對做好檔案保管工作的再認(rèn)識

馮志紅 王秀蘭 關(guān) 巍

檔案保管工作是維護(hù)檔案的完整和安全的具體性工作,是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的一個重要環(huán)節(jié)。其中心任務(wù)在于采取有效措施延長檔案壽命,保證檔案的安全。

一、熟悉館藏,練好基本功,是做好檔案保管工作的立足點(diǎn)

一般來說,熟悉館藏從內(nèi)容上包括:館藏檔案基本內(nèi)容、種類、檔案所屬歷史時間、起止年代、全宗數(shù)、檔案及資料卷(冊)數(shù)、檔案保管期限、開放檔案數(shù);館藏檔案存放狀況、檔案占地面積、延長米數(shù);現(xiàn)有檢索工具種類、數(shù)量、履蓋面、使用方法和利用效果等,了解這些是對保管工作人員的起碼要求。而館藏檔案包羅萬象,內(nèi)容浩瀚而豐富,所以要想做一名合格的保管工作者,最大限度地挖掘館藏信息,只知曉上述幾方面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還須進(jìn)一步深入了解以下館藏內(nèi)容:1.館藏檔案的整理狀況。即案卷、全宗的排列是否系統(tǒng),保管期限劃分、價(jià)值鑒定是否得當(dāng)。2.館藏檔案制成材料狀況,即檔案的損毀和修復(fù)情況。3.主要檔案全宗構(gòu)成者情況。即立檔單位的職能、任務(wù)、歷史沿革、組織機(jī)構(gòu)變遷、主要領(lǐng)導(dǎo)人等。4.館藏重要全宗及特色全宗檔案的主要內(nèi)容、珍貴價(jià)值、反映的重大社會活動、重要?dú)v史事件等。保管工作人員掌握了上述館藏內(nèi)容,不但工作起來輕車熟路,手到卷來,還能為其他環(huán)節(jié)的工作提供準(zhǔn)確的館藏?cái)?shù)據(jù)、信息,為領(lǐng)導(dǎo)研究決策提供參考,從而更好地為利用工作服務(wù)。

二、加強(qiáng)庫房科學(xué)管理,是做好檔案保管工作的重要步驟

庫房管理是檔案保管工作的主要內(nèi)容和經(jīng)常任務(wù)。搞好庫房管理是維護(hù)檔案的完整與安全,延長檔案壽命的主導(dǎo)因素,是做好檔案保管工作的重要步驟。特別是近些年來,隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)步伐的加快,檔案館藏?cái)?shù)量逐年增加。新的大規(guī)模的檔案館庫相繼落成,檔案庫房數(shù)量增多,管理要求也相應(yīng)提高。所以加強(qiáng)庫房科學(xué)管理顯得尤為突出和重要。

檔案庫房管理內(nèi)容繁雜,可概括為行政管理、業(yè)務(wù)管理、技術(shù)管理三個方面。行政管理即以行政手段對庫房責(zé)任人進(jìn)行的組織管理,對庫房管理各種制度的建立和奉行。首先,在人員的配備上,要設(shè)一名主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織管理,再選拔那些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)過硬的同志做庫房管理人員。然后對他們定崗定責(zé),實(shí)行目標(biāo)責(zé)任制管理,確定總的工作目標(biāo),并將目標(biāo)分解到個人,使每個人都明確自己的職責(zé)和具體分工,最后還要對每個人的目標(biāo)完成情況,定期考核評比,表揚(yáng)先進(jìn)、鞭策后進(jìn)。

業(yè)務(wù)管理是指庫房管理中涉及檔案業(yè)務(wù)的管理。主要內(nèi)容包括庫房編號、檔案裝具編號、全宗排列、檔案上架、檔案存放地索引的編制及代卷卡的填寫等。為了便于庫房的科學(xué)管理及館藏檔案的提供利用,庫房及庫內(nèi)檔案架柜均要統(tǒng)一編號。編號方法既要符合要求,遵循規(guī)定,又要因地制宜,切合實(shí)際。檔案架柜的排列要做到整齊有序、橫豎成行、疏密適宜。全宗的排列要基本依照進(jìn)館檔案的先后順序,同時要力求同類型、同系統(tǒng)的全宗相近排列,不同類型、不同載體的檔案分別保管。有些全宗排列還要留有一定空余,以便兼顧后續(xù)檔案。此外,為了便于保管工作人員切實(shí)掌握庫房檔案的存放位置和流動情況,還須編制檔案存放地索引和檔案代理卡(代卷卡)。

技術(shù)管理即借助一定的科技設(shè)備,對庫房及庫內(nèi)檔案的技術(shù)防護(hù)和安全管理。主要包括防火、防盜、防干防濕、防高溫(溫濕度控制)、防塵、防光、防微生物及有害生物(蟲、鼠)等。

三、改善保管條件,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案保管工作發(fā)展的必由之路

伴隨著科技飛速發(fā)展和社會進(jìn)步,檔案工作對物質(zhì)條件和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的依附性也日益突出。

檔案管理現(xiàn)代化,概括說就是應(yīng)用以電子計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與設(shè)備,采用科學(xué)的管理方法管理檔案。檔案保管工作的任務(wù)是克服與限制損毀檔案的各種因素,最大限度地延長檔案的壽命。任務(wù)的實(shí)現(xiàn)離不開先進(jìn)的設(shè)備條件和科學(xué)的技術(shù)手段。可見檔案保管工作相對于其他環(huán)節(jié)的檔案工作,對于先進(jìn)設(shè)備和科學(xué)技術(shù)依賴程度更大。實(shí)踐也證明,檔案保管工作在檔案管理:現(xiàn)代化的進(jìn)程中,得益最多,變革最突出。

檔案管理現(xiàn)代化是一個復(fù)雜的綜合性的系統(tǒng)工程,是一項(xiàng)長期的戰(zhàn)略任務(wù),不可能一蹴而就。一要提高保管工作人員的現(xiàn)代化素質(zhì)。現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備需要人來掌握和操作,檔案工作現(xiàn)代化,人的現(xiàn)代化要先行。二要改善檔案存貯環(huán)境。不失時機(jī)地爭取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持,加大對檔案保管工作的投人。因地制宜地對檔案庫房進(jìn)行更新改造,并使檔案裝具、卷皮、卷盒等檔案包裝材料逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo):準(zhǔn)化。特別是在館舍建設(shè)上,有條件的要:按照有關(guān)檔案庫房建筑標(biāo)準(zhǔn),認(rèn)真選址,嚴(yán)格設(shè)計(jì),建造一個結(jié)構(gòu)合理,堅(jiān)固耐用,具有防火、防水、隔熱功能又能與先進(jìn)設(shè)施相配套的現(xiàn)代化檔案庫房。三要引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備,配備現(xiàn)代化的安全保管設(shè)施。四要加強(qiáng)對保管人員的組織協(xié)調(diào)和對檔案庫房的科學(xué)管理:概括地說就是要從現(xiàn)代化的管理思想出發(fā),建立一個高效的管理機(jī)構(gòu),運(yùn)用科學(xué)的管理方法、手段,保證檔案保管工作的安全、便利、有效。□

(編輯/李舶)