試論檔案工作的規范化標準化建設

李冬梅 王洪偉

檔案工作是集政治性、服務性和科學性管理為一體的專業化工作,有本行業特點和要求,那么注意并努力實現檔案工作規范化、標準化是每個檔案工作者的奮斗目標,工作方向也是檢驗檔案工作情況的標準、尺度,因此,檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節。

檔案工作過程一般包括收集、整理、保管、統計、利用、鑒定等項內容。實踐證明,檔案工作的規范化、標準化必須按照以上內容,建立健全一整套完備統一的管理制度,從而循序漸近,一環扣一環地開展工作,逐步形成切實可行的大家共同遵守的法規,并堅持在實施中不應付、不簡化、不走樣,才能實現檔案工作的規范化、標準化。

一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身,檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣,不僅僅決定公文本身的質量,同時,也影響日后檔案的質量,決定了檔案工作規范化、標準化問題,以提高檔案實體質量,為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。

1.公文用紙質量要好,幅面盡寸要統一、規范、標準符合國家的有關規定,排版形式為橫寫橫排,左側裝訂。

2.要注意檢查制發公文是否按程序簽發手續 ,是否符合審批權限,公文標題是否準確,主送單位和抄送單位準不準,落款是否與公文一致,有無日期等。

3.公文字跡要牢固清晰,不論是草擬公文、繕印公文,還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等,都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,有利于日后長久保管利用。

4.使用文種要合理,擬制格式要規范,行文不要濫用簡稱和使用不規范的字,以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷原則,即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則,而且還是推進檔案工作規范化、標準化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中,在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上,要注意解決好三個問題:

1.要準確把握文件立卷歸檔的時效性,完成現行文件階段任務的,才能給以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,就會給檔案管理造成無序和混亂。

2.明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷方式。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點。在實際工作中要注意區分文件與資料,特別是要注意區分在內容、形式和作用等,而且有很多相似之處的文件資料之別,具體問題具體分析,以減少檔案管理中的重復度和信息冗繁度,提高檔案利用的次序和效果。

3.在堅持“以我為主”歸檔原則前提下,要有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點,分清主次,抓住全電視教學的入口關,使不該歸檔文件不致混入,同時,又要注意防止歸檔文件的散失。特別是在立卷中,要把同類并具有內在聯系的文件材料組合在一起,保持同一問題的完整性,反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈,從而在提高檔案利用價值的同時,使立卷歸檔后所形成的檔案既完整,又不龐雜,為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素,而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此,在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中,我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題,以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質量問題,以有利于檔案規范化、標準化管理。

四、健全文書檔案管理體系,發揮網絡作用是推進檔案工作規范化、標準化的有力措施

文件的收集、整理,不只是幾個人的事,而是全體人員的共同責任,建立一個縱橫交織、組織嚴密的文秘檔案管理網絡體系,做到從縱向看,上下管有人抓,從橫向看,每個部門要有人承辦,全力配合,左右協作,并堅持依據有關法規,以本部門的相關制度,實施經常的檢查和定期的督辦。□

(編輯/丹桔)