試論檔案管理與現(xiàn)代化技術(shù)

郭 欣 楊德芬

隨著市場經(jīng)濟(jì)大潮的涌動,檔案基礎(chǔ)工作不斷提高和完善,由傳統(tǒng)的手工管理逐步向科學(xué)化、現(xiàn)代化管理邁進(jìn),并取得了顯著的成果。本文僅就現(xiàn)代化技術(shù)與檔案管理基礎(chǔ)工作作以初探。

一、在檔案管理基礎(chǔ)工作中引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)的必要性

隨著社會發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,檔案館藏量和利用量迅速增長,來自社會各方面的需求,給檔案部門造成了很大壓力,迫使檔案部門以新的觀念對舊的管理體制和方法進(jìn)行調(diào)節(jié)和改進(jìn),并同時推動檔案管理基礎(chǔ)工作向現(xiàn)代化方向發(fā)展;從中央到地方已形成多層次、多學(xué)科的檔案管理網(wǎng)點(diǎn);隨著館藏量增加和技術(shù)的進(jìn)步,檔案的載體形態(tài)也向多樣化發(fā)展,并給檔案的管理與利用手段帶來了深刻變化;檔案的信息屬性及社會作用和經(jīng)濟(jì)價值得到了人們的普遍重視;《檔案法》的頒布實施,檔案管理晉級達(dá)標(biāo),依法治檔效果顯著,知名度不斷提高,檔案工作被納入了生產(chǎn)計劃及經(jīng)濟(jì)責(zé)任制中;檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作不斷地完善,向系統(tǒng)化方向發(fā)展;包括電子計算機(jī)在內(nèi)的各種現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù),在檔案基礎(chǔ)工作諸多環(huán)節(jié)中得到研究和應(yīng)用。

二、現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用與檔案管理基礎(chǔ)工作的關(guān)系

現(xiàn)代化技術(shù)電子計算機(jī)的應(yīng)用和檔案管理基礎(chǔ)工作,就其各自在檔案工作中的地位來說,檔案基礎(chǔ)工作是前提、是主體,基礎(chǔ)工作的完善程度,直接關(guān)系到計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。如果沒有良好的基礎(chǔ)工作,檔案殘缺不全,雜亂無章,現(xiàn)代化技術(shù)就不能產(chǎn)生高效率,而計算機(jī)技術(shù)缺少了基礎(chǔ)工作,就好似一座大廈沒有基石一樣。同時,應(yīng)當(dāng)注意到檔案管理基礎(chǔ)工作和以計算機(jī)為代表的現(xiàn)代化技術(shù)的關(guān)系十分密切,既不能離開基礎(chǔ)工作空談現(xiàn)代化技術(shù),也不能只注意現(xiàn)化化技術(shù)工作而忽略基礎(chǔ)工作,兩者相輔相成,相互影響,是一個不可分割的有機(jī)整體。

三、現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用與檔案管理基礎(chǔ)工作過程中人的作用

計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與檔案管理基礎(chǔ)工作,相互轉(zhuǎn)化都不是自然產(chǎn)生的,是由人的作用促進(jìn)兩者轉(zhuǎn)化的。不管未來的科學(xué)多么發(fā)達(dá),檔案基礎(chǔ)工作最終還是靠人來完成的。檔案人員不僅要掌握現(xiàn)代化技術(shù),也要具有先進(jìn)的管理技能,如計算機(jī)操作技能,縮微、標(biāo)準(zhǔn)化管理等技能;還要有較高的文化素質(zhì),相應(yīng)的文化水平,熟悉館藏內(nèi)容,了解檔案的歷史淵源,并具備與現(xiàn)代化生產(chǎn)生活相適應(yīng)的道德水準(zhǔn),要有社會使命感和為人民服務(wù)的工作態(tài)度,才能有效地完成檔案基礎(chǔ)建設(shè)和現(xiàn)代化技術(shù)的轉(zhuǎn)化工作。

四、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)現(xiàn)代化的前提

現(xiàn)代化技術(shù)十分重視規(guī)范管理,把標(biāo)準(zhǔn)化視為實現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)的支柱。檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化是建設(shè)在先進(jìn)技術(shù)、嚴(yán)密分工、廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上,各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間,既有嚴(yán)密分工,又有密切的合作。標(biāo)準(zhǔn)化從技術(shù)上把檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、提供利用等環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來,形成一個有機(jī)的整體,保證各項工作有條不紊地進(jìn)行。假如沒有一個標(biāo)準(zhǔn)作為共同的依據(jù),檔案管理各自為政,各行其是,其結(jié)果必然會出現(xiàn)不統(tǒng)一、不協(xié)調(diào)、不銜接、不配套的混亂狀態(tài)。

現(xiàn)代化技術(shù)要求高,精度大,面對計算機(jī)這一高效率的檔案自動化系統(tǒng),除了要有先進(jìn)的計算機(jī)系統(tǒng)外,還必須具備完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)作基礎(chǔ)。而原始數(shù)據(jù)的采集、整理,必須執(zhí)行國家檔案分類編號規(guī)劃和四項標(biāo)準(zhǔn),以確保檔案原始數(shù)據(jù)的質(zhì)量、規(guī)格、符號代碼的準(zhǔn)確無誤。如果檔案原始數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確規(guī)范,應(yīng)用計算機(jī)也就是假數(shù)真算,今后全國計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)就是一句空話。在這個問題上國外是有先例的,美國圖書情報檢索自動化技術(shù)在世界上具有領(lǐng)先地位,從上世紀(jì)80年代初就想聯(lián)網(wǎng),但至今未能實現(xiàn),原因不在于網(wǎng)絡(luò)技術(shù),也不在于硬件。軟件和數(shù)據(jù)格式,而在于網(wǎng)絡(luò)內(nèi)原始數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,文件規(guī)范不統(tǒng)一。由此可見,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是關(guān)系到千秋萬代的事業(yè),必須從長計議,從起步就抓好基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化。一句話,現(xiàn)代化程度越高,就越需要標(biāo)準(zhǔn)化。

綜上所述,檔案管理基礎(chǔ)工作引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)電子計算機(jī),加快了檔案管理基礎(chǔ)工作的速度,促進(jìn)了檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)水平的提高,同時檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)也力n快了現(xiàn)代化技術(shù)的進(jìn)步。電子計算機(jī)這一新技術(shù)的先導(dǎo),自從把它應(yīng)用于檔案基礎(chǔ)工作以來,已成為人們不可缺少的強(qiáng)有力工具,在檔案管理基礎(chǔ)現(xiàn)代化建設(shè)中呈現(xiàn)出廣闊的前景。□

(編輯/丹桔)