電子文件管理問題的思考

秦鐵軍 梅雪偉 王 欣

電子政務是近年來社會信惠化過程中網絡技術發展的一個突出成果。這項成果看起來似乎是純技術性的,然而,在21世紀一開始,它給人們思維與生存方式帶來的卻是一場翻天覆地的革命、這對習慣于傳統思維模式和工作方法的檔案人員,在紙質檔案環境一下子進入到電子檔案環境的急劇變革中,面對的不單是新舊觀念的激烈碰撞,更要面對電子檔案管理的理論與實踐的雙重困惑。如何解決電子政務中電子文件的管理問題迫在眉睫。

由于電子政務是網絡時代的產物。網絡技術、計算機技術、現代通訊技術等高新技術共同編織出一張籠罩全球、具有超強功能的網絡,將人類“網羅”進一個前所未有的數字化世界。在這樣一個所謂的“賽博空間”,誰都得換一種方式思維、換一種方法工作。網絡時代賦予檔案工作更新的內涵和空前的拓展機遇。檔案工作者的管理對象從有形實體擴展至數字代碼,工作環境從現實空間擴展至虛擬空間;因此,管理方式也必將從傳統模式轉換為網絡模式。

要求檔案工作者要深刻理解電子政務中“虛擬現實”的內涵?！疤摂M文件”并不是“來無影去無蹤”的管理對象,“虛擬環境”也不是“虛無縹緲”的空間。電于文件應當與傳統的紙質文件具有相同的本質,都是社會記憶的載體,只不過在載體形式上有著根本的區別?？梢哉f,電子文件是數字化的“物質載體”,它的管理也一定有規律可尋的。不要因為我們用肉眼看不到它,或者現在還沒有掌握它的規律,就困惑,就茫然。事實上,電子文件的產生與過去的甲骨、竹簡、鐘鼎和紙質文件在其本身功能和管理目標上,都是有相同之處的。只不過前者是文件所記載的信息與其載體是依附在一起的,并且是看得見摸得著的。而后者是信息與載體可以分離,并需要機器設備才能解讀。現代的高科技把有形變成了無形,把現實變成了虛幻,這是科技進步的結果。正如科學家約翰·皮林(Jean Perrin)所說的“科學是以簡單的無形代替復雜的有形”。

我們要正確認識電子文件的電子證據問題。過去之所以人們對紙質文件堅信不移,其根本原因是人們對所謂“原件”堅信不移。長期以來,在許多人的意識中,“原件”是一經生成,無論是載體還是附著其上的信息內容及各種標記都未曾改變的原始的文件。原始性使得文件在現行工作中具有特殊的憑證、依據作用,最可靠、最具權威性,是公認的法律證據。

然而,電子文件已不再有“原件”的概念。這是因為:電子文件必須要機器來識讀,致使“眼見為實”失效。電子文件增刪容易且不留痕跡,“原件”狀態很難保留。電子文件可脫機保存在其他磁盤、光盤等載體上,或發送到網絡上,“原件”已不具備實際意義。由于系統不斷升級,讀取設備不斷更新,即使保存原件也是徒勞的;網絡平臺上電子文件的生成與傳輸實際上是數碼的邏輯組合,可以說電子文件在產生一始和傳輸過程中,本來就不是什么原件。如電子郵件的傳輸就是先將信息拆散打包經由不同的路徑傳送,然后在另一端重組整合。因此,實體文件的“原件”概念,事實上在電子文件中是不存在的。

但是,這不等于說電子文件不具備原始性。對電子文件而言,重要的不是它的原件形態,而是對復制件信息內容原始性的認證。這就是認識電子文件證據性的出發點,也是電子文件管理和保護的切入點。顯然,對電子文件的制作過程、生效程序和管理方法進行有效的規范是非常必要的。目前,雖然也有了通過對產生電子文件的計算機做出規定、通過認證信息提供者與記錄制作者的可靠性等方法判定電子文件的證據價值,但這畢竟是一種“頭痛醫頭,腳痛醫腳”的謹慎臨時應對措施。電子政務要想從根本上解決這一問題,需要圍繞電子文件的生命周期建立起一整套法律法規。

鑒于以上的認識,電子政務中電子文件的管理就要徹底改變過去傳.統檔案管理中滯后的文件管理觀念和方法。變“過去時”為“將來時”,把電子文件的管理延伸到電子文件產生之前。即所謂的“前端控制”。其核心內容就是在電子文件產生之前,檔案工作者就要對系統建設提出建議。同時,通過立法授權檔案部門監督指導有關單位按法定標準生成和傳輸電子文件。這樣就使系統在電子文件產生時,甚至在文件產生之前就6B對電子文件進行歸檔范圍的劃定、文件價值的鑒定、信息保護形式的選擇以及其他有助于認證電子文件憑證性的背景材料等有關記錄。目前,全球檔案界巳就電子檔案“前端控制”觀點達成了相當廣泛的共識;并且正在結合各國不同的國情和文化背景制定相應的實施策略。

其實,“前端控制”并非電子文件時代的產物,在紙質檔案環境中就已經出現了。如,“紙質文件的規格標準”就是在文件未產生之前去控制文件載體的大小規格。而在電子文件環境中采用“前端控制”,對電子文件的管理具有至關重要的指導意義和新的內涵。從系統論的觀點出發,對電子文件的管理進行統籌規劃,使之在運行中高度有序化、規范化,是電子文件管理的最佳途徑。這一網絡時代的“前瞻策略”使得系統設計階段成為電子文件整個生命周期的三個階段中(系統設計、電子文件形成、電子文件保存)最為重要的環節。在這一環節中,文件工作和檔案工作的要求一同被嵌人到系統軟件中去。今后只要電子文件一形成,電子文件的保管、歸檔、保護、檢索等一系列工作就按程序自動完成。整個電子文件的生命周期自始至終處于高度有效的調控之中。這是電子文件管理的高級階段,是電子政務系統設計者、電子文件的生成者和利用者、電子文件的管理者和檔案工作者共同盼望的目標?！?/p>

(編輯/丹桔)