新形勢下醫(yī)院檔案工作的問題與對策

王秀蘭 關(guān) 巍 馮志紅

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的逐步深化和信息技術(shù)越來越廣泛地應(yīng)用于醫(yī)院的各項(xiàng)工作,醫(yī)院工作的領(lǐng)域和方式發(fā)生了重大變化。由于種種原因,醫(yī)院的檔案工作卻并沒有跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐,出現(xiàn)了不少問題和困難。在新形勢下,查找問題,探討對策,對做好醫(yī)院檔案工作會(huì)有裨益。

一、醫(yī)院檔案管理的問題

(一)重醫(yī)療輕檔案。一是不少領(lǐng)域干部檔案意識(shí)淡薄,認(rèn)為檔案工作是檔案工作人員的事情,不重視檔案工作,甚至認(rèn)為可有可無,進(jìn)而對加強(qiáng)檔案工作有利的事情不支持、不贊同;二是中層管理干部和一般職工對檔案的價(jià)值和重要性認(rèn)識(shí)不夠,認(rèn)為檔案工作與自己無關(guān),從而對開展的檔案工作不理解、不配合。在一些醫(yī)院里提升全員檔案意識(shí)和各科配合檔案工作,仍然有許多的事情要做。

(二)重載體輕利用。這是醫(yī)院檔案管理的一種通病。檔案收集、整理好了就沉睡在檔案室里,無人問津。這樣許多有價(jià)值的資料被埋沒,許多重要的信息資源沒有被開發(fā)利用。檔案載體是“死的”,但通過編研等方式的開發(fā)利用,檔案載體的信息內(nèi)容卻變成了“活的”。

“活的”檔案才能真正體現(xiàn)檔案工作的意義,體現(xiàn)檔案工作為臨床服務(wù)、為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展服務(wù)的宗旨。

(三)重經(jīng)驗(yàn)輕法規(guī)。醫(yī)院檔案管理因?yàn)閸徫蝗藛T流動(dòng)性大,專業(yè)人員少,醫(yī)院領(lǐng)域和工作人為了便于工作一般僅注重經(jīng)驗(yàn)的傳承,對相關(guān)法規(guī)的學(xué)習(xí)和貫徹不重視,致使醫(yī)院檔案工作總在舊模式、舊傳統(tǒng)下運(yùn)轉(zhuǎn),管理缺乏創(chuàng)新,工作沒有動(dòng)力,時(shí)常出現(xiàn)有法不依,甚至違反檔案法規(guī)的事情。

(四)重人員輕素質(zhì)。醫(yī)院從事檔案工作的人員不少,但兼職多專職少,年老多年輕少,非專業(yè)人員多專業(yè)人員少,人員流動(dòng)多固定少,由此導(dǎo)致了檔案從業(yè)人員素質(zhì)普遍較低,使檔案工作缺乏主動(dòng)性而處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)。另外,檔案工作人員待遇偏低,外出業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流的機(jī)會(huì)很少,使其業(yè)務(wù)素質(zhì)難以提升,工作比較消沉,最終導(dǎo)致檔案工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院發(fā)展。

(五)重交接輕參與。《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》第13條、第14條規(guī)定,醫(yī)院的檔案工作要與醫(yī)院和各項(xiàng)工作緊密結(jié)合,實(shí)行“四同步”管理,即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí),應(yīng)該同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作;對科研成果、產(chǎn)品規(guī)劃與試制、基建工程等項(xiàng)目進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須有檔案部門參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)該會(huì)同檔案部門,對應(yīng)該歸檔的文件材料進(jìn)行檢查,并簽署意見。未經(jīng)檔案部門檢查或經(jīng)檢查沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔的項(xiàng)目,不能通過鑒定、驗(yàn)收,科研成果不予上報(bào)。目前的現(xiàn)狀是醫(yī)院檔案工作與醫(yī)院的各項(xiàng)工作是脫節(jié)的,只重視資料放載體的交接,檔案工作人員只能被動(dòng)的接受資料,并未參與(有些醫(yī)院是不允許)項(xiàng)目的鑒定、驗(yàn)收。醫(yī)院各科室和個(gè)人在從事各種職務(wù)活動(dòng)中形成的各種載體形式的文件材料,因?yàn)闊o有效的督促而出現(xiàn)個(gè)人據(jù)為己有的現(xiàn)象,以至有些寶貴的資料無法歸檔、丟失。

(六)重現(xiàn)狀輕投入。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員大多只重現(xiàn)狀的維持而不重工作的提高,導(dǎo)致硬件和軟件建設(shè)越來越不適應(yīng)醫(yī)院檔案管理的要求。具體表現(xiàn)在檔案專用設(shè)施和防護(hù)設(shè)備簡陋,辦公條件差,庫房不足,無檔案專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等,特別是不注重人員專業(yè)技能培訓(xùn)和素質(zhì)的提高,使檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和規(guī)范化水平大大低于醫(yī)院發(fā)展的整體水平,影響了醫(yī)院檔案、工作的功能和作用。

(七)重病歷輕其他。病歷不僅是醫(yī)療、科研、教學(xué)的依據(jù)和素材,而且在刑事和民事訴訟、基本醫(yī)療和商業(yè)保險(xiǎn)、傷情和傷殘鑒定等方面具有重要的作用,其利用價(jià)值是顯而易見的,因此醫(yī)院一般在人員、場地和經(jīng)費(fèi)等方面對病歷管理給予足夠的保障和重視。由于文書、科研、基建、設(shè)備、會(huì)計(jì)、人事檔案的價(jià)值具有延時(shí)性和隱蔽性,一般不被看重,其管理和利用已經(jīng)跟不上醫(yī)院的發(fā)展和時(shí)代的要求。

二、解決現(xiàn)存問題的對策

(一)領(lǐng)導(dǎo)重視。在目前公立醫(yī)院體制下,領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是做醫(yī)院檔案工作的關(guān)鍵。

(二)依法治檔。法治社會(huì)在檔案管理上的要求是依法治檔。為了加強(qiáng)檔案工作,提高檔案科學(xué)管理水平,充分發(fā)揮檔案的作用,國家制定并實(shí)施了《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法趴《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》等法規(guī),因此醫(yī)院七類檔案管理完全有法可依。醫(yī)院嚴(yán)格依法開展檔案工作,同時(shí),衛(wèi)生和檔案行政管理部門要從嚴(yán)進(jìn)行執(zhí)法監(jiān)督,那醫(yī)院依法治檔水平會(huì)逐步提高,檔案工作也將走向規(guī)范化和科學(xué)化。

(三)主動(dòng)服務(wù)。檔案工作可以默默無聞,卻不能默默無為,檔案管理人員必須提高認(rèn)識(shí),樹立正確的價(jià)值觀。檔案管理人員必須變被動(dòng)應(yīng)付為主動(dòng)服務(wù),既要積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持,又要主動(dòng)為醫(yī)院和職工特別是臨床工作人員服好務(wù)。要積極主動(dòng)爭取將醫(yī)院檔案室建成為信息處理和利用中心,開展檔案咨詢,為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)。另外,還要主動(dòng)與上級檔案部門溝通聯(lián)系,實(shí)現(xiàn)信息不同程度的共享,最大限度地方便職工查詢有關(guān)的資料信息。

(四)提高素質(zhì)。醫(yī)院檔案工作起決定作用的是人,特別是具有高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員。這里高素質(zhì)指的是熟悉掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)技能,了解醫(yī)療專業(yè)知識(shí),通曉信息技術(shù)應(yīng)用及檔案管理。提高檔案工作人員的整體素質(zhì),是做好醫(yī)院檔案工作的重要方面。為此,既要吸納、引進(jìn)高素質(zhì)復(fù)合型的檔案管理人才,又要重視檔案工作人員的在職教育,著力抓好業(yè)務(wù)知識(shí)技能培訓(xùn),鼓勵(lì)在職自學(xué)和經(jīng)驗(yàn)交流等形式的繼續(xù)教育,不斷提高其專業(yè)知識(shí)技術(shù)和管理水平。

(五)綜合管理。醫(yī)院七大類檔案一般分別歸所在科室管理,互不隸屬,單獨(dú)自成體系,未形成集中統(tǒng)一的管理格局,即使成立了綜合檔案室的一些三級醫(yī)院,病歷、人事、財(cái)務(wù)等種類檔案也并未實(shí)質(zhì)上進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,造成了醫(yī)院人、財(cái)、物的浪費(fèi),不利于檔案的開發(fā)利用和檔案事業(yè)的發(fā)展。實(shí)行綜合管理既可避免上述弊病,又能充分發(fā)揮檔案的整合效能,其在結(jié)構(gòu)形式上,要求醫(yī)院成立綜合的檔案管理機(jī)構(gòu),將七大類檔案集中統(tǒng)一管理,病歷檔案也不能例外;在實(shí)質(zhì)內(nèi)容上以研發(fā)利用檔案信息資源為目標(biāo),逐步實(shí)現(xiàn)檔案、信息和資料的一體化綜合服務(wù),使各類檔案情報(bào)信息互為補(bǔ)充,構(gòu)成醫(yī)院情報(bào)信息的完整系統(tǒng),從而更好地為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。□

(編輯/李舶)