淺談企業(yè)檔案信息中心建設(shè)與公共利用

趙 洋

21世紀(jì)是信息時代,企業(yè)檔案信息資源作為重要的社會資源,在現(xiàn)代企業(yè)可持續(xù)發(fā)展進(jìn)程中舉足輕重,意義深遠(yuǎn),這已成為諸多有識之士的共識。在信息高速發(fā)展的新形勢下,研究、探討企業(yè)檔案信息中心建設(shè)與公共利用的新模式尤為重要。本文就此淺談一管之見,與同人們商榷。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案館(室)存在的問題

一是大部分企業(yè)檔案館(室)環(huán)境、設(shè)施不達(dá)標(biāo)。

二是信息結(jié)構(gòu)單一,利用率低。

三是管理手段落后,提供率低。

四是管理人員隊伍不穩(wěn)定,素質(zhì)偏低,人才培訓(xùn)滯后。

二、企業(yè)檔案信息中心建設(shè)的基礎(chǔ)思路

1.加大投入力度,建設(shè)現(xiàn)代化的企業(yè)檔案館(室)。企業(yè)檔案館(室)是企業(yè)保管永久性檔案的基地。加強(qiáng)企業(yè)檔案館(室)建設(shè),是當(dāng)今企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、與時俱進(jìn)的戰(zhàn)略性措施之一。建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)檔案信息服務(wù)中心的當(dāng)務(wù)之急是企業(yè)決策者站在知識經(jīng)濟(jì)的高度,把發(fā)展檔案事業(yè)納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃之中,保證資金投入數(shù)額到位,逐步解決庫房、設(shè)施、設(shè)備、人員等具體問題,使之盡快實現(xiàn)功能齊全、管理手段先進(jìn)、具有企業(yè)特色的信息服務(wù)中心。

2.深化體制改革與管理創(chuàng)新。一方面是機(jī)構(gòu)改革,建立與時俱進(jìn)的企業(yè)信息服務(wù)中心,必須改革企業(yè)檔案管理部門非正式機(jī)構(gòu),兼職人員的傳統(tǒng)模式,設(shè)立獨(dú)立機(jī)構(gòu),納入編制,配備專職人員,并使之有職、有權(quán)、有位。另一方面要進(jìn)行機(jī)制改革。企業(yè)檔案部門,要隨企業(yè)經(jīng)營機(jī)制轉(zhuǎn)換而轉(zhuǎn)換,應(yīng)從單純的行政權(quán)力機(jī)構(gòu)(如隸屬于黨辦或行辦),向資源管理機(jī)制轉(zhuǎn)變,從激勵機(jī)制向競爭機(jī)制轉(zhuǎn)變。通過向社會開放,獲取經(jīng)濟(jì)效益,使之成為企業(yè)資產(chǎn)的一部分。再一方面是制度改革。

3.優(yōu)化結(jié)構(gòu),實現(xiàn)一體化建設(shè)。新形勢下企業(yè)檔案收藏結(jié)構(gòu)創(chuàng)新至關(guān)重要。隨著國企市場競爭、產(chǎn)品競爭、人才競爭、信息競爭的加劇,促進(jìn)企業(yè)檔案信息容量增加,單一的紙質(zhì)文件檔案收藏已滿足不了民生的對檔案載體的需求。因此,聲像、圖片、光盤、磁盤、實物等必備信息載體走進(jìn)企業(yè)檔案室是大勢所趨。它不僅可以豐富企業(yè)檔案的載體形式,而且也為企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)創(chuàng)新、調(diào)整實現(xiàn)檔案、圖書、情報一體化建設(shè)提供了物質(zhì)基礎(chǔ)和先決條件。

當(dāng)今信息已成為物質(zhì)、能源之外的又一經(jīng)濟(jì)、戰(zhàn)略資源。檔案、圖書、情報這些知識資源一體化建設(shè)與管理勢在必行。各級檔案館在對檔案內(nèi)容進(jìn)行需求分析和價值鑒定的基礎(chǔ)上,本著“需求主導(dǎo)、資源共享”的原則,有計劃地開展檔案數(shù)字化工作。研究數(shù)字檔案館建設(shè)整體方案,啟動數(shù)字檔案館建設(shè)項目,也只有這樣,才能在未來各級檔案館聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)建成后最大化地發(fā)揮信息資源共建、共享的需要,充分發(fā)揮信息資源的整體功能。

三、企業(yè)檔案公共利用的新途徑

1.應(yīng)樹立企業(yè)檔案收藏為用的觀念,將檔案、資料、圖書、報刊、數(shù)據(jù)、情報等納入服務(wù)范圍,使企業(yè)檔案成為真正意義上的信息中心。應(yīng)向社會開放部門檔案資料,開展各種形式的咨詢服務(wù)活動,利用企業(yè)檔案解決工作的難題,處理事務(wù)糾紛,提高利用率。

2.發(fā)揮企業(yè)檔案館(室)“一切為企業(yè)”定位前提下的宣傳教育功能,讓“死”資料“活”起來。把企業(yè)檔案信息中心建設(shè)成為“五愛”教育基地,開展宣傳教育活動。利用法定重大節(jié)日、紀(jì)念日、場慶等,舉辦創(chuàng)業(yè)史回顧、輝煌成果、專題講演等多種宣傳形式。在宣傳企業(yè)、開展教育、樹立企業(yè)形象的同時,也宣傳了企業(yè)檔案信息中心自身,讓全社會認(rèn)識檔案信息中心的存在及價值。

3.為企業(yè)推廣、普及科學(xué)技術(shù)提供咨詢和服務(wù)。企業(yè)檔案管理人員要更新觀念、拓展視野,廣泛整理相關(guān)資料,下工夫擴(kuò)充、豐富室藏,結(jié)合企業(yè)實際需要,有針對性地開展公共利用調(diào)查、分析,然后開展多種形式的對口服務(wù),使企業(yè)檔案館(室)成為面向社會的科技咨詢和信息服務(wù)中心。

4.在促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)方面發(fā)揮主陣地作用。首先,管理人員應(yīng)積極參與企業(yè)文化創(chuàng)建活動;其次,應(yīng)積極主動配合有關(guān)部門工作,提供翔實可靠的企業(yè)精神、經(jīng)營理念等方面背景資料,促進(jìn)企業(yè)文化健康有序地發(fā)展,為繁榮企業(yè)文化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

5.今后一個時期的重點(diǎn)是加強(qiáng)民生檔案建設(shè)。民生檔案已經(jīng)成為近年來檔案利用工作的一個新熱點(diǎn)。從根本上講,檔案之于社會的意義在于保障公眾的知情權(quán)。平常看似不起眼的檔案,往往能在關(guān)鍵時刻發(fā)揮令人意想不到的作用。從生老病死到衣食住行,民生檔案與百姓生活息息相關(guān)。在西方,檔案利用80%以上是普通百姓,在我國,這也將是一個必然的發(fā)展趨勢。

6.搞好檔案資料編研工作,為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供資政依據(jù)。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)在提高自身理論素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)的基礎(chǔ)上,結(jié)合企業(yè)實際,通過調(diào)研,掌握企業(yè)政治形勢和經(jīng)濟(jì)發(fā)展動向,認(rèn)真搞好各類資料的系統(tǒng)編研或?qū)I(yè)編研,為企業(yè)決策者提供可借鑒的具體依據(jù),為企業(yè)發(fā)展當(dāng)好“內(nèi)參”。

7.健全企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理信息系統(tǒng),使檔案信息成為知識資產(chǎn)和知識產(chǎn)業(yè)。

總之,面對信息時代和知識經(jīng)濟(jì)浪潮的沖擊,企業(yè)檔案作為信息資源的寶庫和前沿陣地,只有建立全新的管理體系和服務(wù)體系,充分發(fā)揮收集信息構(gòu)建全新的知識庫作用,才能在挑戰(zhàn)面前抓住機(jī)遇,乘勢而上,快速發(fā)展,成為現(xiàn)代知識經(jīng)濟(jì)社會有機(jī)整體的重要組成部分和重要的資源基地并確立其不可取代的社會地位。□

(編輯/穆楊)