試論創檔案管理品牌

王洪偉 李冬梅

近年來,鶴崗市人民醫院結合新時期檔案工作的特點,從抓基礎、抓管理、抓編研、抓利用入手,強化制度約束,注重規范管理,形成了系統化、標準化、科學化的檔案工作管理體系,檔案目標管理一年上一個臺階。

一、加強領導,確保四個到位

近幾年,鶴崗市人民醫院領導班子雖然幾經調整和新老交替,但是對檔案工作重要性的認識卻始終如一,這對統一

職工思想,增強檔案管理意識起到了很好的推動作用。

1.組織機構到位。鶴崗市人民醫院成立了由院長任組長,分管院長任副組長,職能部門負責人為成員的檔案目標管理領導小組,做到有陣地、有專班、有計劃、有考核,基本形成了由院長親自抓,分管院長負責抓,檔案部門具體抓,各職能部門配合抓的整體聯動檔案目標管理組織體系。

2.人員配備到位。鶴崗市人民醫院嚴格按照“五性”要求認真選拔和配備檔案工作人員。長期以來,我院不僅配備了一名專職檔案人員,而且每個職能部門還配備了一名兼職檔案人員。形成了以檔案管理領導小組為領導、以專職檔案員為主體、兼職檔案員協調配合的齊抓共管檔案工作目標管理網絡。

3.宣傳教育到位。鶴崗市人民醫院堅持把開展檔案宣傳教育作為做好新時期檔案工作的重要環節,他們把檔案知識學習列入黨組中心組學習的重要內容;把《檔案法》等資料編印成冊,印發到各科室,經常性組織學習;堅持每半年組織一期“檔案知識宣傳櫥窗”,每年舉辦一次檔案知識有獎答題競賽活動,以漫畫、問答、娛樂等生動活潑的形式,讓干部職工在活動中受到教育,在教育中得到提高。

4.資金投入到位。為提高檔案管理水平,鶴崗市人民醫院千方百計增加檔案投入。他們針對檔案庫房面積狹小、容量不夠的現狀,對檔案庫房進行了全面改造,使檔案庫房面積逐步擴大,并設置了閱文室和微機室,還投資建起了榮譽檔案室和圖書資料室。同時,我院又先后購置了空調、滅火器等硬件設施,安裝了防盜門窗和防光窗簾,檔案管理完全達到了“八防”要求。

二、整章建制,健全四個體系

1.崗位職責體系。鶴崗市人民醫院制訂了《檔案目標管理領導小組工作職責》和《檔案員工作職責》。檔案目標管理領導小組具體負責全院檔案工作的組織、管理和指導,制訂長期和年度檔案工作規劃,并負責組織實施。這些崗位目標責任制的制訂和落實,切實增強了干部職工做好檔案工作的責任感和主動性,檔案工作事事有人抓,項項有人管。

2.檔案管理體系。每年初,鶴崗市人民醫院都要組織召開座談會,根據機構調整和業務發展,對我院檔案歸檔制度進行討論、修改、充實和完善,經過不斷的摸索和完善,已初步形成了一套規范的業務操作流程。

3.檢查監督體系。在長期的工作實踐中,鶴崗市人民醫院總結出這么一條經驗:檔案管理僅僅依靠健全的規章制度和檔案人員的高度自覺是肯定不行的,還必須加強檢查監督。每年,鶴崗市人民醫院都要組織開展兩次以上檔案管理制度執行情況檢查,主要采取兼職檔案員自查和專職檔案員檢查相結合,全面檢查和重要檢查相結合,年終考核與日常考查相結合的方式,全方位排查安全隱患,找出工作中存在的容易忽視、不夠嚴謹、制度真空可能導致責任事故發生的環節和部位,制訂相應的防范措施,做到排查細、羅列全、研究透,同時把風險防范責任落實到部門、崗位和個人頭上,做到職責清楚、措施清楚、責任清楚。

4.目標考核體系。鶴崗市人民醫院把機關檔案目標管理作為一項重要工作與業務工作同計劃、同安排、同考核,制訂了《鶴崗市人民醫院機關檔案目標管理考核評價標準》,開展目標考核,真正把機關檔案目標管理的各項措施落到了實處。

三、求實創新,突出四性

鶴崗市人民醫院始終把求優、求新、求高的標準貫穿于檔案工作的每一環節,為檔案管理不斷取得新的成績,實現新的跨越打造了一個堅實的平臺。

1.夯實基礎,突出了代表性。一是檔案門類齊全。鶴崗市人民醫院在做好文書檔案和會計檔案歸檔工作的同時,還建立了榮譽檔案、科技檔案、基建檔案、聲像檔案和電子檔案,門類齊全。二是編研成果豐碩。近年來,鶴崗市人民醫院不斷提高檔案編研工作水平,形成了《病例檔案》、《信用檔案》、《科技檔案》、《財務檔案》、《審計檔案》和《影像檔案》等,編寫了檔案管理方面的有關論文達500多萬字。

2.個性鮮明,突出了典型性。一是建立了醫療數據庫。我們把近5年來的醫療統計數據進行了集中匯總,為我院開展調查研究、制訂工作規劃、研究醫療發展提供了歷史資料。二是建立了監管信息庫,他們按照監管內容,分別建立了病例檔案管理、影像管理、財務管理、科技管理、信用管理和高管人員管理等六個監管資料庫,為我院加強醫療監管架設了一條信息高速公路,有效地防范和化解了醫療風險。三是建立信用檔案資料庫。

3.注重科教,突出了先進性。鶴崗市人民醫院堅持把科技和教育作為提高檔案工作管理水平的重中之重來抓。他們始終注重提高檔案人員的綜合素質,率先在全院實行持證上崗制。近年來,鶴崗市人民醫院更是把科技開發納入了年度重要議事日程,著力提高檔案管理現代化水平。目前鶴崗市人民醫院檔案室配置了電腦,安裝了全省最先進的檔案目標管理系統軟件,購置了打印機、掃描儀、攝像機等科技設施,是全市醫療系統唯一一家實行微機管理的市級醫院。

4.開發利用,突出了實用性。開發利用是鶴崗市人民醫院加強檔案管理的出發點和落足點,在我們看來,檔案不是一種陳列檔案柜里的裝飾品,而是一筆可以開發利用的寶貴財富。近年來,隨著檔案管理現代化水平的不斷提高,特別是醫療數據庫、監管信息庫、信用資料庫的建立,為檔案利用搭建一個服務平臺,檔案管理在維護醫院權益、加強醫療監管、整治信用環境、支持經濟發展中的作用日益明顯。□(編輯/穆楊)