淺談中職文秘專業語文口語交際的訓練方法

中華人民共和國勞動和社會保障部制定的《秘書國家職業標準(2003年版)》一書將“文秘”的概念定義為“從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員”。從中可以看出文秘是領導的左臂右膀,是上司的參謀和助手。文秘的素質和能力對推進組織的整體工作和關鍵工作起到非常重要的作用。文秘負責掌管文檔、安排事務并協助機構或部門負責人處理日常工作,應具備語言文字處理、信息處理、公文處理、會務處理、行政事務處理等方面業務的能力,工作非常繁瑣,涉及口語運用的地方很多,通常運用的大致有接待來訪、調查走訪、接打電話、匯報工作等。因此,中職學校語文教學應當結合文秘專業的職業特點開展口語交際訓練,提升學生的文秘職業素養。本文就筆者多年來的教學實踐提出了自己的一些訓練方法,以供同行探討。

一、接打電話

隨著科技進步,電話已經普及到千家萬戶,現在老師、學生也都用上了移動電話,大多數學生對接打電話的練習不以為然。但是,接打電話恰恰能直接體現一個人的素質和形象,在文秘專業學生的職業發展中,正確使用電話,有利于事業成功和生活幸福,反之則相反。文秘工作需要接打許多電話,要學會應對和處理。指導學生接打電話應注意如下幾個方面:一是選擇恰當時間。撥打電話應選擇對方方便的時間,休息和用餐時間、節假日一般不宜打電話,更不宜打談公務的電話;給海外人士打電話,先要了解時差。二是文明用語,簡明準確。多用“您好”“請”“謝謝”“對不起”“再見”等禮貌用語。通話前充分準備,通話時應適當問候對方,自報家名,內容簡要說明,長話短說,聲音適當,吐字準確清晰,語速均勻。三是注意打電話的舉止和環境。接打電話時,不要以為對方看不見就一邊挖著鼻孔一邊接打,在廁所里不要打電話,如果必須接電話,要最大程度的簡短,不要像嘮嗑家常一樣長篇大論。在餐桌不宜接打電話,如果必須接時,要離開餐桌,或者轉到一邊,不可對著菜盤子大呼小叫。在人多的地方,不宜大聲喧嘩。掛電話要輕放。四是及時接電話和回電話。一般在鈴聲響過三遍之內接聽,如果說話不方便,應當告知對方過一會打過去,或者和對方約定幾時再打過來;如果發現存在未接聽的電話,一般要主動回話,當然,陌生的電話不在此列。五是學會處理特殊電話。辦公室經常會接到投訴、騷擾、推銷電話,甚至要問上司電話,家庭住址等,老師應指導學生靈活處理。

二、調查走訪

信息工作是文秘工作的重要內容,文秘人員往往要承擔信息的收集、取舍、整理、歸納和傳送。而調查走訪往往是獲取信息的重要渠道。因此,調查走訪應成為文秘需要掌握的重要技能。調查走訪是實踐性很強的活動,要求有比較明確的調查對象、調查目標,牽動學生的綜合能力。這種活動的最大優點是讓學生獲得實際的口語應用機會、鍛煉學生的聽、說、記、寫和思維能力;其次是培養學生與人交往的膽量、增加信心,豐富社會閱歷,增加社會知識。調查走訪可讓學生到實踐中去,與調查對象直接接觸,開展訪談活動,做好記錄,整理成文。在教學中應注意以下幾點:一要選好主題。多了解學生愛好,讓學生參與議題擬訂,選擇學生比較關心的熱點問題,比如 “學生消費的調查”“假期生活安排”“學生網絡生活”“學生的時間安排調查”等,這類調查貼近生活實際,調查對象也多愿意配合,取得成功的幾率較高。二要加強指導。事先要求學生掌握調查研究的基本注意事項和常識,掌握問話的技巧。比如,有的問題正面問,常常不易得到結果,而采取迂回包抄、旁敲側擊的辦法就比較容易獲得真實的素材。引導學生在調查訪問前擬寫周密具體的調查提綱,不搞臨陣磨槍,毫無目的,亂問一氣。

三、聽說記結合訓練

文秘人員從事行政事務處理、會務工作,參加會議的幾率比較大,往往需要從事會議安排、會議記錄、與會發言等工作,扎實的聽說記能力能助其順利完成崗位工作,暢通職業發展道路。筆者認為,聽說記方面的訓練,一是利用現有教學資源,督促指導學生盡快進入文秘的職業角色,利用班會、校會和學校各種集會活動,學做各種會議和活動記錄,開展會議記錄、課堂筆記評展比賽等。開展“假如我是發言人”活動,引導學生適應不同角色思考演練。二是開展復述練習活動。可以讓老師或者學生講一段笑話或者故事,讓其他人起來轉達給全班同學,練習聽說能力。講的事情可以是身邊發生的事、書刊和影視里看到聽到的事、社會的熱點問題,或者模擬職場領導口授通知,但必須是講,不是讀,要生動有趣。讓同學指正錯用之處,并整理復述。這種訓練對語文學習來說具有多種功能,加上內容的豐富生動,教學方式新穎,教學起來效果會比較好。

四、辯論活動

辯論是觀點對立雙方為明辨是非,借以說服或駁倒對方的一種口語交際活動。辯論一般有活動的組織者針對統一問題而設計兩種不同理解角度,然后讓參辯雙方各執一種觀點進行互相針鋒相對的辯駁。開展辯論活動不僅可以激發學生的競爭意識,給學生提供一個展現自我、施展才華的舞臺,還可以培養他們獨立思考問題、表達具有個性特點的觀點的能力。應該選擇一些切近社會現實,貼近學生實際,學生比較敏感有話可說而又有意義的話題,引發大家辯論。如筆者經常采用的辯題有:中職學生上網利大于弊還是弊大于利;中職文秘專業學生外出打工(創業)利大于弊還是弊大于利;中職文秘專業學生戀愛利大于弊還是弊大于利;老師對中職學生管理嚴格好還是寬松好;現代學生傳統一點好還是開放一點好等等。活動前,應先讓學生雙方分頭進行準備,在主旨的鉆研、資料的積累、對手的分析、環境的利用、應變的謀略、表達的技能、亮相的儀態等方面都進行預演。在辯論活動過程當中或結束后,教師對辯論活動應予引導或及時講評。還可組織學生觀看一些辯論賽錄相,觀看校級或社會組織的辯論賽,讓學生有模仿對象,感受辯論賽氛圍,提高思辨能力。

五、面試演練

面試是絕大多數中職畢業生求職必過的一關,文秘專業的學生在這方面的表現顯得更為重要。因此,通過舉辦面試演練活動對于指導學生求職很有必要。可舉行虛擬招聘會,把學生分為兩邊,一邊是招聘文秘崗位人員的面試人員,一類是求職畢業生。首先,要求分頭準備好求職信、個人簡歷和擔任考官擬出面試題目,做好活動準備。其次,在 “面試”過程中注意做好啟發和提示工作。第三,在活動結束后,就“面試”中提出的問題、回答予以評點和完善。活動中還可進行角色轉換。訓練中可圍繞以下幾個問題展開:如能否作簡要的自我介紹?回答要點:姓名,年齡,學業歷程,中心是圍繞所聘職位展開;如談談你能否勝任我們提供的職位?回答要點:對所提供職位的認識和看法,自身所具備的知識基礎和專業能力;如你的上司交辦你一項緊急任務,另一個領導也交辦你另一項緊急任務,你不可能在要求時限內都完成,該怎么辦?回答要點:借助外援完成任務;確實不行如實匯報上司一起研究解決。面試演練可安排 3-4人做主考官,而一般只安排一人作為求職者。教師對雙方問答應做好記錄,待后評講交流。經過這樣安排,能提高學生的積極性和參與意識,從求職材料的準備、著裝打扮、心理準備到問答準備,同學們都跟畢業生參加招聘會一樣重視。模擬會后師生再一起歸納總結,找出優缺點,欣賞精彩的問答。這樣,可提高學生直接的口語運用能力。

六、演講比賽

演講是指在特定的時空環境中,以有聲語言的相應的體態語言為手段,公開向聽眾傳遞信息,表述見解、闡明道理,抒發感情,以期達到感召聽眾的目的,它是一種直接的帶有藝術性的社會實踐活動。中職語文教材中都有演講這一教學單元,如我校使用的語文教材為人民教育出版社發行的中等職業教育國家規劃教材《語文》基礎版,第三冊為即席發言、演講。教師在傳授演講技巧時,要注重提高學生寫作演講稿的水平,同時要創造條件,給學生有當眾演講的機會。舉行演講比賽,應把好學生演講題目、內容關,讓每個學生任選一題,寫好演講稿并要求背誦。經過多年的教學實踐得出以下題目比較適合文秘學生演講:勤學苦練,爭做一名合格的文秘人才;趁我們還年青;正確認識學習;假如我是班長;假如我是老師等等。演講時間三分鐘左右,由學生當評委打分,演講過程中,每演講完一部分同學,逐個進行評論,指出優缺點,比賽完后學生自由發言,互相交流,成績計入平時成績。只要教師悉心指導,調動學生的積極性,創造適宜的演講氛圍,就能達到演講的效果。

筆者在多年的教學實踐中通過以上六個訓練方法,使中職文秘專業學生的個性和創造思維能力才能得到充分的發展,學生的口語交際能力得到了顯著的提高。當然,口語交際能力訓練方法各種各樣,語文教師也可以適當利用多媒體課件、音像材料等增強學生的感官印象,提高文秘專業學生說話、表達的能力。

參考文獻:

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(倪晨艷 福建省泉州華僑職業中專學校362000)