電子文件管理問題的思考

秦鐵軍 梅雪偉 王 欣

電子政務是近年來社會信惠化過程中網絡技術發展的一個突出成果。這項成果看起來似乎是純技術性的,然而,在21世紀一開始,它給人們思維與生存方式帶來的卻是一場翻天覆地的革命、這對習慣于傳統思維模式和工作方法的檔案人員,在紙質檔案環境一下子進入到電子檔案環境的急劇變革中,面對的不單是新舊觀念的激烈碰撞,更要面對電子檔案管理的理論與實踐的雙重困惑。如何解決電子政務中電子文件的管理問題迫在眉睫。

由于電子政務是網絡時代的產物。網絡技術、計算機技術、現代通訊技術等高新技術共同編織出一張籠罩全球、具有超強功能的網絡,將人類“網羅”進一個前所未有的數字化世界。在這樣一個所謂的“賽博空間”,誰都得換一種方式思維、換一種方法工作。網絡時代賦予檔案工作更新的內涵和空前的拓展機遇。檔案工作者的管理對象從有形實體擴展至數字代碼,工作環境從現實空間擴展至虛擬空間;因此,管理方式也必將從傳統模式轉換為網絡模式。

要求檔案工作者要深刻理解電子政務中“虛擬現實”的內涵。“虛擬文件”并不是“來無影去無蹤”的管理對象,“虛擬環境”也不是“虛無縹緲”的空間。電于文件應當與傳統的紙質文件具有相同的本質,都是社會記憶的載體,只不過在載體形式上有著根本的區別。可以說,電子文件是數字化的“物質載體”,它的管理也一定有規律可尋的。……