、檔案整理、規(guī)章制度的執(zhí)行、計算機的開發(fā)應(yīng)用等方面取得了較大進展,但在管理機制、管理方法、隊伍建設(shè)及現(xiàn)代化科技手段的使用上,與深化人事制度改革的要求相比還有較大差距。主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

(一)人事檔案管理制度建設(shè)沒有與時俱進

目前,在社會主義市場經(jīng)濟條件下的人事檔案管理“計劃”色彩濃厚,還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的控制性管理模式,“仍保留著‘政治活動性痕跡,局限于‘管理性的狹小空間”[2]。多年來,我們更多地強調(diào)檔案內(nèi)容的保密性,局限于“看堆式”的管理,使檔案管理處于封閉狀態(tài),缺少應(yīng)有的生機與活力,忽視了人事檔案為社會服務(wù)的根本目的,忽視了它的利用性,人事檔案管理方法已明顯滯后于人事制度改革的進程。

(二)人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科技手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍應(yīng)用,信息化的水平在不斷提高,但有些先進的技術(shù)手段還沒有得到充分挖掘和發(fā)揮,計算機技術(shù)還沒有在人事檔案管理中得到廣泛應(yīng)用。有的單位只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機,資料檢索等仍習(xí)慣用手工操作,無紙化閱檔基本沒有實施,降低了工作效率,沒有足夠的時間和精力開發(fā)案卷內(nèi)在的信息值,這樣既不利于提升檔案信息化、科學(xué)化管理水平,也沒有足夠的手段和時間開發(fā)案卷內(nèi)在的信息值。

(三)人事檔案收集范圍無法滿足時代需要

目前人事檔案材料收集過分“行政”化,形式主義的東西多,實質(zhì)性內(nèi)容少,反映“德”的材料比較多,反映個人“能”、“績”等方面的材料少,多是側(cè)重于收集個人歷史材料、政治表現(xiàn)、思想面貌等方面的內(nèi)容,對個人的評價往往流于格式化和公式化,千人一面,真實性差,無法體現(xiàn)出個人真實的德、能、勤、績綜合素質(zhì)情況,經(jīng)常出現(xiàn)以思想覺悟代替能力、以政治表現(xiàn)代替業(yè)績的狀況,直接后果是不能充分發(fā)揮人事檔案的參考與依據(jù)作用,用人單位對個人信息的獲取不完整、不真實,從而也就不能全面、客觀、公正地反映一個人的實際面貌,不能滿足社會對人事檔案的新需求。

(四)流動人員檔案無法實現(xiàn)跟蹤管理

一是存在管理盲區(qū)。在人才資源配置市場化的情況下,很多單位由于看中人才的工作素質(zhì)和創(chuàng)新能力,在辦理人才引進時都采用重新建檔的辦法,重新“錄用”人才,不再受人事檔案的制約。部分單位在招聘人員時,擅自截留所聘人員檔案的現(xiàn)象也時有發(fā)生,成為新的管理盲區(qū)。二是人檔脫節(jié)。部分流動人員只將人事檔案掛留在檔案管理部門,人事部門很難進行有效的管理,檔案材料更是難以收集。一些求職者因為缺乏“檔案意識”,將檔案遺棄在人才市場或置自己的人事檔案于不顧,造成人檔分離,棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象常有發(fā)生。

(五)人事檔案管理隊伍素質(zhì)不高

人事檔案管理工作不僅是一項致策性很強的工作,而且還是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作。在人事檔案管理工作中出現(xiàn)的不少問題往往是由于管理人員缺乏專門業(yè)務(wù)訓(xùn)練,業(yè)務(wù)不精,加之人員變換過于頻繁,以致沒有一支穩(wěn)定的專業(yè)隊伍。有的檔案管理人員兼職多,沒有精力和時間從事管理工作,疲于應(yīng)付日常事務(wù),更談不上參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)以提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此,現(xiàn)階段人事檔案管理隊伍的整體素質(zhì)尚不能適應(yīng)人事檔案管理信息化、規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求。

二、加強人事檔案管理的對策

人事檔案管理是人事制度改革的重要基礎(chǔ)性工作。只有按照科學(xué)發(fā)展觀的要求改革人事檔案的管理模式,更新人事檔案的內(nèi)容,賦予人事檔案新的面貌,使人事檔案管理與人事制度變革趨勢相適應(yīng),才能將舊有人事檔案逐步過渡為新型人才檔案,為人才合理有序流動提供服務(wù),為用人單位考核、錄用人才提供保障,才能使人事檔案煥發(fā)新的活力。

(一)堅持“以人為本”,提高服務(wù)意識

在人事檔案管理中樹立以人為本理念,就是要進一步改進檔案管理的方法,有新的發(fā)展與突破。“人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供”[3]。一方面,人事檔案管理要努力克服“政治本位”,以滿足檔案相對人的需要和促進他們的發(fā)展為工作的出發(fā)點和落腳點,把人事檔案工作從傳統(tǒng)的封閉式、守攤式的管理模式中轉(zhuǎn)變過來,積極主動的發(fā)揮人事檔案信息的作用,做到“死檔”活用,使人事檔案更好地為發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、加速人才培養(yǎng)、合理配置人力資源提供信息支持。另一方面,積極主動拓寬服務(wù)領(lǐng)域、提高服務(wù)質(zhì)量。在人事制度改革過程中,根據(jù)結(jié)構(gòu)性調(diào)整、任用配置等中心任務(wù),積極提供人事檔案信息。如在機構(gòu)人員調(diào)整、定崗定員工作中提供人員現(xiàn)狀情況、綜合信息、統(tǒng)計信息;在進行人員規(guī)劃和預(yù)測時,提供人員預(yù)測情況、分析信息等,把對人事檔案實體——物的管理與對人的服務(wù)統(tǒng)一起來,為培養(yǎng)、開發(fā)和選拔人才創(chuàng)造更好的條件。

(二)用現(xiàn)代化手段管理人事檔案,加快人事檔案信息化建設(shè)

人事檔案現(xiàn)代化管理涉及方方面面,其中檔案管理信息化居于主導(dǎo)和核心地位。檔案管理信息化,就是把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。按照國家標準和行業(yè)標準,加強人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè),提高信息化、自動化程度,是推動我國人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。隨著各項人事制度改革的推進和辦公自動化水平的不斷提高,科學(xué)決策、人才預(yù)測、宏觀調(diào)控、微觀管理等工作,將更多地依賴于人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。把所有能進入信息系統(tǒng)的內(nèi)容全部輸入計算機,運用電子辦公軟件系統(tǒng)進行自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計、檔案借閱自動管理,建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫等等,不但可以提高工作效率,快速、便捷地查詢各類人員的檔案信息,制作各類人員登記表、統(tǒng)計表冊,還可以對這些信息資料進行快速統(tǒng)計、分析,為人事決策提供方便、系統(tǒng)的服務(wù),使人事檔案信息資源得到最大限度開發(fā)利用。

(三)改進完善人事檔案的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容,做到與時俱進

人事檔案在收集鑒別與歸檔工作中,特別在現(xiàn)階段要根據(jù)人事制度改革和人才信息的需要,重點收集補充反映干部政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、學(xué)識水平、工作實績等方面的材料。一是建立個人工作業(yè)績檔案,及時將個人的工作情況、工作業(yè)績、參與重大活動和項目的表現(xiàn)及成果等業(yè)績資料收入檔案;二是突出能力描述。重點收集個人論著論文目錄、專業(yè)技術(shù)水平、資質(zhì)能力及再教育等個人資料,充分展示人才的動態(tài)發(fā)展過程;三是要充實考核內(nèi)容。按照專業(yè)人才由行業(yè)和市場認定的標準,完善人才社會認可度內(nèi)容,如實反映人才所處層次和專業(yè)水準。在收集補充材料的過程中,既要收集個人成績、優(yōu)點方面的材料,也要收集個人缺點、失誤乃至違法亂紀方面的材料;既要收集上級對個人的評語、鑒定,也要收集專家的評價和群眾的反映。只有這樣,人事檔案才會“全而實”,而不是“少而空”,才能為用人單位提供參考。

(四)加強流動人員檔案的管理力度,建立健全人才流動服務(wù)機構(gòu)

首先應(yīng)明確人事檔案管理是政府的一項行政職能。由于流動人員大部是辭職、辭退、脫離原單位或沒有工作單位的人員,具有流動性強的特點,因此,流動人員人事檔案應(yīng)實行社會化管理,管理可由整合后的國家人力資源部門主管的社會化人才檔案公共服務(wù)設(shè)施體系進行。通過在各區(qū)域成立人力資源部門所屬的人事檔案管理中心,形成統(tǒng)一的國家人事檔案網(wǎng),人事檔案由該中心統(tǒng)一管理,人事檔案在各級人事檔案中心流動、轉(zhuǎn)遞,個人所在單位負責(zé)其在崗期間所形成的人事檔案材料,定期交人事檔案管理中心歸檔。這樣既可以減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象的出現(xiàn),又可以實現(xiàn)流動人員人事檔案的有序管理和檔案資源共享。

(五)注重培訓(xùn),提高人事檔案管理隊伍素質(zhì)

人事檔案管理工作是一項政策性、專業(yè)性、保密性和服務(wù)性很強的工作,必須有一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、愛崗敬業(yè)的人事檔案管理隊伍。要提高人事檔案管理隊伍素質(zhì),一是抓基礎(chǔ)。要精選配強管檔人員,選配政治素質(zhì)好,工作能力強,熱心檔案工作,熟悉計算機操作的專(兼)職管檔人員。要結(jié)合目標管理及年度工作考核,定期對管檔人員進行考核鑒定。在保持檔案管理隊伍相對穩(wěn)定的前提下,對那些考核不稱職的要及時進行調(diào)整,保證檔案管理隊伍素質(zhì)保持在一個較高的水平;二是抓培訓(xùn)。要重視管檔人員的崗前培訓(xùn)和在崗培訓(xùn)工作,做到先培訓(xùn),后上崗。在崗人員要定期進行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),鼓勵其參加檔案系統(tǒng)舉辦的各類繼續(xù)教育培訓(xùn)班和學(xué)術(shù)研討會,通過加強系統(tǒng)間的業(yè)務(wù)交流,不斷更新知識、拓展視野,提高技能;三是抓教育。要加強管檔人員職業(yè)道德教育,使管檔人員具有不厭其煩、跟“蹤”追“跡”的工作作風(fēng),善辨真?zhèn)巍⑷未嬲娴恼J真態(tài)度,默默無聞、甘當螺絲釘?shù)姆瞰I精神;四是從政治上、待遇上關(guān)心管檔人員的培養(yǎng)和成長。通過這一系列措施從整體上提高人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì),從而為人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù),為人事制度改革保駕護航。

綜上所述,新時期人事檔案管理工作就是要緊緊把握住時代變革的脈搏,以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),不斷運用新技術(shù)、新思維來豐富和完善管理服務(wù)手段,以發(fā)揮人力資源優(yōu)勢、挖掘人才、促進人才的流動為己任,真正實現(xiàn)把我國的人口資源轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬刨Y源的目的,為促進經(jīng)濟社會全面發(fā)展提供強大的智力支持和動力促進。

參考文獻:

[1]王法雄,人事檔案管理概論[M].湖北人民出版社,1984,22.

[2]曹紅梅,人事檔案管理應(yīng)與時俱進,甘肅科技,2005(12).

[3]張新芳,人事檔案工作如何適應(yīng)人力資源管理的要求[J].蘭臺世界,2006(12).

作者簡介:

周巖(1957-),女,山東省棲霞縣人,福建省醫(yī)學(xué)科學(xué)研究所副研究館員。