淺談企業(yè)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

高志軍

[摘 要]會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施,使企業(yè)會(huì)計(jì)管理環(huán)境發(fā)生了很大變化,同時(shí),給企業(yè)內(nèi)部控制帶來(lái)了很多新問(wèn)題。因此,建立適合會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。本文通過(guò)分析會(huì)計(jì)電算化的特征,針對(duì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制面臨的問(wèn)題,提出幾點(diǎn)控制措施。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制 制度 監(jiān)督

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深化發(fā)展和現(xiàn)代IT技術(shù)特別是以Internet為代表的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用,會(huì)計(jì)電算化以其簡(jiǎn)捷、實(shí)用、運(yùn)算速度快、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等優(yōu)點(diǎn)逐漸取代了傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì),成為現(xiàn)代企業(yè)會(huì)計(jì)的首選。它的出現(xiàn)和應(yīng)用,為企業(yè)節(jié)約了大量的人力、物力、財(cái)力、時(shí)間。但會(huì)計(jì)電算化也必須置于企業(yè)內(nèi)部管理控制之中,才能充分發(fā)揮其優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處,更好的服務(wù)于企業(yè)。

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)基本職能。建立并完善企業(yè)內(nèi)部控制制度對(duì)提高企業(yè)管理水平、防止企業(yè)資產(chǎn)流失、保護(hù)投資者投入資產(chǎn)的完整性、保證資本市場(chǎng)有效運(yùn)行等方面都具有重要的意義。會(huì)計(jì)電算化的出現(xiàn)、發(fā)展又給內(nèi)部控制帶來(lái)了新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。本文將主要討論如何將會(huì)計(jì)電算化與企業(yè)內(nèi)部控制相結(jié)合,以保證企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,能夠安全、有效地運(yùn)行。

一、會(huì)計(jì)電算化的特征

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱,它是一個(gè)用電子計(jì)算機(jī)代替人工,實(shí)現(xiàn)記賬、算賬 報(bào)賬、查賬并替代部分需由人腦完成的對(duì)會(huì)計(jì)信息(數(shù)據(jù))的統(tǒng)計(jì)、判斷乃至提供決策的過(guò)程。從某種意義上說(shuō),電算化會(huì)計(jì)是為了滿足企業(yè)制度的需要,對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)進(jìn)行改造和整合后產(chǎn)生的能適應(yīng)信息化要求的新型應(yīng)用型學(xué)科。與原有手工記賬相比,具有運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、數(shù)據(jù)高度共享、檢索查詢速度快捷 制作報(bào)表容易、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確等特點(diǎn)。它的使用,可以節(jié)約大量的人力、物力和時(shí)間。

二、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制面臨的問(wèn)題

電算化條件下,會(huì)計(jì)不相容職能分離,職責(zé)分工原則的重要性下降,會(huì)計(jì)人員可能即從事數(shù)據(jù)的輸入、處理,又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出、報(bào)送,這就有可能使他們?cè)谖唇?jīng)批準(zhǔn)的情況下,直接對(duì)使用中的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改和操作處理,加大了出現(xiàn)錯(cuò)誤的與弊端的風(fēng)險(xiǎn)。輸入依據(jù)和輸出結(jié)果不嚴(yán)密,數(shù)據(jù)的輸入可能缺乏充分可靠的依據(jù),未經(jīng)確認(rèn)沒(méi)有附件的數(shù)據(jù)可能被輸入系統(tǒng)內(nèi);在輸出方面,有些業(yè)務(wù)或處理結(jié)果可能不被打印出來(lái)。數(shù)據(jù)庫(kù)安全性不穩(wěn)定,具備一定數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)的人可能繞開(kāi)諸如口令密碼等會(huì)計(jì)軟件的控制措施,通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng),直接讀寫數(shù)據(jù)文件,甚至對(duì)文件中的數(shù)據(jù)進(jìn)行增刪修改等操作,這樣會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性就無(wú)法得到保證。

三、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的有效措施

1.深化企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行日常控制

(1)數(shù)據(jù)輸入控制。企業(yè)應(yīng)建立一套完善的內(nèi)部控制制度,對(duì)輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格控制,以保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)輸入控制要求輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過(guò)必要的授權(quán),并經(jīng)有關(guān)內(nèi)部控制部門或人員審核。同時(shí)企業(yè)要采取各種技術(shù)手段對(duì)輸入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進(jìn)行校驗(yàn),對(duì)操作人員必須分級(jí)授權(quán)并強(qiáng)制定期修改密碼。輸入控制的關(guān)鍵是加強(qiáng)憑證填制、審核、傳遞、保管4個(gè)環(huán)節(jié)的全面控制。凡輸入的憑證均應(yīng)經(jīng)過(guò)復(fù)核和校驗(yàn),發(fā)現(xiàn)不符,系統(tǒng)自動(dòng)警告操作員進(jìn)行檢查和修改;憑證傳遞應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行簽收制度,以防止憑證失散或篡改,從而保證輸入的正確性,從源頭上減少系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)陛。

(2)數(shù)據(jù)處理控制。數(shù)據(jù)處理控制是指對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進(jìn)行控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字核對(duì),字段、記錄長(zhǎng)度檢查,代碼和數(shù)值的有效范圍檢查,記錄總數(shù)檢查等。文件檢查包括檢查文件長(zhǎng)度、檢查文件標(biāo)識(shí)、檢查文件等是否被非法篡改。

(3)數(shù)據(jù)輸出控制。數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準(zhǔn)確、可靠性而采取的各種控制措施。企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸出控制的重點(diǎn)在于輸出檢查控制和輸出文件的使用權(quán)限控制,定期或不定期核對(duì)輸入信息與輸出信息的一致性。在系統(tǒng)輸出的會(huì)計(jì)資料中,有些資料屬機(jī)密文件,未經(jīng)批準(zhǔn)授權(quán)任何人不得接觸,對(duì)這樣的文件要建立嚴(yán)格的文件保管和登記制度,以防止惡意竊取和損壞重要機(jī)密會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)的發(fā)送對(duì)象、份數(shù)應(yīng)有明確的規(guī)定,要建立標(biāo)準(zhǔn)化的報(bào)告編號(hào)、收發(fā)、保管制度。數(shù)據(jù)的輸出要有明確的操作人員身份標(biāo)識(shí),以及輸出時(shí)間、數(shù)量等標(biāo)識(shí),以加強(qiáng)管理。

2.加強(qiáng)人員職能的劃分,完善授權(quán)審批制度

由于電算化下,控制方式和控制范圍發(fā)生變化,企業(yè)必須改變傳統(tǒng)的職能分工與崗位設(shè)置,確保電算化下不相容職務(wù)的分離,明確職責(zé)分工,加強(qiáng)組織控制。為防止錯(cuò)誤與舞弊,企業(yè)還應(yīng)實(shí)行定期的職務(wù)輪換制度,并同時(shí)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度。職務(wù)的分離可通過(guò)對(duì)不同層次操作者的權(quán)限進(jìn)行設(shè)定來(lái)實(shí)現(xiàn),單位應(yīng)該要有明確和嚴(yán)格的授權(quán)審批制度。一旦相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi)出現(xiàn)錯(cuò)誤或則舞弊,則應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。

3.維護(hù)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的安全,保證控制環(huán)境的穩(wěn)定

控制環(huán)境的穩(wěn)定與否直接關(guān)系著企業(yè)內(nèi)部控制的效果。企業(yè)應(yīng)該制定各種可行的制度,保護(hù)本企業(yè)電算化系統(tǒng)的安全,以減少由于差錯(cuò)或者人為故意所導(dǎo)致的系統(tǒng)被修改、破壞。如企業(yè)可以設(shè)置各種進(jìn)入障礙,對(duì)儲(chǔ)存各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的終端計(jì)算機(jī)(服務(wù)器)加以保護(hù),也可以設(shè)置監(jiān)控系統(tǒng),監(jiān)控操作員對(duì)系統(tǒng)的調(diào)用等。另外,企業(yè)應(yīng)該配備精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的系統(tǒng)維護(hù)人員,并利用一些安全技術(shù)如訪問(wèn)控制技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)等。防范網(wǎng)絡(luò)黑客和計(jì)算機(jī)病毒的惡意破壞,保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。

4.健全內(nèi)部審計(jì),加強(qiáng)內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查

內(nèi)部審計(jì)工作的職責(zé)不僅包括審核電子會(huì)計(jì)賬目的真實(shí)性、合法性和安全性,還應(yīng)檢查和評(píng)價(jià)組織及管理制度是否健全,是否出現(xiàn)新的情況,需要對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行完善,檢查有關(guān)規(guī)章制度是否得到有效地執(zhí)行以及執(zhí)行的效果等。在會(huì)計(jì)電算化下,內(nèi)部審計(jì)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的安全性和可靠性進(jìn)行檢測(cè),這其中包括應(yīng)用程序內(nèi)置控制功能是否安全可靠,系統(tǒng)內(nèi)部防范風(fēng)險(xiǎn)的控制措施是否完善,處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的程序和方法是否準(zhǔn)確等。同時(shí),執(zhí)行內(nèi)部審計(jì)時(shí)應(yīng)該配備精通軟件的審計(jì)人員,以對(duì)軟件本身的有效性進(jìn)行監(jiān)督。

5.引入風(fēng)險(xiǎn)控制,防范潛在風(fēng)險(xiǎn)

為了幫助企業(yè)更好的了解和跟蹤會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn),有條件的企業(yè)可以為自身建立一個(gè)能夠與企業(yè)的每項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過(guò)程相關(guān)聯(lián)的風(fēng)險(xiǎn)庫(kù),一旦識(shí)別出潛在風(fēng)險(xiǎn),系統(tǒng)將及時(shí)自動(dòng)報(bào)警,以使企業(yè)降低發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)的設(shè)計(jì)思路可根據(jù)手工會(huì)計(jì)處理的一些原則和思想,譬如會(huì)計(jì)處理是否具有一貫性和完整性,數(shù)據(jù)的來(lái)源和去處是否能對(duì)應(yīng)等。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及運(yùn)用,內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度中的新問(wèn)題和新課題將不斷出現(xiàn)。深入研究將會(huì)有力促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步完善和發(fā)展,也使得會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度不斷地調(diào)整、改善,真正做到保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性和真實(shí)性,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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