試論企業檔案與企業文化

毛金山 亢玉才

企業檔案作為企業活動原始資料,它一方面記錄和反映了企業文化的建設歷史,為新時期企業文化建設提供借鑒和依據;另一方面對企業檔案加強管理的本身就是企業文化建設的重要組成部分。企業檔案管理與企業文化建設已經相互融合,相互作用了。

一、企業文化是指企業在長期的科研、生產、管理文明建設等方面中形成的,能為全體職工普遍接受和共同遵循的理想信念、價值觀念和行為規則。企業文化的內容主要包括:第一,企業的價值觀和道德觀;第二,企業精神;第三,企業形象。具體地講,企業的價值觀和道德觀是企業文化的基石,是企業追求的方向和目標;企業精神是企業文化的本質特征和核心組成,是企業的發展之魂,企業形象是企業文化的綜合反映和外在表現,是企業的無形資產。企業檔案工作是企業管理工作的重要組成部分,是維護企業經濟利益、合法權益,記錄企業文化和歷史真實面貌的一項重要的基礎工作。

二、從核心的精神層次分析,許多企業缺乏服務社會和公眾并被全體員工認同的企業價值觀,削弱了檔案工作發展的基礎。總體上看,目前我國企業文化的發展水平仍較為滯后,企業文化的層級和企業發展的速度存在著不相協調的現象。企業文化作為一種組織文化,反映了企業整體的共同追求、共同價值觀和共同利益,規定著企業發展的戰略方向,引導著員工的行為選擇。然而,目前我國的許多企業在狹隘的價值觀念的支配和引導下,管理者和廣大員工的精神、作風及其他方面的行為,都受到消極的影響和制約。在他們的觀念里,檔案工作至多只是一種資料整理工作,并不直接參與企業的利潤創造過程,也沒有直接為企業核心競爭力的培育提供資源,純粹是只投入不產出的賠本買賣。因此,很多企業管理者缺乏基本的檔案意識,本能地排斥檔案工作,沒有建檔的自覺性和動力。即使在外界的宣傳和推動下做了一些工作,但還是虛與委蛇,流于形式,仍堅持認為檔案工作并不能為企業帶來直接的效益,不應包含在企業的管理流程之內,屬于可有可無的附屬行為。概而言之,我國企業檔案工作先天基礎薄弱,缺乏原動力和主體積極性,極大地制約和束縛了檔案工作的順利發展。

三、從中間行為層分析,由于長期缺乏積極穩定的企業價值觀,許多企業制度層的建設難以達到規范和統一,使得管理結構不堪一擊,最終殃及檔案機構的生存。目前,許多企業管理者只注重財務目標和企業的贏利能力,要求任何企業行為都能跟企業的利潤直接掛鉤。而企業生存空間的艱險往往使企業疲于應對內部糾紛和外部挑戰,發展缺乏連續性和穩定性,無法形成積極穩定的企業價值觀。因而,許多企業在發展過程中,經常屈從于外部壓力,頻繁改組企業的內部管理機構,導致企業的管理結構缺乏穩定性和規范化。在這種情況下,檔案工作由于它的投入與產出傾向于一種隱性和長時段的狀態,效益的產生又具有潛在性,難以具體量化,更難以進入企業管理者的視野,容易被忽視,本能地被剔除于企業的管理框架之外。有的企業即使配備了檔案人員,也還是屬于兼職性質,在企業的管理架構中處于邊緣位置,缺乏足夠的權力和資源,無穩定性可言。有些企業雖然建立了檔案機構,但一旦面臨所謂的組織結構設計優化和管理體制重新安排,在利潤杠桿面前,檔案機構也經常成為重組的犧牲品,不是被裁撤就是被合并到其他部門。在這種環境當中,企業檔案工作難以得到企業管理者的重視,缺乏包容的企業文化和穩定的組織基礎,檔案機構也自然無法在企業的管理架構中穩固立足和強化發展。

四、從表面的物質層分析,許多企業過于強調物質層建設,忽視精神層建設,未能深入理解檔案工作的本質要求。目前,許多企業偏于強調物質層建設,追求表面效應,企業文化培育度膚淺,內容單一,往往陷入各種誤區,將企業文化口號化、文體化和表象化。企業文化最常見的培育方式就是宣講和培訓:喊幾句口號,掛幾幅標語,開幾次晨會,編幾本手冊,譜一首企業歌曲和統一員工制服,或者舉行幾次員工素質拓展活動等,而不是認真落實企業的日常行為。至于企業精神、企業理念、企業價值觀以及創新精神等更是無人問津,結果只是形式上熱鬧,內涵上空洞,根本達不到實際效果,忽視了對企業文化內涵的挖掘和體現。因此,看起來好像企業的文化建設搞得轟轟烈烈,有模有樣,但其實很多都是徒有其表。企業的這種“實用主義”作風和浮躁的心態對檔案工作產生了很不利的影響。譬如,有些企業雖然意識到企業檔案有一定的利用價值,有必要開展檔案工作,依樣畫葫蘆地建立了檔案室,購置了設備,安排了相應的工作人員,但結果卻往往走形變樣,蜻蜓點水走個形式,檔案工作并沒有制度化、經常化地開展起來,僅僅成了企業文化建設的道具和裝飾品。企業管理者沒有真正理解檔案工作的本質要求,也缺乏落實和完善檔案工作的誠意和決心,導致企業員工也錯誤地理解檔案工作,認為檔案工作只是“作秀”而已,純粹是應景之事,沒有必要真抓實干。可見,在許多企業里,上至決策層,下至普通員工,一開始就沒能深入理解開展檔案工作的必要性和重要性,純粹是一種功用和應付的心態,致使企業檔案工作處于一種尷尬的位置。

企業的檔案管理工作就是要善于去發現企業每個方面的每一個瞬間及點點滴滴。通過真實的記錄,精心的保存,把企業文化這種無形的東西歸化為有形,把平常看不到、摸不著的東西以文字、圖片、影音資料、實物的形式展現出來,直觀而明了。企業檔案管理對于企業文化建設的重要性表現在對企業文化的歸納、梳理。“以史為鑒,可以知興衰”,企業檔案管理對于企業文化的記錄不是一種簡單的記錄,而是通過分類與分析使員工和領導能更好地認清企業文化建設成就與不足。同時,通過檔案管理員的梳理和價值判斷,可以“留其精華,去其糟粕”,從而更好地服務于企業的發展戰略。□(編輯/丹桔)