采訪人員采購圖書文獻方案探析

王 欣

一、圖書采購招標工作

1.圖書招標采購作為一種新型的采購方法,雖然在我國推行的較晚,但目前已被大部分高校圖書館廣泛采用。圖書采購招標主要是為了防止商業賄賂,圖書招標是手段,防止商業賄賂才是目的,基于這個目的,在圖書采購招標過程中必須做到公開透明。在撰寫招標文件必須按照國家有關法律、法規,使各項條款合理合法,根據招標文件的總體要求和相關的業務要求進行撰寫,每項要求和雙方履約的具體措施要加詳細說明,尤其是到書率、到書周期、訂準率這幾個不可疏忽的問題,明確招標方采購圖書的專業范圍、涵蓋的學科門類、采購金額、業務要求、中標商家數、采購周期、招標方式以及投標商資質要求、投標截止時間等。讓投標商以能否投標做出判斷確保招標投標公平競爭,擇優確定中標單位。

2.在圖書采購招標過程中,要避免通過犧牲圖書質量或服務質量來獲得折扣的行為,如果圖書館單純以價格為基點,以購買低價格圖書而增加館藏量,勢必造成藏書的質量,以此導致藏書結構的紊亂和使用的無效益,讓低質書充斥的圖書館只會失去讀者,使圖書館沒有生命力,因此圖書招標采購過程中更要注重圖書的質量。

3.在圖書招標時,要對參與投票的商家資質、實力、信譽、人員素質、經營狀況等諸多因素進行考察,認真審查投標書商的營業執照、簡介、業績、資信記錄等資質證明材料;審核書商提供的電子征訂數據、編目數據是否符合標準,編目數據是否是標準的MARC編目數據,有些經銷商為了節省費用,他們就通過各種渠道收集數據,因此使到館新書的編目數據不規范,甚至沒有編目數據,導致圖書編目緩慢,新書不能及時上架流通,從而影響圖書館的工作效率。所有這些,在招標工作的評價中應予重點考慮和重視。

4.有些圖書經銷商為了達到中標的目的,經常以提高優惠來增大中標幾率,至于中標后的圖書質量與服務,他們則很少考慮。我們選擇合作圖書供應商時,可從誠信、經營規模、到書周期、到書率、人員素質、服務、現代化技術水平等多方面進行考察,要多渠道咨詢投標書商服務過的高校圖書館,了解投標書商的信譽、服務質量等,對與書商有供貨關系的出版社進行電話咨詢,了解其在出版社的業績。考察投標書商的現代化技術狀況、網站服務狀況,看其是否能及時發布圖書采購信息目錄,是否能正常進行網上數據的傳送與下載。有必要時,要對投標書商進行實地考察,以便更具體地了解對方,盡量避免以后不必要的糾紛。

二、制定合理的采購計劃

1.由于采訪人員的知識結構有限,不可能對每一門學科專業情況都有十分精深的了解,為了避免造成圖書的誤碼訂與漏訂,圖書館采訪人員在理解各專業教學目標和方向的基礎上,要積極收集各種文獻信息,把信息目錄發布在圖書館網頁征訂征詢上或送發給各系講課教師的信箱里,廣泛收集有關反饋信息,根據各學科專家提供反饋信息,制定合理的圖書采購計劃,從而達成圖書館與教學機構在培養目標上的一致性,切實滿足廣大師生的需求,真正做到圖書采購的實用性及合理性,提高資金的使用效益。

2.年度采購計劃:圖書館要根據學校的長遠規劃和具體情況,確定各類文獻的采購數量、構成及比例,制定出一個年度采購計劃,使藏書建設具有穩定性、計劃性及合理性。年度采購計劃的制定要結合年度經費指標,按學院專業比例制定年度計劃,在專業比例中要突出學院重點專業的需求。使年度計劃既突出重點又兼顧其他。

3.中、短期采購計劃:隨著學院改革的不斷深入,在校學生人數急劇上升,專業設置變化快速,新的專業不斷涌現,各項標準規范不斷更新,圖書館的圖書采購計劃要適合師生的需要,制定一個中、短期采購計劃,在每年圖書經費中留出一部分經費,使圖書館的圖書采購具有一定的靈活性。

4.每年要不定期對讀者進行調查,收集廣大師生對圖書館藏書的各種反饋意見,隨時調整圖書的采訪計劃,避免采訪人員的采訪盲目性和主觀隨意性,做到“采”有所用,提高圖書文獻的采訪質量,是確保高校圖書館文獻資源質量的關鍵。

三、做好圖書的采購驗收工作

1.現在的圖書采購工作,大部分學校都是以現采為主。我院圖書館現在也是如此,現在基本上是以每年一月份的北京圖書訂貨會和每年四月份的全國書市為平臺,根據學院各專業學科提出的要求,同圖書經銷商一起現場采書,做到所采圖書每冊過手,準確判斷圖書的質量,研究出版者的學術地位、作者聲望、文獻資源的利用研究以及師生未來的使用情況,真正實現圖書館的效益原則。

2.新書到館后要嚴格執行驗收程序,注意圖書包裝是否完好,查看新書的書名、冊數等是否和發出的訂單相一致,新書是否有缺頁、污損等現象,是否有不成套圖書現象,隨書光盤是否與圖書相符,是否有盜版圖書,是否符合圖書館館藏原則,對質量不符合本館要求的圖書應予以退換,禁止任意增加復本量和隨意搭配圖書,仔細核對發票金額。

3.查看書商提供的圖書編目數據是否與所發圖書相符,是否是標準的MARC編目數據,加蓋的館藏章是否符合本館要求,條形碼是否覆蓋透明膠帶,圖書的條碼分配是否符合館藏要求,為進一步提高我院圖書館圖書分編質量提供依據。

四、注重采購圖書的質量與數量,達到學院各種考核評估的要求

我院始建于1958年,1992年評為吉林省重點中專,1998年與吉林省交通職工大學合并,成為吉林交通職業技術學院,2006年學院參加全國高職高專人才培養水平評估。學院的每一次提檔升級,作為學院三大支柱之一的圖書館,每一次都有一定的評估指標。都對圖書館提出了明確的要求。這就要求我們在每年采購圖書過程中,要同時注重圖書質量和數量,我院作為理科高職高專院校,年進新書生均兩冊,按現在我院在校生6000人計算,每年需購進新書12 000冊。但由于圖書館每年的購書經費不足,所以圖書館采訪人員必須經打細算,要“花最少的代價,用最好的圖書為最多的讀者服務”。在保證圖書質量,滿足廣大師生需求的前提下,按照制定的圖書采購計劃,盡最大努力增加圖書的采購數量。

綜上所述,以上幾點構成了圖書采購的全過程,各個階段有各個階段的要求,依此要求,選取一些信譽好、業績優良、服務優質的書商,與之建立良好的長期合作關系,只有嚴格按照規章制度要求采購圖書,才能保證采購圖書的質量,提高圖書館的整體服務能力和服務質量, 更好地為學院的教學和科研服務。

□(編輯/李舶)