談解決房地產檔案管理出現的新問題

李軍艷 李燕琳

房地產檔案不僅是一種永久性的檔案,更是一種極為寶貴的資料。伴隨我國房地產業的飛速發展,特別是房地產市場的空前活躍,在房地產檔案管理工作中,出現了許多新情況和新問題。為了不斷地提升房地產檔案的管理水平,使房地產檔案管理工作更好地為國民經濟發展服務,我們必須認真地研究房地產檔案管理出現的新情況和新問題。

1.房地產檔案的數量日益增多,需要解決精心保管的問題。隨著房地產業的飛速發展,房地產市場的空前活躍,城市規模不斷擴大,使房地產檔案的數量日益增多,管理的任務越來越重。從檔案的保管上看一些部門或單位,也出現了一些新的情況。一是檔案的庫房,有的年久失修,甚至破損不堪,亟待維修,也有的檔案多,庫房小,需要擴建。二是從庫房的設施來看,有的辦公用品不足,影響管理人員積極性;有的檔案柜不夠,放置檔案的架子太少。由于檔案太多,放得遍地都是。三是庫房的溫度及防火、防蟲、防盜、防潮、防塵、防污染等設備少。存在上述情況盡管是少數部門或單位,但是應引起足夠的重視。應該認真制定整改規劃,要著眼大局,想到長遠,決不能得過且過。要扎扎實實、抓住重點、與時俱進地解決好這些問題。

2.要加強規章制度建設,嚴把檔案質量關。房地產檔案是一種寶貴的資料,檔案質量的高低是檔案的生命力所在。這是因為檔案的質量越高,它的價值就越高,發揮的作用就越大。堅持抓好檔案的規章制度建設,可以有效地提高房地產檔案的質量。但是從目前的情況來看,有章不循及無章可循的情況依然存在。例如,有的部門或單位對檔案室的立案材料須經部門負責人審核,經綜合檔案室核準后再辦理移交,本來有制度要求,卻不能認真執行,結果使檔案管理在每個環節難以嚴格把關。由于不能嚴格按制度辦事,將會直接影響檔案的質量及壽命。特別是由于城市建設速度加快,規模不斷擴大,房屋變動頻率要快,房屋戶籍工作量很大,有些單位至今沒能及時建立房屋變動登記制度,致使方、檔、賬卡始終難以保持一致,影響了檔案材料的完整性和可靠性。提高檔案的質量需要大家把關,真正把應該建的制度盡快建立起來,讓制度真發揮作用,這是我們目前的檔案管理上,應該及時并著力要解決好的一個問題。

3.要用長遠的戰略眼光,注重提高檔案管理人員的素質。搞好房地產檔案管理,主要是依靠人。檔案管理人員的素質越高,檔案管理水平就越高。因此應該采用多種途徑抓好檔案管理人員的再教育、提高工作。我們所說到再教育,就是抓好檔案管理人員的職業道德教育;樹立全心全意為人服務的思想,愛崗敬業,不怕苦、不怕累,一心一意做好本職工作;再培訓就是根據每個管理人員的實際情況,提供新的學習機會,使他們與時俱進,掌握新的政策、新的專業知識、新的工作機能。決不能因為檔案數量增多,工作任務繁重,就忽略提高管理人員的素質。我們一定要用戰略的眼光,注重提高管理人員的素質,有利于提高管理水平。

4.要積極的創造條件,逐步實現房地產檔案管理現代化。目前房地產檔案的數量越來越多,門類越來越廣,管理的任務越來越繁重,為此房地產檔案管理逐步實現現代化已勢在必行。實行房地產檔案現代化管理,就是廣泛應用計算機、縮微、掃描等現代化科技設備,在檔案檢索手段資料微縮保管、監控控制與自動化提取資料等方面,這些先進的科學技術省時、省力、安全、節約、精確。此外在檔案編號、庫房設置、設施配備等方面,都大有所為。這也是當前檔案管理工作提出的新問題,需要我們積極做工作,努力去實施。

5.要轉變觀念,解決好房地產檔案的服務問題。房地產檔案要堅持為廣大人民群眾服務,為發展國民經濟服務。要想解決好這個問題,房地產檔案就要從靜態管理向動態管理過渡。讓房地產檔案真正地發揮它的作用,實現它的價值。是目前房地產檔案管理工作的一次飛躍,也是目前房地產檔案管理工作迫切要解決的新問題。為了解決好這個問題,需要切實抓好以下幾項工作:一是努力創造條件,設立檔案服務大廳。二是要大力搞好相關行業的協作,成立檔案交流協作網充分發揮檔案的作用。三是要加強檔案協會的建設充分發揮橋梁紐帶作用,交流經驗,搞好培訓,積極協調多辦實事。□(編輯/梁永安)