提高檔案干部隊伍素質的幾點認識

梅雪偉 王 欣 秦鐵軍

一、檔案干部隊伍的現狀

下面是對某地專職檔案人員人數、文化程度、專業技術職務情況的調查分析:

1.有利形勢

(1)專業檔案人員隊伍逐年壯大。從1994年的45人,增加到1997年的143人。這說明,我們有了一個較完整的網絡體系,有了一支穩定的檔案干部隊伍。

(2)大專以上文化程度的人數占有一定比例。1994年有25人,1997年有72人,占總人數的50%。從中看出,檔案干部的文化素質大幅度提高,為檔案事業的發展注入了生機。

2.提高存在的問題

(1)專業技術人員偏少。從1996年至2000年這五年看,專職檔案員中具有專業技術職務的人數僅占總人數的比例分別為24.4%、18.6%、17.6%、24.4%。

(2)檔案專業人員貧乏。1996年專業人員占總人數的11%,1998年專業人員占總人數的18.2%,2000年專業人員占總人數的22%。

二、提高檔案干部隊伍素質幾點思考

1.注重檔案人員知識結構的優化

一是應處理好縱向與橫向、基礎與提高的關系。優化知識結構,一個首要問題便是如何理解知識結構的構成模式,這正是當前仍困擾人們的一個理論與過程問題。

二是應處理好系統提高與發展特長的關系。在教育學上,日本專家曾提出“能才”與“異才”的區別,這對于檔案人員知識結構的優化不無啟示。對于檔案人員來說,所謂“能才”,是具有較高而全面發展的潛力,具有較為合理、全面、水平較高的知識結構與綜合性的知識才能;所謂“異才”,是在解決檔案工作某一方面、某一特殊的疑難性問題時,有著獨特的、他人不具備的知識與才能。

三是應處理好知識的靜態結構與動態結構的關系。目前,在心理學、教育學領域,人們已非常熟悉“認知結構”這一概念。它啟示人們,一個人的知識結構不是完全靜態的,而是既包含相對靜態的知識內容,也包括相對動態的獲得知識的過程與方法、乃至主體對態度、思維方式等,這是有別于傳統的知識結構要領的。

2.注重檔案管理人才綜合素質的提高

一是要努力培養現代化的檔案管理人才,提高檔案人員素質,積極更新改善設備和管理手段是實現檔案管理現代化的先決條件。但現代化設備要求管理人員素質必須現代化,為此,必須注意提高檔案管理人員的素質。

二是通過對現有檔案人員的繼續教育來提高檔案管理人才自身素質。

三是因材施教。檔案專業技術人員繼續教育的類型和形式方法與手段,可因人而異。有些單位的檔案人員,由于人員變動,需要學習基礎知識,掌握檔案管理工作的基本技能;但也有些單位的檔案人員穩定,又具有一定的文化知識,需要補充一些新技術、新方法,因此,繼續教育的內容應根據各層次人員的情況,因人而異。

四是要提高外語水平。外語是當前檔案專業技術人員在評聘和晉升檔案專業技術職務時的一大考試“難關”,大多數檔案干部的外語水平尚未達到初級等級證書水平,急需“掃盲”。利用各種教育方式,提高他們學習外語的興趣,鼓勵他們克服學習中遇到的困難,樹立起為檔案事業而奮發向上的自信心,同時也改變了檔案專業技術職務人員貧乏的狀況。

3.注重提高順應信息時代發展需要的檔案管理干部的信息素質

面對信息化的挑戰,檔案人員所必須具備的信息素養有以下幾方面:

一是運用信息工具的能力。這是信息時代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計算機理論知識和運用技能,使自己能熟練使用各種現代信息工具,特別是網絡傳輸工具,為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。

二是檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案實體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。

三是檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作者的一項基本職責,內容十分龐雜,檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估信息的能力,對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析,從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分,為利用者提供優質的服務。

四是檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值,這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。從不同角度進行加工,剔除其中的無用成分,重新組合,將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值力,達到高效利用的目的。

五是檔案信息的交流、傳播能力。檔案工作者的信息交流能力不僅包括傳統的文字和口頭表達能力,還需具備在互聯網上進行交流的各種能力,如應用外語與國外同行交流的能力以及應用各種相關的現代技術信息的能力等。□

(編輯/李舶)