認清城市基本建設檔案的特點和作用　切實做好城建檔案工作

楊紅梅

城市基本建設檔案是指在城市規劃、建設、管理等各項活動中形成的科學技術檔案，它是城市構筑物、建筑物、地下管網等一系列工程建設的真實記錄，是進行城市規劃、建設、管理、維護等各項工作的重要依據和信息支撐。它具有以下基本特點：

一、內容比較豐富，綜合性較強。城市基本建設檔案從歸檔上看，有前期準備工作中形成的各種資料，如可行性研究、勘察設計報告等；有在城市基本建設過程中形成的各種資料和施工技術資料，監理工作資料等等；還有工程竣工后形成的各種驗收資料及有關的照片、錄像等等。由此可見，城市基本建設檔案的內容和范圍相當廣泛，具有較強的綜合性。

二、連貫性較強，歸檔周期長。城市基本建設工程從立項、規劃、決策等先期準備工作開始，經過工程施工過程直到竣工驗收，一般要經歷一年甚至數年的時間。在整個過程中，每個階段形成的檔案資料既類別明確又環環相扣，構成一個相對獨立而又緊密聯系的有機整體，從而真實、連貫、系統地顯現出城市基本建設工程的整個歷史進程。

三、涉及部門較多，檔案資料來源較廣泛。城市基本建設檔案涉及規劃、設計、電力、給排水、電信、環衛等多個部門，這些部門分屬不同管理系統，需要緊密協調配合。而各項城市基本建設檔案資料就分別來源于這些不同部門，因此，具有廣泛性。

此外，城市基本建設檔案還具有動態性、精確性等特點。

城市基本建設檔案的上述特點，就決定了它在城市基本建設工作中具有重要作用。

一、城市基本建設檔案是做好城市整體規劃工作的基礎和依據。一個城市的整體規劃是對整個城市各種要素、現狀、基本特點和發展趨勢的全面、綜合、科學、長遠的預測和構想，是整個城市建設的重要依據。而整個城市建設規劃方案的形成又離不開城市基本建設檔案的依據和信息支撐。有了城市基本建設檔案提供的可靠依據，才能夠在短時間內順利完成整個城市的規劃、設計、編制工作。

二、城市基本建設檔案是整個城市建設工作的前提依據。城市基本建設檔案是整個城市建設及其發展過程的真實記錄，是在整個城市建設過程中形成的需要長期和永久保存的原始資料，是整個城市建設和維護工作不可缺少的重要依據，它能夠為整個城市的拆遷、修建、擴建、改造、建設工程等各方面的工作提供大量真實而又準確的數字依據。我國及世界城市建設和發展的實踐雄辯地證明：合理地利用城市基本建設檔案能夠促進整個城市建設順利、有序、健康地發展，并為國家節約大量資金、人力和物力。

三、城市基本建設檔案是整個城市管理和維護工作的保證和依據。隨著整個城市經濟的飛速發展，城市的現代化建設進程也不斷加快。當今的世界各國城市，已是地上高樓林立，鐵路、公路、道橋縱橫交錯，地下給排水、煤氣、通訊、人防等各項工程管網密集如織。在這種情況下，要對整個城市基本設施進行科學有效地管理和維護，就必須有完整、準確、系統的城市基本建設檔案做為依據。事實上，在城市自然災害和工程事故等突發性事件中，城市基本建設檔案資料所提供的保證和可靠依據，一直發揮著不可替代的重要作用。

城市基本建設檔案具有獨具的特點和相當重要的作用。充分發揮其應有作用，進一步做好城市基本建設檔案工作，對于整個城市的建設和發展，對于實現整個城市的現代化，無疑具有至關重要的意義。那么，我們應當如何進一步做好城市基本建設檔案工作呢？筆者認為，主要應抓好以下幾點：

一、進一步增強城市基本建設檔案法制觀念和管理意識。《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《科學技術檔案工作條例》、《城市建設檔案管理規定》等檔案工作法律法規，是做好城市基本建設檔案工作的法律依據，是規范整個檔案工作的準則。各級城市基本建設檔案部門及其全體工作人員，必須認真學習法律法規，武裝頭腦，牢固樹立法制觀念，真正做到依法辦事。

二、強化城市基本建設檔案管理，建立嚴格高效的管理制度及網絡。首先，要建立健全各項科學管理制度；其次，要科學設立各種管理崗位；第三，要配備好各崗位專業管理人員，并不斷進行業務培訓，提高其管理素質；第四，以崗定責、獎罰分明。明確規定每個管理崗位的職權、責任及獎罰辦法，增強每個工作人員的責任感，充分調動他們的積極性、主動性；第五，建立完善的城市基本建設檔案工作管理網絡，充分發揮其組織協調作用。

三、切實做好城市基本建設檔案有序歸檔工作，確保檔案資料的完整、準確。檔案歸檔是一項至關重要的工作，應按階段做好有序歸檔工作。首先，要明確歸檔范圍。城市規劃、勘測、設計、施工、園林、風景名勝、環衛、市政、公用、房地產、人防等部門的業務管理和業務技術檔案及有關城市規劃、建設、管理的方針、政策、法規、計劃等方面的文件資料，都屬于城建檔案館的接收范圍。其次，要按工程建設程序分階段做好檔案資料有序歸檔工作。在工程開工前，應該把可行性研究報告、立項批復、用地規劃、工程規劃、勘察設計等相關資料收集、整理、歸檔；在工程施工階段，應注意變更修改、質量事故記錄、施工記錄等技術資料的收集、整理、歸檔；在工程竣工后，要將完整的工程圖紙、各專項驗收報告及其檔案資料統一立卷、歸檔。這樣就可以使城市基本建設檔案真實、完整地反映工程建設的全過程，及時為工程建設服務，為工程竣工后各個主管部門的檢查驗收工作提供系統可靠的文字材料依據，并為以后城市基本建設檔案的開發利用工作奠定堅實的基礎。

四、努力做好城市基本建設檔案資料的開發利用工作，充分發揮其在城市現代化建設中的作用。城市基本建設檔案只有通過開發利用才能充分體現出其價值，取得經濟效益和社會效益。因此，必須在做好城市基本建設檔案歸檔和管理工作的基礎上注重其開發利用工作，充分發揮其在整個城市建設和發展中的作用。