關于水庫檔案管理信息化建設探討

張杰怡

摘 要：水庫檔案管理實現信息化管理是不可回避的問題，是全社會信息技術升級發展后的結果。可以有效的提供工作的便捷性、功能性與效率性，符合時代發展的需求，有利于檔案資源的開發利用。本文從水庫檔案管理信息化建設角度出發，分析其操作方法，為人們工作提供一定參考輔助。

關鍵詞：水庫；檔案管理；信息化建設

水庫檔案管理需要通過信息化建設來提升管理效率，同時也讓檔案資料得到內在價值的挖掘與利用，跟上時代發展的步伐。但是在信息化建設中也需要依據實際情況展開，保證信息化建設的安全性，充分的保證檔案信息管理的多功能性設計，保證不同情況的實際需求，促使檔案管理工作的先進化發展。

一、水庫檔案管理信息化建設的常見問題與價值

對于信息化建設，從領導層到基層人員會出現認識上的偏差。部分人員會過分的考慮成本問題，認為信息化建設會耗費大量的成本，同時隨著技術的升級，認為系統升級方面的投入改善都需要較多的成本維護，比傳統人工操作的成本更高。部分人員因為信息化建設而產生使用上的不適應，尤其是很多工作人員長期采用傳統操作辦法，對于新技術缺乏足夠的運用能力與適應能力，因此會反對信息化建設的開展，由此來維護自身的工作價值。部分人員會考慮信息化管理的安全性，害怕檔案管理進入信息化管理而導致信息的流失泄露。

在檔案管理上缺乏信息價值開發利用意識，沒有意識到水庫檔案管理在信息化建設后可以達到信息的實時共享傳輸，減少檔案傳遞使用中的阻力。可以通過專業化的系統設計與管理達到信息安全的維護。同時通過信息化管理來促使檔案查閱的便捷性，無需在繁復的檔案中尋找查閱，便捷的檢索功能就可以讓人們輕松的調取所需信息材料。

同時信息化建設不僅僅運用在檔案管理中，還可以運用在財務管理以及水庫管理的其他工作操作中，讓管理逐步的呈現智能化趨勢，解決低科技含量的人工操作，讓人們更好的專注在更高價值的工作發展中。尤其是當下行政管理工作逐步信息化發展，日常的工作也更多的運用電子檔案，屬于當下管理工作的常用手段，這樣的基礎環境有利于信息化建設的開展。能夠有效的將日常工作有關的電子信息直接上傳到數字系統中，提升了檔案歸檔的效率。因為有了針對性設計的信息化管理系統，通過多個用戶名的管理，每個工作人員可以通過專業的賬號信息進入信息化管理系統。如果條件允許，在內部的信息化管理平臺上，每個人因為有自身的賬戶信息，也可以開展不同功能等級的賬戶設置，不同權限的工作人員可以查閱不同的信息內容，同時在系統中可以操作自身職權范圍內的信息修改、下載、上傳、分享操作，讓日常的檔案工作操作都可以在系統中完成，提升了工作操作的便捷性。尤其是信息化建設，讓工作人員之間的溝通也更為便捷，在系統維護管理人員的支持配合下，可以提升整體工作的便捷性，從而節約了更多的工作時間。

二、水庫檔案管理信息化建設對策

（一）注重專業人才的培養

水庫檔案管理信息化建設需要對應的專業人才支持，無論是信息系統的設計、維護管理還是使用，都需要充分培養專業人才，這樣才能有充分的人才技術支持。要注重檔案管理青年人才的引入，更好的適應信息化管理的時代需求。同時要注重信息化管理工作人員的招聘與團隊建設，如果條件允許可以讓信息系統管理人員有更強的信息化系統建設的設計能力，由此更好的依據單位實際情況所需設計系統，保證信息化建設的適宜性。要注重檔案管理人員不斷的優化升級自身的管理經驗，更好的適應新時代信息管理的步伐。要更多的學習信息管理的經驗，減少因為傳統滯后管理理念構成的負面影響。要注重專業的學習與調研，學習其他單位的優秀管理經驗與技術成果，從而優化自身單位信息化建設管理的不足。

（二）注重調動各方面的支持配合

要充分引起領導層的重視，讓其意識到水庫檔案管理信息化建設對綜合管理的輔助價值。要引起單位領導以及政府機關的重視，由此在相關工作上做有效配合支撐。當下信息化管理較為普遍，但是可靠的信息管理仍舊需要各方面的配合。因此在信息化管理建設上，要得到各方面的支持配合，在系統使用中能夠嚴格的落實安全保密原則，保證信息操作運用的安全性，避免信息隨意的泄露。同時要建設更為專業的系統建設單位，為信息化建設提供技術層面的保證。同時單位內部的工作人員也要充分的配合，政府機關部門更是需要對信息管理開展多樣化的政策信息，由此維護信息化管理的有序性、安全性，保證工作開展得到更為高效專業的支持。

（三）注重檔案收集工作的監督管理

要注重檔案管理中信息資料的收集整理管理，信息化建設需要檔案收集整理來發揮管理的價值。如果檔案管理人員在信息的收集上沒有做好初期的處理，會導致后續檔案錄入到系統中出現錯誤與偏差。因此，最初的信息檔案管理需要落實到位，避免工作失誤導致的后續連鎖反應。要做好檔案管理基本工作的監督，通過完善的制度做有效支持。

（四）注重信息化管理制度建設

信息化不是全能的，也需要制度的約束來調動各方面人員的配合。很多信息化管理中的問題都是人為因素造成，例如，信息化管理系統設計的不合理，信息系統漏洞；操作人員不規范執行，導致信息的竊取泄露或者錄入修改偏差。這些都需要在信息化建設之前做好充分的學習了解，尤其是信息化建設已經不斷的成熟，很多顯著的問題已經被人們所熟知。因此，在管理上，要針對實際問題做制度化制定，讓每個人明確自身的工作責任。

制度建設需要多方面進行，要充分意識到制度本身具有一定的引導性，可以讓工作人員知道工作的標準與方向。制度設計需要循序漸進的展開，避免高強度的管理導致工作人員出現負面情緒。工作人員需有適應的過程，因此制度設計需要依據實際情況依照一定規律的逐步調整與實施。制度設計要符合實際情況所需，避免忽略事實情況而憑空想象制度內容。制度本身需要有嚴格的執行來支撐起權威性，如果制度不執行，就會導致制度本身形同虛設，甚至缺乏足夠的人員激勵與調動性。要讓制度本身設計為合理的標準尺度，讓有敬業精神的人都可以達到標準，同時對于優秀員工要給予一定獎勵，調動其積極性。獎勵等激勵制度的設計需要依據個人實際情況所需，可以包括榮譽、薪資福利、晉升、進修機會、假期等，由此來滿足不同人員的實際需求，發揮激勵制度的實際效果，避免獎勵的內容不匹配而導致的資源浪費。良好的制度管理是保證信息化建設推進的有效性，信息化建設不是一個孤立的工作內容，需要各方面的配合才能推動整體的工作發展。沒有良好的制度管理，就無法發揮檔案管理工作信息化建設有關人才的工作能動性，導致人才資源的浪費。

三、結束語

水庫檔案管理需要隨著時代的發展不斷的優化推進，通過信息化建設可以有效的提升檔案管理的工作效率，優化工作水準，讓檔案價值充分發揮。同時對于工作人員也有更高的要求，要懂得信息化技術的運用，具備信息化管理的意識，同時對單位實際情況有更多的了解，由此來更好的督促工作的有序推進，提升管理的成效。每個單位的實際情況的不同，管理不能按照一個模板呆板的執行，要保持一定的靈活性，讓管理工作逐步適應多樣化的復雜情況，調動更多工作人員與資源的配合度，由此來幫助工作的更好開展。

參考文獻：

[1] 馬曉艷.檔案信息化建設與檔案管理[J].環球市場信息導報，2017，（45）：111.

[2] 粟明群.信息時代下檔案管理工作的創新分析[J].卷宗，2016，6（6）：146.

[3] 紀翠林，閻麗.信息化時代背景下檔案管理探析[J].現代商貿工業，2017，（1）：61-62.

[4] 鄧永霞.基于互聯網背景下檔案管理信息化建設方法略談[J].辦公室業務，2018，（6）：78.