金融危機下的企業檔案管理

蔣敬東

摘要：金融危機爆發使企業處于極大的變動之中，裁員、重組、改制現象隨處可見，多數企業效益下降。在這一時期，重視信息資源管理，做好企業檔案工作是提高效率，應對危機的基礎。本文分析了金融危機背景下企業檔案管理存在的問題，提出了相應對策。

關鍵詞：企業；檔案；金融危機

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A文章編號：1002—2589（2009）08—0069—02

2008年美國次貸危機爆發，使證券銀行業陰霾彌漫，并由此累及實體經濟，導致全球消費低迷，企業市場受限，效益下降，企業決策者急于通過裁員、重組來改變被動局面。在此背景下，作為“后臺”的企業檔案管理往往被“邊緣化”，企業檔案工作嚴重滑坡。而事實上，企業檔案作為企業發展的原始記錄和重要資源，是管理者在變動環境中厘清思路，判明方向，作出科學決策不可或缺的依據，也是監督、考核企業運轉效率的必備工具。因此，在金融危機中企業要特別加強檔案管理工作，這是提高企業效率，應對困局的重要舉措。

一、目前企業檔案管理存在的主要問題

1.檔案管理意識落后。金融危機中，決策管理層迫于嚴酷的競爭壓力，他們將注意力集中于市場、生產等環節，而忽視作為其后臺的檔案管理工作。許多管理者認為檔案工作沒有創造經濟價值，檔案部門可有可無。檔案工作的內容也被局限于收集、保管等基本環節，企業員工歸檔意識淡薄，業務部門為自身利用的便利而拒絕移交形成的文件，研發項目結束后，許多重要的、技術含量高的科技文件散置于個人身邊，檔案收集不全，散失嚴重。

2.檔案工作組織體制存在缺陷。在檔案管理體制上多數企業采取“統一領導、一體管理”的機制。這種機制雖然克服了分散制情況下各自為政的弊端，但在具體實施中并不完美，表現在：由于檔案機構與職能部門平級，缺乏足夠的行政統管地位。 許多檔案機構還通管了全企業的信息工作，結果更是“統不起”、“管不住”。

3.檔案資源管理模式不當。對企業檔案信息資源的保管有兩種模式：分散保管和集中保存。分散保管模式便于部門利用，但共享性和保密性不足，保管效率不高；集中保管模式既節約保管成本，也提高了保管的安全性，但部門利用不便。究竟采用何種保管模式，應視企業的規模、組織結構、地理分布、檔案形成狀況決定。目前，很多企業在資源保管模式上不做分析，缺乏針對性和適用性。有些企業的檔案資源長期“天女散花”，過于分散；一些企業則不恰當地搞所謂的大綜合、大集中，將圖書、資料、檔案籠而統之地集中一起，嚴重影響了企業檔案信息的使用。

4.檔案人員素質良莠不齊。由于對檔案部門重視程度不夠，企業檔案管理人員的流動性、非專業性很大。一般都由文秘人員轉崗或兼職。正式招募檔案人員時，對專業性的要求也不高。經過專門培訓或已有較好實踐經驗的檔案管理人員常常被借調到其它崗位。企業在裁員或安置閑散人員時，檔案崗位又成為首先考慮的位置。由此造成企業檔案人員專業素質不高，工作積極性降低，企業檔案工作也因為人才的乏缺而無法向縱深方向發展。

二、企業應對金融危機的檔案管理之策

1.創新檔案管理理念。檔案是企業的真實歷史記錄和重要發展資源。企業管理者首先要正確認識企業檔案和企業檔案工作的價值，樹立檔案資源意識、價值意識和效益意識，將企業檔案管理工作納入企業發展規劃和企業制度體系，實施嚴格的績效考評。同時，加強對員工的檔案知識宣傳和普及教育，促使他們在工作中主動按規范形成檔案、保存檔案、移交檔案，充分利用檔案資源。

2.健全檔案管理體制。在企業高層領導班子中要有專人分工負責企業檔案管理工作，同時建立專門的檔案機構，如檔案中心、檔案處（兼檔案室）或檔案館等。這一機構不僅具有管理檔案的業務功能，而且要具有與其統管整個企業檔案工作相適應的行政功能。由于企業檔案機構需要與企業內的各業務單位或職能部門發生密切聯系，需要督管各部門的文件檔案管理工作，因此，其行政地位應當高于一般的業務單位或職能部門，至少應當與這些單位或部門平級。企業檔案機構要在決策層的領導下設置科學、規范的檔案業務流程，在集中領導的基礎上強調合作分工，同時明確建立起適應本企業特點的檔案管理制度，使檔案工作有法可依，有章可循。

3.更新檔案管理模式。要根據企業發展戰略和經營策略的變化來調整企業檔案管理的模式與要求。例如，拓展企業檔案管理職能，實現檔案部門與其他信息資源部門和外部信息機構的“內聯外合”，將檔案機構建成企業的信息庫、智力庫和情報庫；根據電子檔案迅速增加的趨勢，實施電子文件的前端控制和全程管理，推行文檔一體化；借助企業已建的計算機網絡，在邏輯上集成化管理的前提下對檔案實體的保管采取相對分散的模式。企業檔案管理模式只有不斷更新，對各要素進行優化組合，才能有效應對企業內部與外部的變化，促進企業發展。

4.提高檔案人員素質。要通過各種途徑提高檔案人員的專業素質，把好人才關。企業檔案機構在群體知識結構上需要具備以下方面的知識和技能：檔案管理、信息技術、資源管理、外語、法律以及與本企業生產或經營方向相關的專業技術。企業檔案機構只有建立起合理的群體知識結構，綜合了相關知識技能，才能滿足現代企業檔案管理的需要，更好地服務于企業的發展。

參考文獻：

[1]龐然.淺議企業檔案管理創新發展[J].山西建筑，2008（5）：34.

[2]武曉莉.企業檔案管理芻議[J].山西檔案，2008年增刊.

（責任編輯/彭巍）