淺談醫療科技檔案的管理

關 巍 馮志紅 王秀蘭

醫療衛生部門的科技檔案工作是一項基礎性檔案工作,它真實地記載了醫療科研的思路、方法和經驗,記述了醫療科研活動的全過程。它不僅是醫療成果的記載,為衛生事業的發展提供重要的信息資源,而且成為醫療衛生事業進步的動力源泉。有效地把蘊藏于醫療檔案中的信息最大限度地挖掘出來,為經濟建設服務是十分重要的。筆者認為做好醫療科技檔案的管理必須明確科技檔案的重要性和檔案的科學管理。

一、醫療科技檔案的重要性

醫療科技檔案是醫院在醫療活動中形成的,作為原始記錄保存起來備查的各種文件材料,反映醫療事業科研成果的時代觀念,在經濟建設中起到重要的作用。

(一)醫療科技檔案可以作為醫療科研成果的依據。

(二)醫療科技檔案是探索醫療活動規律的基礎條件,研究醫療工作必須充分占有材料,它收集了醫療科研工作的成功經驗和失敗的教訓。

(三)醫療科技檔案具有創新觀念。江澤民曾指出:“創新是一個民族進步的靈魂,是國家興旺發達的不竭動力。”面對新世紀,我們必須牢固樹立創新觀念,解放思想,接受新事物。

二、如何做好醫療科學管理檔案

醫療科技檔案與其他種類檔案既有聯系又在區別。醫療科技檔案常帶有探索性,即使現在是失敗的科研材料,也會對今后的醫療科研工作起到借鑒作用。

(一)加強領導,提高認識

加強領導,提高認識,就是要成立醫療科技檔案領導小組,完善各種制度和崗位責任,做到“誰主管,誰負責”,職責分明,層層把關,統一制度、統一領導,形成統一管理,做到醫療科技檔案齊全、完整、規范,為檔案的收集、整理、開發、利用起到組織保證。

(二)轉變思想觀念

長期以來,我們對檔案工作的內容和范圍理解狹窄,對于科技檔案的管理工作滲透一種起前管理的意識,思想陳舊,工作不能創新就不能及時和有關部門溝通、聯系,不能把檔案工作滲透到各個環節,就會導致科研項目檔案資料積累不全,給檔案整理帶來麻煩。因此檔案人員必須轉變對每個資料的內容做到心中有數,做到跟蹤收集,分階段收集,把應該收集、歸檔的資料分類整理,歸檔立卷,使檔案管理規范化、標準化、科學化。

(三)提高檔案人員素質

一是要提高政治素質,認真學習黨的路線、方針、政策,全面落實科學發展觀,遵守憲法和法律,遵守工作紀律和職業道德,要有高度的責任感,要有一種一絲不茍的精神,要有強烈的事業心,要有服務意識。要緊緊圍繞科學發展開展服務。有敏銳的洞察力,能把握時代的發展脈膊,同黨中央保持高度一致。二是提高業務素質。首先要努力學習科學文化知識和專業知識,掌握運用現代化技術和操作技能,廣泛涉獵有關科學,不斷提高綜合分析能力和編研開發能力,了解當前科學技術發展的趨勢,做到熟知本職工作的指導思想、基本要求、具體職能和操作程序、規程;熟知自己管理的檔案內容、數量、存放地點、注意問題;其次進行高效率的工作也是強化業務素質的手段,更好地為經濟建設服務。努力做到今日事今日畢。三是具備良好的心理素質。檔案管理人員要有堅韌和良好的意志品質,要經常冷靜客觀地進行自我反省,自我教育,自我完善。對人要以誠相待,要有豁達寬闊的胸懷,寬容大度的氣質和虛懷若谷的品格,培養高尚的道德情操。

(四)做好醫療科技檔案的基礎工作

搞好科技檔案的收集,保證檔案材料的齊全、完整,是做好科技檔案工作的基礎。系統地整理,并做到規范化、標準化是提供利用的必要條件。如果收集不全,整理不科學、立卷不規范,就必然給醫療科技檔案的管理和利用工作帶來一定的困難。

(五)做好醫療科技材料的形成、積累工作

醫療科技檔案是科技文件材料轉化而來的,大量的科技文件材料長時間的保存在醫療人員手中,不僅增加醫務人員的負擔,也給集中管理綜合開發利用造成困難,因此醫療科技檔案人員要主動參與,做好材料形成和積累工作,抓住關鍵環節科技文件材料的完整。

(六)建立科技檔案管理網絡體系

建立科技檔案管理的網絡體系,是把分散的檔案實行整體管理,做好科技檔案管理的組織工作,跟蹤收集醫療科技檔案,根據科技檔案的性質,從每個課題和項目入手,從開題到結束跟蹤收集積累,確保收集工作的真實完整。

(七)抓好質量控制

加強科技檔案的質量控制,保證科技檔案的完整、準確、系統和安全,這是充分發揮科研檔案重要作用的前提條件,是搞好科技檔案管理、開發檔案信息資源的需要。

(八)建立健全科技檔案科學管理機制

以傳統管理為基礎,將現代科學的管理思想、方法、技術和手段運用于檔案管理,提高工作效率和管理水平,主動提供服務利用,使科技檔案取之于醫療科研再用之于醫療科研,增強檔案人員的檔案意識,提高檔案管理的積極性,使歸檔、立卷、保管、利用、開發等實現規范化管理,不斷提高科技檔案的管理質量。

總之,只要我們正確的認識醫療科技檔案的重要性,采取有效的方法,科學管理檔案,就可以做到積極開發醫療科技檔案信息資源,充分發揮科技檔案在醫療工作中的作用,為醫院科研成果提供依據,不斷提高檔案的利用水平。□

(編輯/李舶)